鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校文件管理制度

鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校文件管理，確保文件的規(guī)范、高效流轉(zhuǎn)與妥善保存，提高學(xué)校工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)學(xué)校各部門、各年級組、各班級在工作中形成的各類文件，包括但不限于上級教育主管部門下發(fā)的文件、學(xué)校內(nèi)部制定的規(guī)章制度、教學(xué)計(jì)劃、教案、學(xué)生檔案、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：學(xué)校設(shè)立專門的文件管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。2.規(guī)范操作原則：文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、登記、傳閱、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行操作。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。對涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等重要文件要嚴(yán)格保密。4.便捷高效原則：在保證文件管理質(zhì)量的前提下，簡化工作流程，提高文件處理效率，方便師生查閱和使用文件。二、文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以學(xué)校校長為組長，各副校長為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的文件管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)學(xué)校文件管理工作，制定文件管理工作的方針、政策和制度，審批重要文件，解決文件管理工作中的重大問題。（二）文件管理部門學(xué)校設(shè)立綜合檔案室作為文件管理部門，負(fù)責(zé)具體實(shí)施文件管理工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善文件管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)文件的收集、整理、分類、編號、裝訂、歸檔等工作。3.建立文件檢索系統(tǒng)，方便文件的查閱和利用。4.對文件的保管情況進(jìn)行定期檢查，確保文件的安全。5.負(fù)責(zé)文件的銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)^期、無用的文件進(jìn)行銷毀處理。6.開展文件管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高學(xué)校教職工的文件管理意識和技能。（三）各部門文件管理員各部門指定一名文件管理員，負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、初步審核，并及時移交學(xué)校綜合檔案室。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門文件的日常收集和整理工作，確保文件的齊全、完整。2.對收集的文件進(jìn)行初步審核，檢查文件的格式、內(nèi)容等是否符合要求。3.將審核后的文件及時移交學(xué)校綜合檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助學(xué)校綜合檔案室做好本部門文件的查閱和利用工作。三、文件的分類與編號（一）文件分類1.上級文件：包括上級教育主管部門、政府部門等下發(fā)的各類文件，如政策法規(guī)、通知、通報(bào)等。2.學(xué)校文件：學(xué)校內(nèi)部制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會議紀(jì)要、教學(xué)文件、學(xué)生管理文件等。3.外來文件：學(xué)校收到的其他單位或個人發(fā)來的與學(xué)校工作相關(guān)的文件，如合作協(xié)議、信函等。4.聲像文件：以照片、錄音、錄像等形式記錄學(xué)校工作和活動的文件。（二）文件編號1.上級文件編號：按照上級部門的編號規(guī)則進(jìn)行編號，保持文件編號的一致性。2.學(xué)校文件編號：采用年份+部門代碼+流水號的方式進(jìn)行編號。例如，2023年校長辦公室下發(fā)的第1號文件編號為2023XZ01。其中，年份為文件形成的年份，部門代碼由學(xué)校統(tǒng)一規(guī)定，流水號為該部門當(dāng)年文件的順序號。3.外來文件編號：根據(jù)文件來源和性質(zhì)進(jìn)行編號，如合作協(xié)議編號為HZ+年份+序號，信函編號為XL+年份+序號等。4.聲像文件編號：按照拍攝時間、內(nèi)容等進(jìn)行編號，如20230501JX01表示2023年5月1日拍攝的教學(xué)活動照片（教學(xué)類第1張）。四、文件的起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要和實(shí)際情況，明確文件的主題、目的、內(nèi)容、范圍等。2.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表達(dá)準(zhǔn)確、簡潔、清晰。3.文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，符合學(xué)校的實(shí)際情況和發(fā)展規(guī)劃。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、文字表述等進(jìn)行全面審核，確保文件的質(zhì)量。2.重要文件或涉及多個部門的文件，需經(jīng)相關(guān)部門會簽后，再提交學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件審核通過后，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見對文件進(jìn)行修改完善，確保文件最終定稿。五、文件的簽發(fā)與印發(fā)（一）文件簽發(fā)1.學(xué)校文件由校長或校長授權(quán)的副校長簽發(fā)。2.上級文件、外來文件等按照相關(guān)規(guī)定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)或部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.文件簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。（二）文件印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)文件的印發(fā)工作。2.文件印發(fā)前，應(yīng)檢查文件的格式、排版、印刷質(zhì)量等是否符合要求。3.根據(jù)文件的發(fā)放范圍和份數(shù)，進(jìn)行打印、裝訂、蓋章等工作，并及時發(fā)放到相關(guān)部門和人員手中。4.文件印發(fā)后，應(yīng)將文件的印發(fā)情況進(jìn)行登記，包括印發(fā)日期、文件名稱、文號、印發(fā)份數(shù)、發(fā)放范圍等。六、文件的登記與傳閱（一）文件登記1.文件收發(fā)人員應(yīng)建立文件登記臺賬，對收到和發(fā)出的文件進(jìn)行詳細(xì)登記。2.文件登記內(nèi)容包括文件編號、文件名稱、文號、來文單位、發(fā)文日期、密級、份數(shù)、收文日期、傳閱情況等。3.對重要文件和緊急文件，應(yīng)在登記臺賬上注明“重要”“緊急”字樣，以便及時處理。（二）文件傳閱1.文件傳閱應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行，確保文件能夠及時、準(zhǔn)確地傳達(dá)到相關(guān)人員手中。2.傳閱文件時，應(yīng)使用文件傳閱單，注明傳閱人姓名、傳閱日期、意見等。3.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將文件閱畢，并簽署意見后及時退回。如對文件內(nèi)容有疑問或需要反饋意見，應(yīng)及時與文件管理人員溝通。4.文件管理人員應(yīng)定期對傳閱文件進(jìn)行清理和催辦，確保文件傳閱的時效性和完整性。七、文件的歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，并移交學(xué)校綜合檔案室。2.歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合歸檔要求。歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，編制歸檔文件目錄。3.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)對歸檔文件進(jìn)行認(rèn)真核對，確保歸檔文件的質(zhì)量。對不符合歸檔要求的文件，應(yīng)及時退回承辦部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）文件保管1.學(xué)校綜合檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保文件的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同類型和保管期限的文件，應(yīng)分別存放，并建立相應(yīng)的索引和標(biāo)識，便于查找和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。八、文件的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.學(xué)校教職工因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫文件查閱申請表，注明查閱文件的名稱、文號、查閱目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校綜合檔案室查閱。2.涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等重要文件的查閱，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱學(xué)校文件，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)學(xué)校辦公室審核同意后，按照規(guī)定程序查閱。（二）查閱方式1.查閱文件應(yīng)在學(xué)校綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將文件帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的要求，及時提供所需文件，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、單位、查閱日期、查閱文件名稱、文號、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損，不得擅自抽換、銷毀文件。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件歸還檔案管理人員。九、文件的保密與銷毀（一）文件保密1.學(xué)校教職工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，對涉及學(xué)校機(jī)密、師生隱私等重要文件予以保密。2.在文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、傳閱、保管、查閱等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。3.對存儲在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備中的文件，應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限和密碼，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）文件銷毀1.文件保管期滿或已失去保存價值的，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，應(yīng)填寫文件銷毀申請表，注明擬銷毀文件的名稱、文號、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.文件