it設(shè)備耗材管理制度

it設(shè)備耗材管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司IT設(shè)備及耗材的管理，確保IT設(shè)備的正常運(yùn)行，合理控制耗材成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有IT設(shè)備（包括但不限于電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等）及相關(guān)耗材（如墨盒、硒鼓、打印紙、網(wǎng)線等）的管理。3.職責(zé)分工行政部門負(fù)責(zé)IT設(shè)備的采購、驗(yàn)收、登記、調(diào)配、維修、報(bào)廢等工作。制定IT設(shè)備及耗材的庫存管理制度，定期盤點(diǎn)庫存。組織對IT設(shè)備使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，指導(dǎo)正確使用和維護(hù)設(shè)備。使用部門負(fù)責(zé)本部門IT設(shè)備的日常使用、保管和簡單維護(hù)。提出IT設(shè)備及耗材的需求申請，配合行政部門進(jìn)行設(shè)備驗(yàn)收和盤點(diǎn)工作。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核IT設(shè)備及耗材的采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷。對IT設(shè)備及耗材的成本進(jìn)行核算和分析。二、IT設(shè)備管理1.設(shè)備采購需求申請使用部門根據(jù)工作需要，填寫《IT設(shè)備需求申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、用途等信息，并提交至行政部門。行政部門對需求進(jìn)行審核，結(jié)合公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，提出采購建議，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購流程經(jīng)審批通過后，行政部門按照公司采購制度進(jìn)行采購。優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確設(shè)備規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。驗(yàn)收設(shè)備到貨后，行政部門組織使用部門、相關(guān)技術(shù)人員等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備外觀、數(shù)量、規(guī)格、配置、性能等是否與合同一致，隨機(jī)附件、資料是否齊全。驗(yàn)收合格后，填寫《IT設(shè)備驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。2.設(shè)備登記與調(diào)配登記行政部門對驗(yàn)收合格的IT設(shè)備進(jìn)行詳細(xì)登記，建立《IT設(shè)備臺(tái)賬》，記錄設(shè)備名稱、型號、資產(chǎn)編號、購置日期、使用部門、使用人等信息。為每臺(tái)IT設(shè)備分配唯一的資產(chǎn)編號，便于管理和查詢。調(diào)配因工作需要，使用部門之間可申請?jiān)O(shè)備調(diào)配。填寫《IT設(shè)備調(diào)配申請表》，說明調(diào)配原因、設(shè)備信息等，經(jīng)行政部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行調(diào)配。行政部門負(fù)責(zé)辦理設(shè)備調(diào)配手續(xù)，更新《IT設(shè)備臺(tái)賬》和使用部門信息。3.設(shè)備使用與維護(hù)使用培訓(xùn)行政部門定期組織IT設(shè)備使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備操作方法、日常維護(hù)知識(shí)、安全注意事項(xiàng)等。新設(shè)備投入使用前，行政部門應(yīng)安排專門人員對使用人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其熟悉設(shè)備性能和操作流程。日常使用使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照設(shè)備操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備配置和參數(shù)。保持設(shè)備清潔，定期對設(shè)備進(jìn)行擦拭和保養(yǎng)。下班前，關(guān)閉設(shè)備電源，整理好設(shè)備周邊物品。維護(hù)保養(yǎng)行政部門制定IT設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和保養(yǎng)。對于一般性故障，使用人員可自行嘗試排除；如無法解決，及時(shí)通知行政部門安排維修。行政部門建立IT設(shè)備維修檔案，記錄每次維修的時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修情況等信息。4.設(shè)備報(bào)廢報(bào)廢鑒定當(dāng)IT設(shè)備出現(xiàn)嚴(yán)重故障，無法修復(fù)或維修成本過高，且已無法滿足工作需要時(shí)，由使用部門提出報(bào)廢申請，填寫《IT設(shè)備報(bào)廢申請表》，并提交相關(guān)技術(shù)鑒定報(bào)告。行政部門組織相關(guān)技術(shù)人員對設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。報(bào)廢審批經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的設(shè)備，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，行政部門在《IT設(shè)備臺(tái)賬》中注銷該設(shè)備信息。報(bào)廢處理對于報(bào)廢的IT設(shè)備，行政部門負(fù)責(zé)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，如變賣、捐贈(zèng)等，確保資產(chǎn)合理處置。三、IT耗材管理1.耗材采購需求預(yù)測行政部門定期對IT耗材的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，結(jié)合各部門的工作任務(wù)和設(shè)備使用狀況，預(yù)測耗材需求。根據(jù)預(yù)測結(jié)果，制定IT耗材采購計(jì)劃，合理安排采購數(shù)量和時(shí)間。采購申請當(dāng)耗材庫存低于安全庫存時(shí)，使用部門填寫《IT耗材采購申請表》，提交至行政部門。行政部門審核采購申請，確認(rèn)需求合理性后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。采購流程經(jīng)審批通過后，行政部門按照采購制度進(jìn)行采購。在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇性價(jià)比高的耗材產(chǎn)品。采購人員與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確耗材規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等條款。2.耗材庫存管理入庫管理耗材到貨后，行政部門倉庫管理人員進(jìn)行驗(yàn)收，核對耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，填寫《IT耗材入庫單》，將耗材存入倉庫指定位置，并更新庫存臺(tái)賬。庫存盤點(diǎn)行政部門定期對IT耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。每月末進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度末進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，編制《IT耗材盤點(diǎn)報(bào)告》，對盤盈、盤虧情況進(jìn)行說明，并提出處理意見。庫存安全倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，做好防火、防潮、防蟲等工作，確保耗材質(zhì)量不受影響。建立庫存耗材的保管制度，防止耗材丟失、損壞或被盜。3.耗材領(lǐng)用領(lǐng)用流程使用部門根據(jù)工作需要，填寫《IT耗材領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，到行政部門倉庫領(lǐng)取耗材。倉庫管理人員根據(jù)審批后的申請表發(fā)放耗材，填寫《IT耗材出庫單》，并在庫存臺(tái)賬中記錄領(lǐng)用情況。限量領(lǐng)用對于常用的IT耗材，行政部門根據(jù)以往使用情況和工作需求，設(shè)定合理的領(lǐng)用限量。使用部門領(lǐng)用耗材數(shù)量超過限量時(shí)，需說明原因并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和行政部門負(fù)責(zé)人審批。4.耗材使用監(jiān)督使用規(guī)范行政部門制定IT耗材使用規(guī)范，要求使用人員合理使用耗材，避免浪費(fèi)。如打印機(jī)硒鼓、墨盒等，應(yīng)在使用完后及時(shí)更換，不得強(qiáng)行繼續(xù)使用導(dǎo)致打印質(zhì)量下降或設(shè)備損壞。監(jiān)督檢查行政部門定期對各部門IT耗材使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象及時(shí)制止并提出整改意見。將IT耗材使用情況納入部門績效考核指標(biāo)，對節(jié)約耗材表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人給予獎(jiǎng)勵(lì)，對浪費(fèi)嚴(yán)重的進(jìn)行通報(bào)批評。四、IT設(shè)備及耗材費(fèi)用管理1.預(yù)算管理預(yù)算編制行政部門每年年底根據(jù)公司下一年度的工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需求，編制IT設(shè)備及耗材采購預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容包括設(shè)備購置費(fèi)用、耗材采購費(fèi)用、維修保養(yǎng)費(fèi)用、培訓(xùn)費(fèi)用等，并詳細(xì)列出各項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算金額和明細(xì)。預(yù)算審批行政部門將編制好的預(yù)算提交至財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算安排，對預(yù)算進(jìn)行審核，提出修改意見后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。預(yù)算執(zhí)行經(jīng)審批后的預(yù)算作為IT設(shè)備及耗材費(fèi)用控制的依據(jù)，行政部門嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行采購等相關(guān)工作。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和審批。2.費(fèi)用報(bào)銷報(bào)銷流程IT設(shè)備及耗材采購?fù)瓿珊?，采購人員或使用部門按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度填寫報(bào)銷憑證，并附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等相關(guān)證明材料。經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證進(jìn)行審核，核對費(fèi)用的真實(shí)性、合理性和合規(guī)性，審核通過后予以報(bào)銷。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按照公司制定的I