企業(yè)辦公用品管理制度

企業(yè)辦公用品管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、使用、保管等行為，節(jié)約成本，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工。3.基本原則按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。成本控制原則：在滿足工作需求的前提下，盡量降低辦公用品采購(gòu)成本。規(guī)范管理原則：建立健全辦公用品管理制度，明確各部門及人員職責(zé)，規(guī)范操作流程。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)制定辦公用品年度采購(gòu)計(jì)劃，并組織實(shí)施采購(gòu)工作。負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、入庫(kù)、保管、發(fā)放等日常管理工作。定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬物相符。對(duì)各部門辦公用品使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出改進(jìn)建議。2.各部門負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)工作。嚴(yán)格按照規(guī)定使用辦公用品，不得隨意浪費(fèi)或挪作他用。配合行政部門做好辦公用品的管理工作，接受行政部門的監(jiān)督檢查。三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類書(shū)寫(xiě)工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。紙制品：如打印紙、復(fù)印紙、便簽紙、筆記本等。文件夾、檔案袋、文件盒等。膠水、膠帶、訂書(shū)機(jī)、訂書(shū)釘、回形針、大頭針等。計(jì)算器、尺子、剪刀、美工刀等。2.辦公設(shè)備類電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀等。辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等。電話機(jī)、飲水機(jī)等。3.辦公耗材類墨盒、硒鼓、色帶、打印紙等。電池、充電器等。4.其他辦公用品清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。綠植、花卉等。辦公用品的配備標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)崗位性質(zhì)和工作需求制定，具體標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)附件《辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)表》。四、辦公用品的采購(gòu)1.年度采購(gòu)計(jì)劃每年[具體時(shí)間]前，行政部門應(yīng)根據(jù)公司各部門的辦公用品需求情況，結(jié)合上一年度辦公用品的使用情況，編制下一年度辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)包括辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購(gòu)申請(qǐng)各部門因工作需要臨時(shí)采購(gòu)辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)表》，注明采購(gòu)辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門。行政部門對(duì)各部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后按照公司采購(gòu)流程進(jìn)行采購(gòu)。3.采購(gòu)方式行政部門應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購(gòu)金額、采購(gòu)頻率、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購(gòu)方式。對(duì)于金額較小、采購(gòu)頻率較高的辦公用品，可采用集中采購(gòu)的方式，與供應(yīng)商簽訂框架協(xié)議，定期采購(gòu)。對(duì)于金額較大、技術(shù)要求較高的辦公用品，應(yīng)采用招標(biāo)采購(gòu)或競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式進(jìn)行采購(gòu)。4.供應(yīng)商選擇行政部門應(yīng)建立辦公用品供應(yīng)商名錄，選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、服務(wù)周到的供應(yīng)商作為合作伙伴。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)淘汰，并重新選擇合格的供應(yīng)商。五、辦公用品的驗(yàn)收與入庫(kù)1.驗(yàn)收辦公用品采購(gòu)到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員按照采購(gòu)合同或訂單的要求進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等，確保所采購(gòu)的辦公用品符合要求。對(duì)于驗(yàn)收不合格的辦公用品，行政部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨。2.入庫(kù)驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)《辦公用品入庫(kù)單》，注明辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。行政部門應(yīng)按照辦公用品的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，建立庫(kù)存臺(tái)賬，記錄辦公用品的出入庫(kù)情況。六、辦公用品的發(fā)放1.發(fā)放原則按需發(fā)放原則：根據(jù)員工的工作需求和辦公用品配備標(biāo)準(zhǔn)，合理發(fā)放辦公用品。限量發(fā)放原則：對(duì)于部分辦公用品，如打印紙、墨盒等，實(shí)行限量發(fā)放，控制使用量。以舊換新原則：對(duì)于可重復(fù)使用的辦公用品，如計(jì)算器、訂書(shū)機(jī)等，實(shí)行以舊換新制度。2.發(fā)放流程員工領(lǐng)取辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用辦公用品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門領(lǐng)取。行政部門根據(jù)員工填寫(xiě)的《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，按照辦公用品的庫(kù)存情況進(jìn)行發(fā)放，并在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。對(duì)于限量發(fā)放的辦公用品，行政部門應(yīng)在《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》上注明限量發(fā)放的數(shù)量和剩余可領(lǐng)用數(shù)量。3.特殊情況處理因工作需要臨時(shí)增加辦公用品需求的，員工應(yīng)填寫(xiě)《辦公用品臨時(shí)領(lǐng)用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門審批。行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行發(fā)放。對(duì)于因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因不再使用辦公用品的員工，應(yīng)及時(shí)將所領(lǐng)用的辦公用品交回行政部門。七、辦公用品的使用與保管1.使用要求員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，按照正確的方法使用，不得隨意損壞或丟棄。辦公用品應(yīng)專物專用，不得挪作他用。節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、復(fù)印，減少紙張浪費(fèi)；合理設(shè)置打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的參數(shù)，降低能耗。2.保管要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公用品的保管工作，確保辦公用品存放整齊、有序，避免丟失或損壞。辦公用品應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、安全的地方，防止受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等情況發(fā)生。對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)等，應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進(jìn)行管理，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。八、辦公用品的盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，原則上每月進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)核對(duì)辦公用品的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，如有差異，應(yīng)查明原因并及時(shí)調(diào)整庫(kù)存臺(tái)賬。2.不定期清查公司可根據(jù)實(shí)際情況，不定期對(duì)辦公用品進(jìn)行清查，檢查辦公用品的使用、保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，行政部門應(yīng)編制《辦公用品盤點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)情況、差異原因及處理結(jié)果，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于盤盈的辦公用品，應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于盤虧的辦公用品，應(yīng)查明原因，屬于正常損耗的，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定，浪費(fèi)辦公用品、隨意損壞或丟失辦公用品的員工，行政部門應(yīng)責(zé)令其改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括批評(píng)教育、警告、罰款等。對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的