企業(yè)文書資料管理制度

企業(yè)文書資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司文書資料管理，確保文書資料的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文書資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書資料由專門部門或?qū)Ｈ诉M行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：按照文書資料的類別、性質(zhì)進行分類管理，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文書資料的安全和保密。4.高效利用原則：充分發(fā)揮文書資料的作用，提高工作效率，為公司決策提供支持。二、文書資料分類（一）行政公文類1.公司文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報等。2.上行文：向上級主管部門或相關(guān)政府部門報送的請示、報告等。3.平行文：與其他單位或部門之間往來的函件、通知等。（二）業(yè)務(wù)文檔類1.合同協(xié)議：公司簽訂的各類合同、協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同等。2.項目文檔：公司承擔(dān)的各類項目形成的文件資料，如項目計劃、項目報告、項目驗收文件等。3.業(yè)務(wù)報表：公司各部門定期報送的業(yè)務(wù)報表，如財務(wù)報表、銷售報表、生產(chǎn)報表等。（三）人事檔案類1.員工個人檔案：包括員工的基本信息、履歷、學(xué)歷、職稱、培訓(xùn)記錄、考核評價等。2.人事報表：公司人事部門定期報送的人事報表，如員工花名冊、工資報表、考勤報表等。（四）財務(wù)檔案類1.會計憑證：公司財務(wù)部門編制的各類會計憑證，如記賬憑證、原始憑證等。2.會計賬簿：公司財務(wù)部門登記的各類會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報表：公司財務(wù)部門編制的各類財務(wù)報表，如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。（五）其他文檔類1.會議紀要：公司召開的各類會議形成的會議紀要。2.工作報告：公司各部門及員工向上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門提交的工作報告。3.宣傳資料：公司制作的各類宣傳資料，如公司簡介、產(chǎn)品手冊、宣傳海報等。三、文書資料的形成與收集（一）形成要求1.文書資料的內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.文書資料的格式應(yīng)規(guī)范、統(tǒng)一，符合公司公文格式要求。3.文書資料的簽署應(yīng)齊全、有效，符合公司授權(quán)管理規(guī)定。（二）收集職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門形成的文書資料的收集、整理和歸檔工作，并指定專人負責(zé)此項工作。2.涉及多個部門的文書資料，由主辦部門負責(zé)收集、整理和歸檔，其他協(xié)辦部門應(yīng)積極配合。3.公司員工在工作中形成的文書資料，應(yīng)及時交本部門指定的專人進行收集和整理。（三）收集時間1.行政公文類應(yīng)在文件印發(fā)或收到后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢。2.業(yè)務(wù)文檔類應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢。3.人事檔案類應(yīng)在員工入職、離職、晉升、調(diào)動等手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢。4.財務(wù)檔案類應(yīng)按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定的時間要求進行收集整理。四、文書資料的整理與歸檔（一）整理要求1.對收集到的文書資料進行分類、編號、裝訂，確保資料的整齊、美觀。2.對文書資料的內(nèi)容進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。3.對文書資料的格式進行統(tǒng)一，確保資料的規(guī)范性。（二）歸檔范圍1.凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文書資料，均應(yīng)歸檔。2.公司內(nèi)部形成的文書資料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。3.公司外部接收的文書資料，如上級主管部門文件、相關(guān)政府部門文件、合作單位文件等。（三）歸檔時間1.行政公文類應(yīng)在文件處理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。2.業(yè)務(wù)文檔類應(yīng)在業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。3.人事檔案類應(yīng)在員工入職、離職、晉升、調(diào)動等手續(xù)辦理完畢后的[X]個工作日內(nèi)歸檔。4.財務(wù)檔案類應(yīng)按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定的時間要求進行歸檔。（四）歸檔流程1.各部門收集整理好的文書資料，應(yīng)填寫《文書資料歸檔清單》，一式兩份，一份隨資料歸檔，一份由部門留存。2.部門指定的專人將整理好的文書資料交公司檔案室，檔案室工作人員對資料進行審核、登記后，辦理歸檔手續(xù)。3.檔案室工作人員應(yīng)按照分類編號的要求，將文書資料存入相應(yīng)的檔案柜，并建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。五、文書資料的保管（一）保管職責(zé)1.公司檔案室負責(zé)文書資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對文書資料進行檢查、清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對重要的文書資料應(yīng)采取備份、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。（二）保管期限1.行政公文類：按照國家有關(guān)檔案管理規(guī)定確定保管期限，一般為[X]年。2.業(yè)務(wù)文檔類：根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定保管期限，一般為[X]年。3.人事檔案類：按照國家有關(guān)人事檔案管理規(guī)定確定保管期限，一般為員工離職后[X]年。4.財務(wù)檔案類：按照國家有關(guān)財務(wù)檔案管理規(guī)定確定保管期限，一般為[X]年。（三）保管環(huán)境1.檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準。2.檔案室應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保文書資料的安全。3.檔案室應(yīng)建立嚴格的門禁制度，未經(jīng)授權(quán)人員不得進入檔案室。六、文書資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司員工因工作需要查閱文書資料，應(yīng)填寫《文書資料查閱申請表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時間等，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案室查閱。2.檔案室工作人員應(yīng)按照《文書資料查閱申請表》的要求，提供相應(yīng)的文書資料，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在檔案室指定的地點查閱文書資料，不得將資料帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司員工因工作需要借閱文書資料，應(yīng)填寫《文書資料借閱申請表》，注明借閱內(nèi)容、借閱目的、借閱時間等，經(jīng)部門負責(zé)人批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.檔案室工作人員應(yīng)按照《文書資料借閱申請表》的要求，提供相應(yīng)的文書資料，并與借閱人員簽訂《文書資料借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的文書資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文書資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀資料。如發(fā)現(xiàn)資料丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案室，并按照規(guī)定進行賠償。七、文書資料的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價值的文書資料。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效的文書資料。3.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等不宜留存的文書資料。（二）銷毀程序1.各部門應(yīng)定期對本部門保管的文書資料進行清理，將已超過保管期限且無保存價值的資料列出清單，報公司檔案室審核。2.檔案室對各部門報送的銷毀清單進行審核，確認無誤后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.經(jīng)批準銷毀的文書資料，由檔案室統(tǒng)一組織銷毀。銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。八、電子文書資料管理（一）電子文書資料的形成與收集1.公司員工在工作中形成的電子文書資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行保存，并及時交本部門指定的專人進行收集和整理。2.涉及多個部門的電子文書資料，由主辦部門負責(zé)收集、整理和歸檔，其他協(xié)辦部門應(yīng)積極配合。（二）電子文書資料的整理與歸檔1.對收集到的電子文書資料進行分類、編號、存儲，確保資料的整齊、美觀。2.對電子文書資料的內(nèi)容進行審核，確保資料的真實性、準確性和完整性。3.對電子文書資料的格式進行統(tǒng)一，確保資料的規(guī)范性。4.按照歸檔時間的要求，將電子文書資料存入公司指定的電子檔案存儲系統(tǒng)，并建立電子檔案目錄，便于查詢和利用。（三）電子文書資料的保管1.公司指定專人負責(zé)電子檔案存儲系統(tǒng)的管理和維護，確保系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。2.定期對電子文書資料進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點。3.對重要的電子文書資料應(yīng)采取加密等措施，防止數(shù)據(jù)泄露。（四）電子文書資料的查閱與借閱1.公司員工因工作需要查閱電子文書資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的查閱流程進行操作。查閱人員應(yīng)在指定的計算機上查閱資料，不得將資料復(fù)制到其他存儲介質(zhì)上。2.如需借閱電子文書資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的借閱流程進行操作。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還借閱的資料，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（五）電子文書資料的銷毀1.對已超過保管期限且無保存價值的電子文書資料，應(yīng)按照公司規(guī)定的銷毀程序進行銷毀。2.銷毀電子文書資料時，應(yīng)使用專業(yè)的刪除工具，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責(zé)對各部門文書資料管理工作進行定期監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對文書資料的