供應商商品質(zhì)量監(jiān)督規(guī)定

供應商商品質(zhì)量監(jiān)督規(guī)定

供應商商品質(zhì)量監(jiān)督規(guī)定一、總則1.目的為加強本酒店對供應商商品質(zhì)量的管理與監(jiān)督，確保所采購的商品符合酒店運營及客戶需求的質(zhì)量標準，保障酒店服務品質(zhì)，維護酒店及客戶的合法權益，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于與本酒店有商品供應合作關系的所有供應商，涵蓋酒店采購的各類商品，包括但不限于食品、客房用品、餐飲原材料、清潔用品、設備設施及配件等。3.職責分工-采購部門：負責供應商的開發(fā)、選擇、評估和日常管理，協(xié)助質(zhì)量監(jiān)督部門開展商品質(zhì)量檢驗工作，及時反饋供應商商品質(zhì)量問題，并跟進供應商整改措施的落實情況。-質(zhì)量監(jiān)督部門：制定商品質(zhì)量檢驗標準和計劃，對采購的商品進行檢驗、檢測和監(jiān)督，對不合格商品進行判定和處理，定期對供應商商品質(zhì)量狀況進行評估和分析。-使用部門：在商品使用過程中發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時反饋給采購部門和質(zhì)量監(jiān)督部門，協(xié)助質(zhì)量監(jiān)督部門對商品質(zhì)量進行評估和改進。二、供應商選擇與準入管理1.供應商篩選標準-資質(zhì)要求：供應商應具備合法的經(jīng)營資格，提供有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證等相關證照，特殊行業(yè)還需具備相應的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營許可證等資質(zhì)證書。-生產(chǎn)能力：供應商應具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力，能夠滿足酒店對商品的數(shù)量和交貨期要求，擁有先進的生產(chǎn)設備和完善的生產(chǎn)管理體系。-質(zhì)量保證體系：供應商應建立健全的質(zhì)量管理體系，通過ISO9001等質(zhì)量管理體系認證，具備完善的質(zhì)量控制流程和檢測手段，能夠提供商品質(zhì)量合格證明文件。-信譽狀況：供應商應具有良好的商業(yè)信譽，無不良經(jīng)營記錄和重大質(zhì)量事故，在行業(yè)內(nèi)具有較好的口碑。-價格合理：供應商提供的商品價格應具有市場競爭力，在保證質(zhì)量的前提下，能夠為酒店提供合理的價格和優(yōu)惠條件。2.供應商評估流程-初步篩選：采購部門根據(jù)酒店需求發(fā)布供應商招募信息，收集供應商資料，對供應商進行初步篩選，確定符合基本條件的供應商名單。-實地考察：對于重要商品或潛在的長期合作供應商，采購部門會同質(zhì)量監(jiān)督部門等相關人員組成考察小組，對供應商進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)環(huán)境、生產(chǎn)設備、質(zhì)量管理體系、人員素質(zhì)等方面。-樣品檢驗：采購部門要求供應商提供商品樣品，質(zhì)量監(jiān)督部門按照酒店制定的商品質(zhì)量檢驗標準對樣品進行檢驗和測試，評估樣品質(zhì)量是否符合要求。-綜合評估：采購部門、質(zhì)量監(jiān)督部門等相關人員根據(jù)實地考察和樣品檢驗結果，對供應商進行綜合評估，填寫《供應商評估報告》，提出是否準入的建議。-審批決策：《供應商評估報告》提交酒店管理層審批，經(jīng)批準后確定合格供應商名單，采購部門與合格供應商簽訂《商品采購合同》及《質(zhì)量保證協(xié)議》，明確雙方的權利和義務，包括商品質(zhì)量標準、檢驗方法、質(zhì)量問題處理等條款。三、商品質(zhì)量檢驗標準與方法1.質(zhì)量檢驗標準制定-國家標準與行業(yè)標準：對于有明確國家標準和行業(yè)標準的商品，酒店以相應標準為基礎制定本酒店的商品質(zhì)量檢驗標準，確保采購的商品符合國家法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范要求。-企業(yè)標準：對于尚無國家標準和行業(yè)標準的商品，酒店根據(jù)自身需求和客戶反饋，制定企業(yè)內(nèi)部的商品質(zhì)量檢驗標準，明確商品的規(guī)格、性能、材質(zhì)、外觀、包裝等質(zhì)量要求。-定制商品標準：對于酒店定制的商品，采購部門與供應商共同協(xié)商確定商品質(zhì)量標準，并在采購合同中明確約定。質(zhì)量標準應包括詳細的技術參數(shù)、設計要求、工藝要求等內(nèi)容。2.檢驗方法分類-外觀檢驗：通過目視、觸摸、測量等方法對商品的外觀進行檢查，包括商品的尺寸、形狀、顏色、表面缺陷、包裝標識等方面是否符合質(zhì)量標準要求。-理化性能檢驗：對于一些需要檢測物理、化學性能的商品，如食品的營養(yǎng)成分、有害物質(zhì)含量，客房用品的材質(zhì)強度、耐磨性等，采用專業(yè)的檢測設備和方法進行檢驗，確保商品的理化性能指標符合標準。-功能檢驗：對具有特定功能的商品，如電器設備、機械設備等，通過實際操作或模擬使用場景，檢驗商品的各項功能是否正常，能否滿足酒店的使用需求。-微生物檢驗：對于食品、餐飲原材料等易受微生物污染的商品，按照相關食品安全標準進行微生物檢測，如檢測細菌總數(shù)、大腸桿菌、致病菌等指標，確保商品的衛(wèi)生安全。四、商品檢驗流程與頻率1.入店檢驗流程-到貨通知：供應商按照采購合同約定的交貨時間和地點送貨至酒店，送貨時應提供送貨清單，注明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次等信息。采購部門接收貨物后，及時通知質(zhì)量監(jiān)督部門進行檢驗。-檢驗準備：質(zhì)量監(jiān)督部門根據(jù)采購合同和商品質(zhì)量檢驗標準，準備相應的檢驗工具、設備和記錄表格，安排檢驗人員進行檢驗工作。-抽樣檢驗：檢驗人員按照規(guī)定的抽樣方法和比例，從到貨商品中隨機抽取樣本進行檢驗。抽樣應具有代表性，確保所檢驗的樣本能夠反映整批商品的質(zhì)量狀況。-檢驗實施：檢驗人員根據(jù)商品質(zhì)量檢驗標準和檢驗方法，對抽取的樣本進行各項檢驗項目的檢測和驗證，詳細記錄檢驗結果。-檢驗判定：質(zhì)量監(jiān)督部門根據(jù)檢驗結果，依據(jù)商品質(zhì)量標準對整批商品進行判定。若樣本檢驗結果全部符合標準要求，則判定該批商品合格；若樣本中存在不符合標準的項目，則判定該批商品不合格。-結果通知：質(zhì)量監(jiān)督部門將檢驗結果及時通知采購部門和使用部門。對于合格商品，采購部門辦理入庫手續(xù)；對于不合格商品，按照本規(guī)定的不合格商品處理程序進行處理。2.定期抽檢流程-抽檢計劃制定：質(zhì)量監(jiān)督部門根據(jù)酒店采購商品的種類、使用情況、供應商信譽等因素，制定定期抽檢計劃，明確抽檢的商品品種、抽檢頻率、抽檢方法等內(nèi)容。-抽檢實施：按照抽檢計劃，質(zhì)量監(jiān)督部門定期對已入庫并在使用過程中的商品進行隨機抽樣檢驗。抽檢可在倉庫、使用部門現(xiàn)場等地點進行。-結果處理：抽檢結果的判定和處理方式與入店檢驗相同。對于抽檢中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時通知采購部門和供應商，要求供應商采取整改措施，并跟蹤整改效果。3.特殊檢驗情況處理-緊急采購商品檢驗：對于因酒店運營急需而進行的緊急采購商品，采購部門在確保供應商資質(zhì)和商品基本質(zhì)量的前提下，可先安排商品到貨使用，但應及時通知質(zhì)量監(jiān)督部門進行補檢。若補檢發(fā)現(xiàn)商品不合格，立即停止使用，并按照不合格商品處理程序進行處理。-客戶反饋商品檢驗：當酒店客戶對商品質(zhì)量提出投訴或反饋問題時，質(zhì)量監(jiān)督部門應及時對相關商品進行檢驗和調(diào)查。若經(jīng)檢驗確認商品存在質(zhì)量問題，按照本規(guī)定的不合格商品處理程序進行處理，并對供應商進行相應的處罰和整改要求。五、不合格商品處理1.不合格商品標識與隔離-當檢驗人員判定商品不合格時，應立即對不合格商品進行標識，在商品包裝或存放區(qū)域貼上“不合格”標簽，注明不合格原因、檢驗日期等信息。-采購部門負責將不合格商品從合格商品區(qū)域中隔離出來，放置在專門的不合格品存放區(qū)域，防止不合格商品與合格商品混淆，避免流入酒店運營環(huán)節(jié)。2.不合格商品信息傳遞-質(zhì)量監(jiān)督部門將不合格商品的檢驗報告和相關信息及時傳遞給采購部門，采購部門負責通知供應商在規(guī)定時間內(nèi)到達酒店，共同協(xié)商處理不合格商品事宜。-采購部門還需將不合格商品信息通報給使用部門，提醒使用部門注意防范因不合格商品可能帶來的風險，并協(xié)助使用部門對已使用的不合格商品進行追溯和處理。3.不合格商品處理方式-退貨處理：對于嚴重不合格或無法整改的商品，酒店要求供應商無條件退貨，供應商應承擔退貨產(chǎn)生的運輸費用等相關損失。退貨商品由采購部門負責辦理退貨手續(xù)，確保商品及時退回供應商。-換貨處理：對于一些輕微不合格但不影響使用功能的商品，在供應商承諾能夠及時更換合格商品的情況下，酒店可要求供應商進行換貨處理。換貨商品的質(zhì)量應符合酒店的質(zhì)量標準，換貨時間應滿足酒店的使用需求。-補貨處理：若不合格商品數(shù)量較少，且不影響酒店整體運營，供應商可采取補貨的方式進行處理。補貨商品應在規(guī)定時間內(nèi)送達酒店，并經(jīng)檢驗合格后方可入庫使用。-降價處理：對于部分不合格商品，經(jīng)酒店評估后認為雖存在一定質(zhì)量問題但仍可在一定范圍內(nèi)使用，且不影響酒店服務質(zhì)量和客戶體驗的，在與供應商協(xié)商一致的情況下，可要求供應商對不合格商品進行降價處理。降價幅度應根據(jù)商品的實際質(zhì)量狀況和對酒店造成的影響程度合理確定。4.供應商整改要求與跟蹤-對于出現(xiàn)不合格商品的供應商，酒店要求供應商在接到不合格通知后，在規(guī)定時間內(nèi)提交書面整改報告，分析不合格原因，制定切實可行的整改措施，并明確整改期限。-采購部門和質(zhì)量監(jiān)督部門負責對供應商的整改情況進行跟蹤和驗證。在整改期限結束后，要求供應商提供整改后的商品樣品進行檢驗，如檢驗合格，可恢復正常采購合作；如仍不合格，視情節(jié)嚴重程度，采取進一步的處罰措施，直至終止合作。六、供應商質(zhì)量監(jiān)督與考核1.日常質(zhì)量監(jiān)督-采購部門在日常工作中密切關注供應商的供貨情況，包括商品質(zhì)量穩(wěn)定性、交貨及時性、售后服務等方面。定期與使用部門溝通，了解供應商商品在使用過程中的質(zhì)量反饋信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的質(zhì)量問題。-質(zhì)量監(jiān)督部門定期對供應商的質(zhì)量管理體系運行情況進行監(jiān)督檢查，可通過電話溝通、文件審查、實地走訪等方式，了解供應商是否持續(xù)保持良好的質(zhì)量控制狀態(tài)，是否按照約定的質(zhì)量標準生產(chǎn)和供應商品。2.定期考核評估-酒店建立供應商質(zhì)量考核評估制度，采購部門會同質(zhì)量監(jiān)督部門等相關人員，每季度或半年對供應商進行一次綜合考核評估?？己藘?nèi)容包括商品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務、合作態(tài)度等方面，各項指標設定相應的權重，進行量化評分。-商品質(zhì)量考核指標主要依據(jù)商品檢驗合格率、不合格商品退貨率、客戶投訴率等數(shù)據(jù)進行評估；交貨期考核指標關注供應商是否按時交貨，以及交貨延遲的次數(shù)和影響程度；價格考核指標對比市場價格水平和供應商價格調(diào)整情況；售后服務考核指標包括供應商對質(zhì)量問題的響應速度、處理效果、維修保養(yǎng)服務等方面；合作態(tài)度考核指標涉及供應商與酒店的溝通配合情況、對酒店要求的執(zhí)行情況等。3.考核結果應用-根據(jù)考核評估結果，對供應商進行分類管理。對于考核成績優(yōu)秀的供應商，給予增加采購量、優(yōu)先合作、延長付款周期等獎勵措施，激勵供應商持續(xù)提高商品質(zhì)量和服務水平。-對于考核成績合格但存在一定問題的供應商，采購部門和質(zhì)量監(jiān)督部門向供應商發(fā)出書面整改通知，要求供應商針對存在的問題制定整改計劃并限期整改。整改期間，加強對供應商的監(jiān)督檢查，如整改后仍未達到要求，視情況減少采購量或暫停合作。-對于考核成績不合格的供應商，或出現(xiàn)嚴重質(zhì)量問題、多次違反合同約定的供應商，酒店將終止與該供應商的合作關系，并列入黑名單，不再與其開展任何業(yè)務往來。同時，對因供應商質(zhì)量問題給酒店造成經(jīng)濟損失的，依法追究供應商的賠償責任。七、質(zhì)量事故應急處理1.質(zhì)量事故定義與分級-本規(guī)定所指的質(zhì)量事故是指由于供應商提供的商品存在嚴重質(zhì)量問題，導致酒店出現(xiàn)食品安全事故、客戶投訴、設備故障、服務中斷等情況，給酒店的聲譽、經(jīng)濟利益或客戶權益造成較大損害的事件。-根據(jù)質(zhì)量事故的危害程度和影響范圍，將質(zhì)量事故分為三級：重大質(zhì)量事故、較大質(zhì)量事故和一般質(zhì)量事故。重大質(zhì)量事故是指造成多人食物中毒、重大設備損壞、重大客戶投訴等，嚴重影響酒店聲譽和正常運營的事件；較大質(zhì)量事故是指造成部分人員不適、設備故障影響局部運營、客戶投訴較多等，對酒店造成較大經(jīng)濟損失和一定聲譽影響的事件；一般質(zhì)量事故是指造成個別客戶不滿、輕微設備故障等，對酒店運營和聲譽有一定影響但損失相對較小的事件。2.應急處理流程-事故報告：一旦發(fā)現(xiàn)供應商商品質(zhì)量事故，發(fā)現(xiàn)人應立即向所在部門負責人報告，部門負責人在初步核實情況后，迅速向采購部門和質(zhì)量監(jiān)督部門報告。質(zhì)量監(jiān)督部門在接到報告后，應立即啟動質(zhì)量事故應急處理程序，并向酒店管理層報告事故情況。-現(xiàn)場應急處置：酒店相關部門在接到質(zhì)量事故報告后，應立即采取相應的應急處置措施，以減少事故造成的損失和影響。對于食品安全事故，應立即停止相關食品的供應和使用，封存剩余食品及原料，對中毒人員進行救治；對于設備故障事故，應及時組織維修人員進行搶修，盡快恢復設備正常運行；對于客戶投訴事故，應及時安排人員與客戶溝通協(xié)調(diào)，妥善處理客戶訴求，爭取客戶諒解。-原因調(diào)查與分析：質(zhì)量事故應急處理小組由采購部門、質(zhì)量監(jiān)督部門、使用部門等相關人員組成，負責對質(zhì)量事故的原因進行調(diào)查和分析。通過現(xiàn)場勘查、檢驗檢測、與供應商溝通等方式，查明事故發(fā)生的原因，確定責任主體。-處理措施制定與實施：根據(jù)質(zhì)量事故的原因調(diào)查結果，應急處理小組制定相應的處理措施，包括對不合格商品的處理、對供應商的處罰、對受損客戶的賠償、對酒店運營的恢復措施等。處理措施應明確責任人和時間節(jié)點，確保各項措施得到有效執(zhí)行。-后期整改與預防：質(zhì)量事故處理完畢后，酒店組織相關部門對整個事件進行總結反思，分析在供應商管理、商品檢驗、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)存在的問題和漏洞，制定針對性的整改措施，完善相關管理制度和流程，防止類似質(zhì)量事故再次發(fā)生。同時，對質(zhì)量事故的處理情況進行內(nèi)部通報，提高全體員工的質(zhì)量意識和責任意識。八、培訓與溝通1.供應商培訓-酒店定期組織供應商培訓活動，培訓內(nèi)容包括酒店的商品質(zhì)量標準、檢驗要求、合同管理、服務規(guī)范等方面的知識。通過培訓，幫助供應商更好地了解酒店的需求和要求，提高供應商的質(zhì)量管理水平和服務能力。-培訓方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析、實地參觀等多種形式，確保培訓效果。培訓