企業(yè)文件建檔管理制度

企業(yè)文件建檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于文件的查閱、使用和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管和利用。2.分類管理原則：根據(jù)文件的性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，便于文件的查找和管理。3.安全保密原則：確保文件的安全，防止文件的丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.方便利用原則：建立健全文件檢索系統(tǒng)，提高文件的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文件，如合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.財(cái)務(wù)文件：涉及公司財(cái)務(wù)收支、預(yù)算、審計(jì)等方面的文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、發(fā)票等。4.人事文件：關(guān)于員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬、福利等方面的文件，如員工檔案、勞動(dòng)合同、績(jī)效考核記錄等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：文件編號(hào)采用“年份+部門代碼+類別代碼+順序號(hào)”的格式。例如，2023年行政部發(fā)布的第5號(hào)文件編號(hào)為“2023XZXZ005”，其中“XZ”為行政部代碼，第一個(gè)“XZ”為行政文件類別代碼。2.部門代碼：由公司統(tǒng)一規(guī)定，每個(gè)部門對(duì)應(yīng)一個(gè)唯一的代碼。3.類別代碼：根據(jù)文件分類確定，如行政文件用“XZ”表示，業(yè)務(wù)文件用“YW”表示等。4.順序號(hào)：按照文件形成的先后順序依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)需要確定。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.各部門在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成各類文件，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件起草應(yīng)規(guī)范格式，使用公司統(tǒng)一的文件模板，注明文件標(biāo)題、編號(hào)、起草部門、起草人、日期等信息。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，定期將本部門形成的文件整理后交至檔案管理部門。2.對(duì)于外來文件，如上級(jí)部門下發(fā)的文件、合作單位提供的文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)交檔案管理部門登記備案。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門文件收集情況進(jìn)行檢查，確保文件收集工作的及時(shí)、準(zhǔn)確。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.檔案管理部門收到文件后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則對(duì)文件進(jìn)行整理。2.對(duì)文件進(jìn)行分類排序，同一類文件按照時(shí)間順序排列，確保文件的系統(tǒng)性和連貫性。3.檢查文件的完整性，如有缺頁(yè)、破損等情況，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通補(bǔ)充或修復(fù)。（二）文件歸檔1.整理后的文件應(yīng)及時(shí)歸檔，按照檔案存放位置進(jìn)行存放。2.建立文件歸檔目錄，記錄文件的編號(hào)、標(biāo)題、日期、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可追溯性。五、文件的保管（一）保管期限1.文件的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司的重要規(guī)章制度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大合同協(xié)議等。3.長(zhǎng)期保管的文件一般為10年以上，如公司的中期發(fā)展規(guī)劃、重要業(yè)務(wù)文件等。4.短期保管的文件為110年，如一般性的業(yè)務(wù)文件、日常行政文件等。（二）保管方式1.紙質(zhì)文件：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火等措施。2.電子文件：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，建立電子文件索引目錄，便于快速查找和訪問。（三）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保檔案的安全。3.檔案庫(kù)房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。六、文件的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的編號(hào)、標(biāo)題、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的文件，并做好查閱記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱文件內(nèi)容等。3.查閱文件應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出。如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱文件，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的編號(hào)、標(biāo)題、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上涂改、污損、標(biāo)記等。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱人歸還文件時(shí)，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查文件的完整性和完好性，確認(rèn)無誤后辦理歸還手續(xù)。七、文件的保密與安全（一）保密措施1.涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，明確保密級(jí)別和保密范圍。2.對(duì)保密文件的查閱、借閱應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審批，限制知悉范圍。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露公司機(jī)密文件內(nèi)容。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保文件的安全保管。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，配備相應(yīng)的防護(hù)設(shè)備和器材。八、文件的銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限屆滿，且已無保存價(jià)值的。2.文件因重大變更或其他原因需要銷毀的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出文件銷毀申請(qǐng)，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件的編號(hào)、標(biāo)題、數(shù)量、保管期限等信息。2.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門組織相關(guān)人員對(duì)文件進(jìn)行銷毀。3.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與