人事檔案托管管理制度

人事檔案托管管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案托管管理工作，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工人事檔案的托管管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確反映員工的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保人事檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)人事檔案的機(jī)密性，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的整理、保管和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)人事檔案的建立、收集、整理、保管和查閱等日常管理工作。2.制定和完善人事檔案管理制度，并組織實(shí)施。3.審核人事檔案材料的真實(shí)性和完整性，確保檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)提供人事檔案信息，為公司決策和人力資源管理提供支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂等工作，確保檔案整齊規(guī)范。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.按照規(guī)定的程序和權(quán)限，辦理檔案查閱、借閱等手續(xù)。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。（三）員工職責(zé)1.配合公司人力資源部門(mén)做好人事檔案材料的收集和更新工作。2.如實(shí)提供個(gè)人信息和相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確。3.不得擅自涂改、偽造、銷(xiāo)毀人事檔案材料。三、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息1.個(gè)人簡(jiǎn)歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況等。2.身份證復(fù)印件。3.學(xué)歷證書(shū)、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件。4.專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)、職業(yè)資格證書(shū)復(fù)印件。（二）入職材料1.入職申請(qǐng)表。2.勞動(dòng)合同。3.入職體檢報(bào)告。4.離職證明（如有）。（三）培訓(xùn)與發(fā)展材料1.培訓(xùn)記錄，包括參加培訓(xùn)的時(shí)間、內(nèi)容、考核成績(jī)等。2.職業(yè)發(fā)展規(guī)劃書(shū)。3.晉升、調(diào)崗等相關(guān)審批材料。（四）績(jī)效考核材料1.績(jī)效考核評(píng)估表。2.績(jī)效改進(jìn)計(jì)劃。（五）薪酬福利材料1.工資調(diào)整記錄。2.獎(jiǎng)金發(fā)放記錄。3.社保、公積金繳納記錄。（六）獎(jiǎng)懲材料1.獎(jiǎng)勵(lì)審批表、榮譽(yù)證書(shū)等。2.違紀(jì)處分決定書(shū)。（七）其他材料1.員工異動(dòng)材料，如辭職報(bào)告、辭退通知等。2.員工個(gè)人總結(jié)、述職報(bào)告等。3.其他與員工相關(guān)的重要材料。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門(mén)應(yīng)定期收集員工的人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容及時(shí)更新。2.員工應(yīng)按照公司要求，及時(shí)提交個(gè)人相關(guān)材料，如學(xué)歷證書(shū)更新、職稱(chēng)評(píng)定等。3.各部門(mén)應(yīng)協(xié)助人力資源部門(mén)做好檔案材料的收集工作，及時(shí)將涉及員工的各類(lèi)材料移交人力資源部門(mén)。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類(lèi)別和時(shí)間順序，對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理。2.每份檔案材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并在檔案目錄中詳細(xì)登記。3.檔案材料應(yīng)使用A4紙張，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的完整性。五、檔案保管（一）保管方式1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的人事檔案保管室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。2.人事檔案應(yīng)按照員工類(lèi)別和檔案編號(hào)順序存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.員工人事檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管，直至員工離職后按照國(guó)家規(guī)定的期限進(jìn)行保存。2.對(duì)于已離職員工的檔案，應(yīng)按照國(guó)家檔案管理規(guī)定，在規(guī)定期限屆滿(mǎn)后進(jìn)行妥善處理。（三）安全保護(hù)1.檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.加強(qiáng)檔案保管室的安全防范措施，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室，確因工作需要進(jìn)入的，應(yīng)辦理相關(guān)登記手續(xù)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案應(yīng)在檔案保管室進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。3.涉及員工個(gè)人隱私的檔案材料，未經(jīng)員工本人同意，不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱人事檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《人事檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。七、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立人事檔案信息化管理系統(tǒng)，將員工人事檔案信息錄入系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、分析等功能，提高檔案管理工作效率。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對(duì)于員工信息的變更，應(yīng)及時(shí)在檔案信息系統(tǒng)中進(jìn)行修改，并更新相應(yīng)的紙質(zhì)檔案材料。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止信息泄露。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.采取必要的安全防護(hù)措施，如防火墻、殺毒軟件等，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒感染。八、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.員工離職、調(diào)動(dòng)工作單位等需要轉(zhuǎn)遞人事檔案的，人力資源部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)員工的新工作單位要求，通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞竭M(jìn)行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門(mén)填寫(xiě)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱(chēng)、地址、聯(lián)系人等信息。2.將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋公司公章。3.與檔案接收單位辦理檔案交接手續(xù)，雙方在《人事檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字確認(rèn)。九、檔案保密與違規(guī)處理（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)人事檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。3.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和員工個(gè)人隱私的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行特殊保管。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案管理制度，擅自泄露檔案信息的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.因檔案管理不善，導(dǎo)