嚴(yán)格銷售合同管理制度

嚴(yán)格銷售合同管理制度一、總則1.1目的本銷售合同管理制度旨在規(guī)范公司銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等行為，加強對銷售合同的全過程管理，維護公司的合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在銷售商品、提供勞務(wù)等經(jīng)營活動中所簽訂的各類銷售合同。1.3基本原則1.依法合規(guī)原則：銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等行為必須遵守國家法律法規(guī)和政策的規(guī)定。2.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。3.風(fēng)險防范原則：在簽訂和履行合同過程中，應(yīng)充分考慮各種風(fēng)險因素，采取有效的防范措施，確保公司利益不受損失。4.效益優(yōu)先原則：在保證合同合法、合規(guī)、有效的前提下，應(yīng)盡量提高合同的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)公司利潤最大化。二、合同簽訂管理2.1合同簽訂前的準(zhǔn)備工作1.客戶信用調(diào)查銷售部門應(yīng)在簽訂合同前，對客戶的主體資格、經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信用記錄等進行全面調(diào)查，評估客戶的信用風(fēng)險?？赏ㄟ^查閱客戶營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)證件，了解客戶的基本情況；通過銀行征信系統(tǒng)、第三方信用評級機構(gòu)等渠道，獲取客戶的信用報告；還可向與客戶有業(yè)務(wù)往來的其他企業(yè)進行咨詢，了解客戶的信用狀況。2.合同項目可行性評估對于重大銷售合同項目，銷售部門應(yīng)組織相關(guān)部門進行可行性評估，分析合同項目的市場前景、技術(shù)可行性、經(jīng)濟合理性等?？尚行栽u估報告應(yīng)包括項目概述、市場分析、技術(shù)方案、經(jīng)濟效益預(yù)測、風(fēng)險評估及應(yīng)對措施等內(nèi)容。3.合同條款審核銷售部門擬定合同初稿后，應(yīng)提交給公司法律事務(wù)部門進行合法性審核。法律事務(wù)部門應(yīng)對合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否存在法律風(fēng)險等進行審查，并提出修改意見。合同初稿還應(yīng)提交給財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門進行會審。財務(wù)部門主要審查合同條款是否符合財務(wù)管理制度的規(guī)定，是否存在財務(wù)風(fēng)險；質(zhì)量部門主要審查合同中關(guān)于產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式等條款是否明確、合理。2.2合同簽訂流程1.合同談判銷售部門負(fù)責(zé)與客戶進行合同談判，明確合同的標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等主要條款。談判過程中，應(yīng)充分了解客戶的需求和意見，爭取簽訂對公司有利的合同條款。同時，應(yīng)注意維護公司的商業(yè)秘密，不得泄露公司的底價、成本等信息。2.合同審批合同談判達成一致意見后，銷售部門應(yīng)填寫《銷售合同審批表》，連同合同初稿一并提交給上級領(lǐng)導(dǎo)進行審批。《銷售合同審批表》應(yīng)包括合同編號、客戶名稱、合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、合同金額、審批意見等內(nèi)容。審批流程如下：銷售業(yè)務(wù)員將合同初稿及《銷售合同審批表》提交給銷售主管審核，銷售主管審核后簽署意見，報銷售經(jīng)理審批。銷售經(jīng)理審批后，將合同提交給法律事務(wù)部門進行合法性審核。法律事務(wù)部門審核后簽署意見，報總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理審批通過后，合同方可正式簽訂。3.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與客戶簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對合同條款與審批意見是否一致，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。合同簽訂后，應(yīng)加蓋公司合同專用章，并由專人負(fù)責(zé)保管合同原件。合同原件應(yīng)妥善保管，不得隨意丟失或損壞。銷售部門應(yīng)及時將簽訂的合同副本分發(fā)給財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求開展工作。三、合同履行管理3.1合同執(zhí)行計劃制定1.銷售部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交貨時間、交貨地點等條款，制定詳細(xì)的合同執(zhí)行計劃合同執(zhí)行計劃應(yīng)明確各階段的工作任務(wù)、責(zé)任部門、責(zé)任人及時間節(jié)點等內(nèi)容，確保合同履行工作有序進行。合同執(zhí)行計劃應(yīng)包括合同概述、執(zhí)行進度安排、質(zhì)量控制措施、物流配送計劃、售后服務(wù)計劃等內(nèi)容。2.合同執(zhí)行計劃制定后，應(yīng)提交給相關(guān)部門進行審核各部門應(yīng)根據(jù)自身職責(zé)對合同執(zhí)行計劃進行審核，提出修改意見，確保計劃的可行性和有效性。審核通過后的合同執(zhí)行計劃應(yīng)作為合同履行的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照計劃要求開展工作。3.2交貨管理1.生產(chǎn)部門應(yīng)按照合同執(zhí)行計劃，組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量完成生產(chǎn)過程中，應(yīng)加強質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進行生產(chǎn)，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。生產(chǎn)部門應(yīng)及時向銷售部門反饋產(chǎn)品生產(chǎn)進度，以便銷售部門及時向客戶通報。2.物流部門應(yīng)根據(jù)合同約定的交貨時間和交貨地點，安排貨物運輸物流部門應(yīng)選擇信譽良好、服務(wù)質(zhì)量高的物流公司進行合作，確保貨物安全、及時送達客戶手中。貨物發(fā)運前，物流部門應(yīng)核對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等信息，確保貨物與合同約定一致。同時，應(yīng)辦理好貨物運輸保險，防范運輸過程中的風(fēng)險。物流部門應(yīng)及時將貨物運輸情況反饋給銷售部門，以便銷售部門及時向客戶通報。3.3付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和付款時間，及時與客戶溝通，催收到期款項財務(wù)部門應(yīng)建立客戶應(yīng)收賬款臺賬，詳細(xì)記錄客戶的欠款金額、欠款時間、付款情況等信息，以便及時跟蹤和管理。對于逾期未付款的客戶，財務(wù)部門應(yīng)及時發(fā)出催款通知，明確告知客戶逾期付款的后果，并要求客戶盡快支付款項。催款通知應(yīng)采用書面形式，并由專人負(fù)責(zé)送達客戶。催款通知應(yīng)留存相關(guān)記錄，以備查考。2.銷售部門應(yīng)協(xié)助財務(wù)部門做好應(yīng)收賬款的催收工作銷售部門應(yīng)及時向財務(wù)部門提供客戶的最新信息，以便財務(wù)部門更好地開展催收工作。銷售部門應(yīng)與客戶保持密切溝通，了解客戶的付款意愿和付款能力，協(xié)助財務(wù)部門制定合理的催收策略。對于長期拖欠款項的客戶，銷售部門應(yīng)及時采取措施，如暫停供貨、解除合同等，以維護公司的合法權(quán)益。3.4質(zhì)量控制與售后服務(wù)1.質(zhì)量部門應(yīng)按照合同約定的產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對產(chǎn)品進行檢驗和驗收質(zhì)量部門應(yīng)制定詳細(xì)的產(chǎn)品檢驗和驗收標(biāo)準(zhǔn)及流程，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合合同要求。產(chǎn)品檢驗合格后方可發(fā)貨，對于檢驗不合格的產(chǎn)品，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門進行返工或整改，直至產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。2.售后服務(wù)部門應(yīng)按照合同約定，為客戶提供售后服務(wù)售后服務(wù)部門應(yīng)建立客戶售后服務(wù)檔案，詳細(xì)記錄客戶的售后服務(wù)需求、維修記錄、投訴處理情況等信息，以便及時跟蹤和管理。對于客戶提出的售后服務(wù)需求，售后服務(wù)部門應(yīng)及時響應(yīng)，安排專業(yè)人員進行維修或處理。售后服務(wù)部門應(yīng)定期對客戶進行回訪，了解客戶對產(chǎn)品和服務(wù)的滿意度，及時改進售后服務(wù)工作，提高客戶滿意度。四、合同變更管理4.1變更情形1.合同簽訂后，因下列原因之一需要變更合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議市場需求發(fā)生變化，需要調(diào)整產(chǎn)品的數(shù)量、規(guī)格、型號等；產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，需要調(diào)整質(zhì)量條款；交貨時間、交貨地點、付款方式等發(fā)生變化；其他需要變更合同的情形。2.變更合同的協(xié)議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力4.2變更流程1.合同變更申請因上述原因需要變更合同的，由合同一方提出變更申請，填寫《銷售合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等。《銷售合同變更申請表》應(yīng)提交給原合同審批部門進行審核。2.變更審核原合同審批部門收到《銷售合同變更申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、合法性等。審核通過后，原合同審批部門應(yīng)簽署意見，報原合同審批領(lǐng)導(dǎo)審批。3.變更協(xié)議簽訂經(jīng)原合同審批領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同雙方應(yīng)就變更事項進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，確保變更協(xié)議的合法性和有效性。五、合同解除管理5.1解除情形1.合同簽訂后，因下列原因之一需要解除合同的，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議因不可抗力致使不能實現(xiàn)合同目的；在履行期限屆滿之前，當(dāng)事人一方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務(wù)；當(dāng)事人一方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行；當(dāng)事人一方遲延履行債務(wù)或者有其他違約行為致使不能實現(xiàn)合同目的；法律規(guī)定的其他情形。2.解除合同的協(xié)議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力5.2解除流程1.合同解除申請因上述原因需要解除合同的，由合同一方提出解除申請，填寫《銷售合同解除申請表》，詳細(xì)說明解除的原因、依據(jù)及對合同履行的影響等?！朵N售合同解除申請表》應(yīng)提交給原合同審批部門進行審核。2.解除審核原合同審批部門收到《銷售合同解除申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括解除的必要性、合理性、合法性等。審核通過后，原合同審批部門應(yīng)簽署意見，報原合同審批領(lǐng)導(dǎo)審批。3.解除協(xié)議簽訂經(jīng)原合同審批領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，合同雙方應(yīng)就解除事項進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利義務(wù)等條款，確保解除協(xié)議的合法性和有效性。4.后續(xù)事項處理合同解除后，雙方應(yīng)按照解除協(xié)議的約定，及時辦理相關(guān)手續(xù)，如退款、退貨、結(jié)算等。銷售部門應(yīng)及時將合同解除情況通知財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門做好后續(xù)工作。六、合同終止管理6.1終止情形1.合同履行完畢，合同權(quán)利義務(wù)終止2.合同解除后，合同權(quán)利義務(wù)終止3.法律規(guī)定的其他合同終止情形6.2終止流程1.合同履行完畢或解除后，銷售部門應(yīng)及時填寫《銷售合同終止申請表》，提交給原合同審批部門進行審核《銷售合同終止申請表》應(yīng)包括合同編號、客戶名稱、合同標(biāo)的、合同履行情況、終止原因等內(nèi)容。2.原合同審批部門收到《銷售合同終止申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)部門進行審核審核內(nèi)容包括合同是否已經(jīng)履行完畢、解除手續(xù)是否齊全、雙方的權(quán)利義務(wù)是否已經(jīng)結(jié)清等。審核通過后，原合同審批部門應(yīng)簽署意見，報原合同審批領(lǐng)導(dǎo)審批。3.合同終止后，銷售部門應(yīng)及時將合同終止情況通知財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門各部門應(yīng)按照合同終止的要求，做好相關(guān)工作，如結(jié)算款項、清理庫存、處理售后服務(wù)等。七、合同檔案管理7.1檔案收集1.銷售部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、解除及終止過程中產(chǎn)生的各類文件和資料包括合同初稿、審批表、簽訂的合同原件及副本、變更協(xié)議、解除協(xié)議、催款通知、驗收報告、售后服務(wù)記錄等。2.收集的文件和資料應(yīng)齊全、完整、真實、有效7.2檔案整理1.銷售部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集的文件和資料進行分類、編號、裝訂等整理工作分類應(yīng)按照合同的性質(zhì)、類型、時間等因素進行，確保分類清晰、便于查找。編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進行，確保每份文件都有唯一的編號。裝訂應(yīng)整齊、牢固，確保文件不散落、不丟失。2.整理后的合同檔案應(yīng)編制目錄，注明每份文件的編號、名稱、日期、頁碼等信息7.3檔案保管1.合同檔案應(yīng)存放在專門的檔案室或檔案柜中，由專人負(fù)責(zé)保管檔案室或檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保合同檔案的安全。2.保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限可適當(dāng)延長。3.合同檔案保管期間，應(yīng)定期進行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問題及時處理檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等方面。清理內(nèi)容包括過期檔案的銷毀、無效檔案的剔除等。7.4檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱《合同檔案查閱申請表》應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。2.查閱合同檔案時，應(yīng)在檔案室或檔案柜中進行，不得將檔案原件帶出如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并在復(fù)印件或摘抄件上加蓋檔案保管專用章。3.查閱完畢后，查閱人應(yīng)將檔案歸還原位，并在《合同檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)八、監(jiān)督與考核8.1監(jiān)督檢查1.公司審計部門應(yīng)對銷售合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查檢查內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、有效性等方面。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，要求相關(guān)部門限期整改。2.銷售部門應(yīng)定期對合同履行情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題自查報告應(yīng)及時提交給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。8.2考核評價1.公司應(yīng)建立健全銷售合同管理考核評價制度，對銷售部門及相關(guān)人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價考核評價內(nèi)容包括合同簽訂的及時性、準(zhǔn)確性、