erp上線后管理制度

erp上線后管理制度總則制度目的本制度旨在規(guī)范公司在ERP系統(tǒng)上線后的各項管理工作，確保ERP系統(tǒng)能夠有效運行，提高公司運營效率，優(yōu)化資源配置，提升公司整體管理水平，實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標。適用范圍本制度適用于公司全體員工，涵蓋公司各個部門在ERP系統(tǒng)環(huán)境下的業(yè)務操作、流程管理以及相關職責與權限等方面?；驹瓌t1.準確性原則：確保ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的準確錄入和及時更新，數(shù)據(jù)應真實反映公司業(yè)務實際情況。2.規(guī)范性原則：各部門和員工應嚴格按照本制度規(guī)定的流程和標準進行ERP系統(tǒng)操作，保證業(yè)務處理的規(guī)范性和一致性。3.及時性原則：及時處理ERP系統(tǒng)中的各類業(yè)務信息，避免因延誤導致工作效率低下或影響公司決策。4.保密性原則：嚴格遵守公司信息安全管理規(guī)定，對ERP系統(tǒng)中的各類敏感信息予以保密，防止信息泄露。組織與職責ERP項目領導小組1.組成人員：由公司高層管理人員組成，包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理等。2.職責負責ERP項目的整體規(guī)劃、決策和指導，確保項目與公司戰(zhàn)略目標相一致。協(xié)調(diào)公司各部門之間的資源配置，解決項目實施過程中的重大問題。監(jiān)督ERP項目的實施進度和質(zhì)量，對項目成果進行驗收和評估。ERP項目實施小組1.組成人員：由各部門負責人及相關業(yè)務骨干組成。2.職責負責ERP系統(tǒng)在本部門的具體實施工作，包括系統(tǒng)配置、數(shù)據(jù)準備、流程優(yōu)化等。組織本部門員工進行ERP系統(tǒng)培訓，確保員工熟悉系統(tǒng)操作流程和業(yè)務要求。協(xié)助解決本部門在ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的問題，及時反饋系統(tǒng)運行情況和改進建議。系統(tǒng)管理員1.組成人員：由公司信息技術部門指定專人擔任。2.職責負責ERP系統(tǒng)的日常維護和管理，包括服務器維護、數(shù)據(jù)備份與恢復、系統(tǒng)安全防護等。對系統(tǒng)用戶進行權限設置和管理，確保用戶權限符合公司業(yè)務需求和安全要求。及時處理系統(tǒng)故障和異常情況，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。各部門職責1.銷售部門在ERP系統(tǒng)中準確錄入客戶信息、銷售訂單、發(fā)貨記錄等業(yè)務數(shù)據(jù)。及時跟蹤銷售訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)倉庫發(fā)貨、財務收款等相關部門工作。定期分析銷售數(shù)據(jù)，為公司銷售決策提供支持。2.采購部門根據(jù)業(yè)務需求在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單，選擇合適的供應商進行采購。及時更新采購訂單執(zhí)行情況，包括到貨記錄、驗收情況等。管理供應商信息，維護與供應商的良好合作關系。3.倉庫部門負責庫存物資的出入庫管理，在ERP系統(tǒng)中準確記錄庫存變動情況。定期盤點庫存，確保賬實相符，及時處理盤盈盤虧情況。配合銷售、采購等部門工作，保障物資供應和發(fā)貨順暢。4.財務部門在ERP系統(tǒng)中進行財務核算、賬務處理和報表生成等工作。審核銷售訂單、采購訂單等業(yè)務數(shù)據(jù)，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和合規(guī)性。對公司財務狀況進行分析，為公司財務管理提供決策依據(jù)。5.其他部門：根據(jù)公司業(yè)務需要，在ERP系統(tǒng)中完成與本部門相關的業(yè)務操作和數(shù)據(jù)維護工作，配合其他部門做好ERP系統(tǒng)的整體運行工作。流程管理銷售業(yè)務流程1.客戶信息管理銷售部門在ERP系統(tǒng)中建立和維護客戶基本信息檔案，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、信用等級等。定期更新客戶信息，確保信息的準確性和完整性。2.銷售訂單處理銷售業(yè)務人員與客戶溝通達成銷售意向后，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建銷售訂單，詳細錄入訂單明細，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格等。銷售訂單提交后，系統(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至相關部門進行審核，如信用審核、庫存審核等。3.發(fā)貨管理倉庫部門根據(jù)審核通過的銷售訂單進行備貨發(fā)貨，并在ERP系統(tǒng)中記錄發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量等信息。發(fā)貨完成后，銷售部門及時更新銷售訂單狀態(tài)為已發(fā)貨。4.收款管理財務部門根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨情況跟蹤收款進度，在ERP系統(tǒng)中記錄收款明細。對于逾期未收款的客戶，銷售部門配合財務部門進行催款，并及時反饋催款情況。采購業(yè)務流程1.采購申請各部門根據(jù)業(yè)務需求在ERP系統(tǒng)中提交采購申請，注明采購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息。采購申請?zhí)峤缓螅到y(tǒng)自動流轉(zhuǎn)至上級領導進行審批。2.采購訂單創(chuàng)建采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的供應商，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。采購訂單中應明確采購物資的詳細信息、交貨日期、交貨地點等條款。3.到貨驗收采購物資到貨前，采購部門提前通知倉庫部門做好驗收準備。倉庫部門按照采購訂單和相關標準對到貨物資進行驗收，驗收合格后在ERP系統(tǒng)中錄入驗收記錄。對于驗收不合格的物資，采購部門及時與供應商溝通處理，如退貨、換貨等，并在ERP系統(tǒng)中記錄處理情況。4.付款管理財務部門根據(jù)采購訂單和驗收情況，在ERP系統(tǒng)中審核付款申請。審核通過后，按照公司付款流程進行付款操作，并在ERP系統(tǒng)中記錄付款日期、金額等信息。庫存管理流程1.入庫管理采購物資到貨或生產(chǎn)完工入庫時，倉庫管理人員根據(jù)相關單據(jù)在ERP系統(tǒng)中錄入入庫信息，包括入庫日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應商等。系統(tǒng)自動更新庫存臺賬，增加相應庫存數(shù)量。2.出庫管理倉庫部門根據(jù)銷售訂單發(fā)貨或各部門領用物資申請，在ERP系統(tǒng)中辦理出庫手續(xù)，錄入出庫日期、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、領用部門等信息。系統(tǒng)自動更新庫存臺賬，減少相應庫存數(shù)量。3.庫存盤點倉庫部門定期（每月/每季度）對庫存物資進行盤點，盤點完成后在ERP系統(tǒng)中錄入盤點結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，及時查明原因，進行調(diào)整處理，并在ERP系統(tǒng)中記錄盤盈盤虧情況及處理結(jié)果。數(shù)據(jù)管理數(shù)據(jù)錄入要求1.各部門員工應確保所錄入的數(shù)據(jù)真實、準確、完整，不得虛假錄入或遺漏重要信息。2.數(shù)據(jù)錄入應嚴格按照規(guī)定的格式和標準進行，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。3.在錄入數(shù)據(jù)時，應仔細核對，避免因粗心大意導致的數(shù)據(jù)錯誤。數(shù)據(jù)審核與校驗1.系統(tǒng)管理員定期對ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性。2.各部門負責人應定期對本部門錄入的數(shù)據(jù)進行審核，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關人員進行更正。3.ERP系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)校驗功能，對錄入的數(shù)據(jù)進行合法性、邏輯性等方面的校驗，如發(fā)現(xiàn)錯誤應及時提示用戶進行修改。數(shù)據(jù)保密與安全1.嚴格遵守公司信息安全管理制度，對ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)予以保密，未經(jīng)授權不得泄露給外部人員。2.系統(tǒng)管理員應設置合理的用戶權限，確保不同人員只能訪問和操作其權限范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。3.加強對系統(tǒng)安全防護措施的管理，防止數(shù)據(jù)被非法篡改、竊取或丟失。培訓與支持培訓計劃1.ERP項目實施小組應根據(jù)項目進度和員工需求制定詳細的培訓計劃，包括培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓方式等。2.培訓內(nèi)容應涵蓋ERP系統(tǒng)基礎知識、業(yè)務操作流程、系統(tǒng)功能應用等方面，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)使用方法。培訓實施1.培訓方式可采用集中培訓、在線培訓、現(xiàn)場實操培訓等多種形式，以滿足不同員工的學習需求。2.在培訓過程中，應安排專人進行講解和指導，及時解答員工提出的問題，確保培訓效果。3.鼓勵員工積極參與培訓，對培訓表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵。技術支持1.設立專門的技術支持熱線或郵箱，員工在使用ERP系統(tǒng)過程中遇到問題可及時聯(lián)系技術支持人員。2.系統(tǒng)管理員應及時響應員工的技術支持請求，對一般性問題應在規(guī)定時間內(nèi)給予解答和處理，對復雜問題應盡快組織相關人員進行分析和解決。3.定期收集員工在系統(tǒng)使用過程中遇到的問題和改進建議，對系統(tǒng)進行優(yōu)化和完善，以提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性和易用性?？己伺c激勵考核指標1.數(shù)據(jù)準確性：考核員工錄入ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確程度，以數(shù)據(jù)錯誤率為主要考核指標。2.業(yè)務操作規(guī)范：考查員工在ERP系統(tǒng)中進行業(yè)務操作是否符合規(guī)定的流程和標準。3.系統(tǒng)使用效率：評估員工使用ERP系統(tǒng)處理業(yè)務的效率，如訂單處理及時性、庫存管理準確性等。4.問題解決能力：考核員工在遇到系統(tǒng)問題時能否及時解決或有效反饋，避免問題擴大影響工作?？己朔绞?.定期考核：每月/每季度對員工進行一次定期考核，由各部門負責人根據(jù)考核指標對本部門員工進行評分。2.不定期抽查：公司管理層或ERP項目實施小組不定期對員工的ERP系統(tǒng)使用情況進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題進行記錄并納入考核。3.自評與互評：鼓勵員工進行自我評價，并參與部門內(nèi)部的互評，以促進員工之間的交流和學習。激勵措施1.對在ERP系統(tǒng)使用考核中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵，如頒發(fā)榮譽證書、獎金、晉升機會等。2.將ERP系統(tǒng)使用情況與員工績效掛鉤，對未達到考核要求的員工進行相應的績效扣分或其他懲罰措施。3.對于提出有價值的ERP系統(tǒng)優(yōu)化建議并被采納的員工，給予