天那水采購管理制度

天那水采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司天那水采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的順利進行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及天那水采購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.經(jīng)濟性原則：在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.質(zhì)量優(yōu)先原則：確保所采購的天那水符合公司生產(chǎn)工藝要求和質(zhì)量標準。4.誠信原則：采購人員應誠實守信，與供應商建立良好的合作關系。二、采購計劃與預算（一）采購計劃制定1.需求部門：各使用天那水的部門應根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，提前[X]個工作日填寫《天那水采購申請表》，詳細注明所需天那水的規(guī)格、型號、數(shù)量、預計使用時間等信息。2.審核：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對申請表進行匯總分析，結(jié)合庫存情況，制定天那水采購計劃。3.調(diào)整：如因生產(chǎn)計劃變更、訂單增加等原因?qū)е虏少徲媱澬枰{(diào)整，需求部門應及時通知采購部門，采購部門重新評估并調(diào)整采購計劃。（二）采購預算編制1.依據(jù)：采購部門根據(jù)采購計劃，結(jié)合市場價格波動情況，編制天那水采購預算。預算應包括采購數(shù)量、單價、總價等明細內(nèi)容。2.審批：采購預算經(jīng)財務部門審核、公司領導審批后執(zhí)行。在采購過程中，采購金額應嚴格控制在預算范圍內(nèi)，如有特殊情況需要超預算采購，必須按照公司相關規(guī)定履行審批手續(xù)。三、供應商管理（一）供應商選擇1.供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集天那水供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對潛在供應商進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽狀況、價格水平等方面，篩選出符合公司要求的供應商。2.資質(zhì)審核：要求供應商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告等相關資質(zhì)文件，確保其具備合法經(jīng)營資格。3.樣品檢驗：向篩選出的供應商索要天那水樣品，送質(zhì)量檢驗部門進行檢驗。檢驗合格的樣品作為后續(xù)采購的質(zhì)量參考標準。4.確定合作供應商：采購部門綜合考慮供應商的各項因素，選擇[X]家左右的供應商作為合作對象，并與之簽訂合作協(xié)議。（二）供應商評估與考核1.定期評估：采購部門每季度對合作供應商進行一次評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.考核指標：設定具體的考核指標，如產(chǎn)品合格率、交貨準時率、價格波動幅度、客戶投訴率等。根據(jù)考核結(jié)果對供應商進行打分排名。3.激勵與淘汰：對考核優(yōu)秀的供應商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先付款等；對考核不合格的供應商，采購部門應與其溝通協(xié)商，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應及時淘汰該供應商，并尋找新的替代供應商。（三）供應商信息管理1.檔案建立：采購部門為每個合作供應商建立詳細的檔案，記錄其基本信息、資質(zhì)文件、合作歷史、評估考核結(jié)果等內(nèi)容。2.信息更新：及時更新供應商檔案信息，確保信息的準確性和完整性。如供應商發(fā)生重大變更，應及時通知相關部門。四、采購流程（一）采購申請各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，按照本制度第二章的規(guī)定填寫《天那水采購申請表》，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對其進行初審，檢查申請內(nèi)容是否完整、準確，采購需求是否合理。2.相關部門會審：對于金額較大或涉及重要生產(chǎn)環(huán)節(jié)的采購申請，采購部門組織財務部門、質(zhì)量檢驗部門、生產(chǎn)部門等相關部門進行會審。各部門根據(jù)職責對采購申請?zhí)岢鲆庖姾徒ㄗh，采購部門綜合各方意見后形成會審報告。3.領導審批：會審報告經(jīng)公司領導審批后，采購部門方可進行采購操作。（三）采購實施1.采購訂單下達：采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應商，下達采購訂單。采購訂單應明確天那水的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點等詳細信息。2.訂單跟蹤：采購人員應及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應商保持密切溝通，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應商有違約行為，應及時采取措施進行處理。3.到貨驗收：天那水到貨前，采購部門應通知質(zhì)量檢驗部門做好驗收準備。到貨后，質(zhì)量檢驗部門按照相關標準對天那水進行檢驗，檢驗合格后方可辦理入庫手續(xù)。如檢驗不合格，采購部門應及時與供應商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。（四）付款結(jié)算1.發(fā)票審核：采購部門收到供應商開具的發(fā)票后，應及時進行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實性、合法性、準確性、完整性等方面。2.付款申請：采購部門根據(jù)合同約定和到貨驗收情況，填寫《付款申請表》，附上發(fā)票、驗收報告等相關資料，提交至財務部門。3.財務審批：財務部門對付款申請表進行審核，核對采購金額、付款方式、付款期限等信息。審核通過后，提交公司領導審批。4.付款執(zhí)行：經(jīng)公司領導審批同意后，財務部門按照合同約定的付款方式和期限進行付款操作。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)采購訂單內(nèi)容，起草天那水采購合同。合同應明確雙方的權(quán)利和義務、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交至公司法律事務部門或法律顧問進行審核。法律事務部門對合同的合法性、合規(guī)性進行審查，提出修改意見和建議。3.合同簽訂：采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善后，與供應商簽訂正式合同。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發(fā)給相關部門存檔。（二）合同執(zhí)行與變更1.合同執(zhí)行：采購部門和供應商應嚴格按照合同約定履行各自的義務。采購人員應跟蹤合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同變更：如因市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等原因需要變更合同內(nèi)容，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應明確變更的內(nèi)容、原因、生效時間等條款。（三）合同終止1.正常終止：合同履行完畢后，雙方權(quán)利義務終止。采購部門應及時清理合同檔案，做好相關資料的歸檔工作。2.提前終止：如因一方違約或其他不可抗力因素導致合同提前終止，采購部門應及時通知相關部門，并按照合同約定追究違約方的責任。同時，采購部門應妥善處理合同終止后的相關事宜，如庫存清理、款項結(jié)算等。六、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：關注天那水市場價格波動、供應短缺等情況，評估對公司采購成本和生產(chǎn)經(jīng)營的影響。2.質(zhì)量風險：對采購的天那水質(zhì)量進行監(jiān)控，防止因質(zhì)量問題導致生產(chǎn)事故、產(chǎn)品不合格等風險。3.供應商風險：評估供應商的信譽狀況、經(jīng)營穩(wěn)定性等，防范因供應商違約、破產(chǎn)等原因?qū)е碌牟少徶袛囡L險。4.法律風險：確保采購活動符合法律法規(guī)要求，避免因違法違規(guī)行為給公司帶來法律風險。（二）風險應對措施1.市場風險應對：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場動態(tài)。與供應商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款或采用套期保值等方式降低價格波動風險。2.質(zhì)量風險應對：加強對采購天那水的質(zhì)量檢驗，增加檢驗頻次和項目。要求供應商提供質(zhì)量保證承諾，對質(zhì)量問題承擔相應責任。3.供應商風險應對：定期對供應商進行評估和考核，建立供應商備用庫。與供應商簽訂風險分擔協(xié)議，明確雙方在供應商出現(xiàn)問題時的責任和義務。4.法律風險應對：加強采購人員的法律法規(guī)培訓，提高法律意識。在采購合同中明確雙方的法律責任和義務，確保合同合法有效。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對天那水采購業(yè)務進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等方面。2.紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督：紀檢監(jiān)察部門對采購過程中的廉潔自律情況進行監(jiān)督，防止采購人員出現(xiàn)違規(guī)違紀行為。（二）檢查內(nèi)容1.采購計劃執(zhí)行情況：檢查采購計劃是否按時完成，采購數(shù)量、規(guī)格、型號等是否與計劃一致。2.采購合同履行情況：檢查采購合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，雙方是否按照合同約定履行義務。3.采購成本控制情況：檢查采購價格是否合理，是否存在超預算采購等情況。4.供應商管理情況：檢查供應商的選擇、評估、考核等環(huán)節(jié)是否規(guī)范，供應商檔案信息是否完整準確。5.采購文件管理情況：檢查采購申請表、采購訂單、采購合同、驗收報告、發(fā)票等采購文件是否齊全、規(guī)范，是否妥善保管。（三）問題整改對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關部門應及時進行