企業(yè)施工合同管理制度

企業(yè)施工合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司施工合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟(jì)效益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部單位簽訂的各類施工合同，包括但不限于工程建設(shè)合同、設(shè)備采購安裝合同、技術(shù)服務(wù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權(quán)益。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得顯失公平，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門及職責(zé)1.工程建設(shè)類合同由工程管理部門負(fù)責(zé)承辦，其職責(zé)包括：組織項(xiàng)目前期調(diào)研、可行性研究等工作。起草合同文本，明確合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任等條款。負(fù)責(zé)與合同對方進(jìn)行商務(wù)談判，收集對方相關(guān)資質(zhì)證明文件。組織合同評審，協(xié)調(diào)相關(guān)部門提出評審意見。負(fù)責(zé)合同簽訂后的執(zhí)行、跟蹤和協(xié)調(diào)工作。2.設(shè)備采購安裝類合同由采購部門負(fù)責(zé)承辦，其職責(zé)包括：根據(jù)項(xiàng)目需求，編制設(shè)備采購計(jì)劃。尋找合適的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等工作。起草合同文本，明確設(shè)備規(guī)格、型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、安裝調(diào)試要求等條款。負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保設(shè)備按時(shí)到貨、安裝調(diào)試合格。3.技術(shù)服務(wù)類合同由技術(shù)部門負(fù)責(zé)承辦，其職責(zé)包括：確定技術(shù)服務(wù)需求，制定技術(shù)服務(wù)方案。起草合同文本，明確技術(shù)服務(wù)內(nèi)容、要求、期限、費(fèi)用等條款。負(fù)責(zé)與技術(shù)服務(wù)提供方進(jìn)行技術(shù)交流和談判，審核對方技術(shù)資質(zhì)。組織合同評審，協(xié)調(diào)相關(guān)部門提出評審意見。跟蹤技術(shù)服務(wù)合同的執(zhí)行情況，確保技術(shù)服務(wù)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。（二）合同對方資質(zhì)審查1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)對合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、資質(zhì)等級、業(yè)績信譽(yù)等進(jìn)行審查。2.要求合同對方提供營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書、安全生產(chǎn)許可證、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件，并進(jìn)行核實(shí)。3.對于重大合同或風(fēng)險(xiǎn)較高的合同，可委托律師事務(wù)所或?qū)I(yè)咨詢機(jī)構(gòu)對合同對方進(jìn)行盡職調(diào)查。（三）合同文本起草與審核1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，起草規(guī)范、完整的合同文本。合同文本應(yīng)使用國家推薦的合同示范文本，如無示范文本，應(yīng)參照類似合同文本起草，并確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、嚴(yán)密。2.合同文本起草后，應(yīng)提交公司內(nèi)部相關(guān)部門進(jìn)行審核。審核部門包括法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等，各審核部門應(yīng)從專業(yè)角度對合同條款進(jìn)行審查，提出審核意見。法務(wù)部門主要審查合同的合法性、合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。財(cái)務(wù)部門主要審查合同的價(jià)款、支付方式、結(jié)算辦法等條款，確保公司財(cái)務(wù)利益。審計(jì)部門主要審查合同的簽訂程序、內(nèi)容是否符合公司內(nèi)部規(guī)定，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況。3.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)各審核部門提出的意見，對合同文本進(jìn)行修改完善，形成最終審核通過的合同文本。（四）合同簽訂審批1.合同文本審核通過后，按照公司合同審批流程進(jìn)行審批。審批流程一般包括承辦部門負(fù)責(zé)人審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.承辦部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核合同內(nèi)容是否符合項(xiàng)目實(shí)際情況，合同條款是否完整、準(zhǔn)確，合同對方資質(zhì)是否審查合格等。3.分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從業(yè)務(wù)角度對合同進(jìn)行審核，提出意見和建議，確保合同符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)。4.總經(jīng)理根據(jù)公司整體利益和風(fēng)險(xiǎn)評估情況，對合同進(jìn)行最終審批。對于重大合同或涉及金額較大的合同，應(yīng)提交公司董事會或股東會審議批準(zhǔn)。（五）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表與合同對方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一印制的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行用印。2.合同簽訂過程中，應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同份數(shù)符合公司存檔和履行需要。合同簽訂后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分送相關(guān)部門存檔。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利義務(wù)、履行期限、質(zhì)量要求、違約責(zé)任等。2.通過合同交底，使相關(guān)人員熟悉合同內(nèi)容，明確各自的職責(zé)和工作要求，確保合同順利履行。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.合同承辦部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺賬，及時(shí)記錄合同履行情況，包括合同進(jìn)度、質(zhì)量驗(yàn)收、款項(xiàng)支付、變更事項(xiàng)等。2.定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施加以解決。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理報(bào)告。（三）合同款項(xiàng)支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的支付方式和時(shí)間，審核合同承辦部門提交的付款申請。付款申請應(yīng)附合同執(zhí)行情況說明、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)證明文件。2.財(cái)務(wù)部門審核通過后，按照公司資金管理制度辦理付款手續(xù)。對于不符合合同約定或手續(xù)不全的付款申請，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。（四）合同變更管理1.合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)與合同對方協(xié)商，并簽訂書面變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂審批程序進(jìn)行審批，審批通過后作為原合同的補(bǔ)充文件存檔。3.合同變更涉及價(jià)款調(diào)整的，應(yīng)按照合同約定的計(jì)價(jià)方式進(jìn)行調(diào)整，并辦理相關(guān)審批手續(xù)。（五）合同糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案，并向分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理報(bào)告。2.對于糾紛事項(xiàng)，應(yīng)盡量通過協(xié)商、調(diào)解等方式解決。如協(xié)商、調(diào)解不成，可根據(jù)合同約定的仲裁條款或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟。3.在糾紛處理過程中，應(yīng)注意維護(hù)公司合法權(quán)益，防止損失擴(kuò)大。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，完善合同管理制度，避免類似糾紛再次發(fā)生。四、合同檔案管理（一）合同檔案收集1.合同承辦部門在合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、補(bǔ)充協(xié)議、談判記錄、往來信函、會議紀(jì)要、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等，應(yīng)及時(shí)收集整理。2.合同檔案收集應(yīng)確保資料的完整性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得遺漏重要文件。（二）合同檔案整理1.合同承辦部門應(yīng)按照檔案管理要求，對收集到的合同文件資料進(jìn)行分類整理。整理內(nèi)容包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、合同對方、合同標(biāo)的、合同金額、履行期限、檔案編號等。2.合同文件資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，編制目錄清單，便于查閱和管理。（三）合同檔案歸檔1.整理好的合同檔案應(yīng)及時(shí)移交公司檔案管理部門歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案管理制度對合同檔案進(jìn)行妥善保管，確保檔案安全。2.合同檔案應(yīng)按照類別、年度等進(jìn)行分類存放，并建立電子檔案，方便查詢和檢索。（四）合同檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。3.涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對施工合同管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同簽訂程序的合規(guī)性、合同條款的執(zhí)行情況、合同款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性、合同檔案管理的規(guī)范性等。2.審計(jì)部門在監(jiān)督檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對于違反合同管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核評價(jià)1.建立合同管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對合同承辦部門及相關(guān)人員的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂的及時(shí)性、合同履行的質(zhì)量、合同款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性、合同糾紛的處理情況、合同檔案管理的規(guī)范性等。2.考核評價(jià)結(jié)果