企業(yè)禮品入庫管理制度

企業(yè)禮品入庫管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司禮品入庫管理，規(guī)范禮品入庫流程，確保禮品的安全、完整，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購(gòu)入庫的禮品，包括但不限于商務(wù)禮品、促銷禮品、員工福利禮品等。3.職責(zé)分工采購(gòu)部門：負(fù)責(zé)禮品的采購(gòu)工作，確保所采購(gòu)禮品符合公司要求，并及時(shí)將采購(gòu)的禮品移交倉庫。倉庫管理部門：負(fù)責(zé)禮品的驗(yàn)收入庫、存儲(chǔ)保管、發(fā)放等工作，確保禮品的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)禮品采購(gòu)費(fèi)用的核算與支付，監(jiān)督禮品入庫管理情況。其他相關(guān)部門：根據(jù)實(shí)際需要，配合采購(gòu)部門進(jìn)行禮品的選型，參與禮品的驗(yàn)收等工作。二、禮品采購(gòu)1.采購(gòu)申請(qǐng)各部門因工作需要采購(gòu)禮品時(shí)，應(yīng)提前填寫《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)審批采購(gòu)部門收到《禮品采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或特殊用途的禮品采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過后的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部門方可進(jìn)行采購(gòu)。3.供應(yīng)商選擇采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)禮品的要求和預(yù)算，選擇合適的供應(yīng)商。在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期等因素。采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量等情況，以便對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理。4.采購(gòu)合同簽訂采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購(gòu)合同應(yīng)包括禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)合同的約定執(zhí)行，確保采購(gòu)工作的順利進(jìn)行。三、禮品驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉庫管理部門在收到采購(gòu)部門移交的禮品時(shí)，應(yīng)提前做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具等。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉禮品的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和方法，具備一定的專業(yè)知識(shí)和技能。2.數(shù)量驗(yàn)收驗(yàn)收人員首先對(duì)禮品的數(shù)量進(jìn)行核對(duì)，確保實(shí)際到貨數(shù)量與采購(gòu)合同或送貨單一致。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門或供應(yīng)商聯(lián)系，查明原因并進(jìn)行處理。3.質(zhì)量驗(yàn)收驗(yàn)收人員按照禮品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)禮品的外觀、性能、規(guī)格等進(jìn)行檢查，確保禮品質(zhì)量符合要求。對(duì)于需要進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)的禮品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)檢測(cè)。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門或供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。4.驗(yàn)收記錄驗(yàn)收人員在驗(yàn)收過程中應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，記錄禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員等信息。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并存檔保管。驗(yàn)收合格的禮品，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單或驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的禮品，應(yīng)注明不合格原因，并及時(shí)通知采購(gòu)部門或供應(yīng)商處理。四、禮品入庫1.入庫手續(xù)辦理驗(yàn)收合格的禮品，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)。倉庫管理人員根據(jù)驗(yàn)收記錄，填寫《禮品入庫單》，詳細(xì)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間、存放位置等信息?！抖Y品入庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交采購(gòu)部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。2.入庫上架倉庫管理人員按照禮品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，并在貨架上標(biāo)明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，以便于查找和管理。對(duì)于貴重禮品或特殊禮品，應(yīng)單獨(dú)存放，并采取相應(yīng)的安全保管措施。3.庫存管理倉庫管理部門應(yīng)建立禮品庫存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄禮品的出入庫情況，包括入庫時(shí)間、入庫數(shù)量、出庫時(shí)間、出庫數(shù)量、庫存余額等信息。庫存臺(tái)賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門進(jìn)行核對(duì)，確保賬實(shí)相符。倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，檢查禮品的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、禮品保管1.保管環(huán)境要求倉庫應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，溫度、濕度應(yīng)符合禮品保管的要求。對(duì)于有特殊保管要求的禮品，如易受潮、易變質(zhì)、易燃、易爆等禮品，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施，確保禮品的安全。2.安全防護(hù)措施倉庫應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，如消防器材、防盜設(shè)備等，確保倉庫的安全。倉庫管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)倉庫的安全管理，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫，防止禮品被盜、被損壞等情況發(fā)生。3.禮品保養(yǎng)倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保禮品的質(zhì)量完好。對(duì)于需要保養(yǎng)的禮品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行保養(yǎng)，如擦拭、涂油、更換零部件等。對(duì)于長(zhǎng)期存放的禮品，應(yīng)定期進(jìn)行翻動(dòng)，防止禮品受潮、變形等情況發(fā)生。六、禮品發(fā)放1.發(fā)放申請(qǐng)各部門因工作需要發(fā)放禮品時(shí)，應(yīng)提前填寫《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對(duì)象、發(fā)放原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至倉庫管理部門。2.發(fā)放審批倉庫管理部門收到《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》后，對(duì)發(fā)放申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或特殊用途的禮品發(fā)放申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過后的發(fā)放申請(qǐng)，倉庫管理部門方可進(jìn)行禮品發(fā)放。3.發(fā)放手續(xù)辦理倉庫管理人員根據(jù)審批通過的《禮品發(fā)放申請(qǐng)表》，辦理禮品發(fā)放手續(xù)。倉庫管理人員按照申請(qǐng)表上注明的禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，從倉庫中取出相應(yīng)的禮品，并填寫《禮品發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄禮品的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對(duì)象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息?！抖Y品發(fā)放登記表》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交發(fā)放部門，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門。4.發(fā)放方式禮品發(fā)放方式可根據(jù)實(shí)際情況選擇直接發(fā)放、郵寄等方式。對(duì)于直接發(fā)放的禮品，發(fā)放部門應(yīng)及時(shí)通知發(fā)放對(duì)象領(lǐng)取禮品，并要求其在《禮品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)；對(duì)于郵寄的禮品，倉庫管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理郵寄手續(xù)，并保留郵寄憑證。七、禮品盤點(diǎn)1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定倉庫管理部門應(yīng)定期制定禮品盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的時(shí)間、范圍、方法等。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。2.盤點(diǎn)實(shí)施倉庫管理人員按照盤點(diǎn)計(jì)劃，對(duì)禮品進(jìn)行全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)禮品的數(shù)量、質(zhì)量、存放位置等情況，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)人員應(yīng)在盤點(diǎn)表上簽字確認(rèn)。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門應(yīng)及時(shí)編制《禮品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說明盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、盤點(diǎn)結(jié)果、差異原因及處理建議等。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)查明原因，并及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于盤盈或盤虧的禮品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、禮品報(bào)廢與處理1.報(bào)廢申請(qǐng)對(duì)于因損壞、變質(zhì)、過期等原因無法使用的禮品，倉庫管理部門應(yīng)填寫《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。2.報(bào)廢審批財(cái)務(wù)部門收到《禮品報(bào)廢申請(qǐng)表》后，對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)報(bào)廢的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或特殊情況的禮品報(bào)廢申請(qǐng)，需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過后的報(bào)廢申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門方可進(jìn)行賬務(wù)處理。3.報(bào)廢處理經(jīng)審批同意報(bào)廢的禮品，倉庫管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。對(duì)于可回收利用的禮品，應(yīng)進(jìn)行回收處理；對(duì)于不可回收利用的禮品，應(yīng)按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如銷毀、掩埋等。報(bào)廢處理過程中，應(yīng)做好記錄，并存檔保管。九、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)禮品入庫管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品采購(gòu)、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.定期檢查采購(gòu)部門、倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)定期對(duì)禮品入庫管理情況進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)工作規(guī)范、有序進(jìn)行。檢查內(nèi)容包括禮品采購(gòu)合同執(zhí)行情況、禮品驗(yàn)收情況、庫存