企業(yè)檔案日常管理制度

企業(yè)檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強企業(yè)檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：企業(yè)檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映企業(yè)各項活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營、行政管理等活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及企業(yè)機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定企業(yè)檔案管理制度并組織實施。2.負責企業(yè)各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全與完整。5.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出銷毀意見，報經(jīng)批準后實施。6.負責向企業(yè)內(nèi)部各部門提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。7.對企業(yè)各部門的檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的真實、完整、準確。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部門的業(yè)務指導。3.按照檔案管理制度的要求，及時將整理好的檔案移交綜合管理部門集中保管。4.在工作中積極配合綜合管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：企業(yè)設立、變更、注銷的相關(guān)文件；企業(yè)章程、規(guī)章制度；會議文件、紀要；工作計劃、總結(jié)；人事任免文件；各類證書、榮譽等。2.經(jīng)營管理類：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案；合同協(xié)議、訂單；財務報表、審計報告；生產(chǎn)計劃、工藝流程；質(zhì)量檢驗報告等。3.人力資源類：員工招聘、培訓、考核、薪酬福利等相關(guān)資料；勞動合同、人事檔案等。4.基本建設類：項目立項、可行性研究報告；工程設計圖紙、施工方案；工程預決算文件；竣工驗收報告等。5.設備儀器類：設備采購合同、說明書、操作規(guī)程；設備安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)記錄；儀器校準證書等。6.科研技術(shù)類：科研項目立項文件、研究報告；技術(shù)創(chuàng)新成果、專利證書；產(chǎn)品研發(fā)資料等。（二）收集要求1.各部門應明確檔案收集責任人，按照檔案收集范圍及時收集本部門在工作中形成的各類文件資料。2.收集的檔案應保持原件的完整性，如有破損、缺頁等情況，應及時修復或補充。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般分為一級類目、二級類目和三級類目等。例如：行政管理類可分為企業(yè)管理、行政管理、黨群工作等二級類目，企業(yè)管理二級類目下可再分為企業(yè)設立、變更等三級類目。2.編號：為便于檔案的管理和查找，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案進行整理裝訂，確保整齊美觀。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便快速檢索。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。（二）保管方式1.檔案應按照分類、編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對重要檔案和電子檔案應進行備份存儲，備份介質(zhì)應異地存放，確保檔案的安全性。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案發(fā)霉、蟲蛀等情況，應采取相應的防治措施。（三）保管期限1.企業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的，對企業(yè)有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如企業(yè)章程、營業(yè)執(zhí)照、重大合同協(xié)議等。3.長期保管：凡是反映企業(yè)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對企業(yè)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。4.短期保管：凡是反映企業(yè)局部工作活動，在較短時間內(nèi)對企業(yè)有查考利用價值的檔案，列為短期保管。保管期限一般為5年至15年。五、檔案的利用（一）查閱權(quán)限1.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.涉及企業(yè)機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規(guī)定，經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導批準后方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人持經(jīng)批準的《檔案查閱申請表》到綜合管理部門辦理查閱登記手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、污損檔案，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意。（三）借閱權(quán)限1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，方可借閱。2.重要檔案的借閱需經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導批準。（四）借閱程序1.借閱人持經(jīng)批準的《檔案借閱申請表》到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。2.檔案管理人員應對借閱檔案進行登記，注明借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應按時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，如有損壞或丟失，借閱人應承擔相應責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務人員。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可提出銷毀意見。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行清查，逐卷逐件地審查檔案的內(nèi)容和保存價值。2.對擬銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀鑒定表》，詳細說明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、銷毀原因等信息。3.將《檔案銷毀鑒定表》報企業(yè)主管領(lǐng)導審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準銷毀的檔案，由綜合管理部門負責組織實施銷毀工作。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，防止失密。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件按照檔案分類編號順序錄入檔案管理信息系統(tǒng)。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行更新和維護，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.安裝殺毒軟件和防火墻，及時更新系統(tǒng)補丁，防范網(wǎng)絡病毒和惡意攻擊。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門綜合管理部門負責對企業(yè)各部門的檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、利用等工作是否符合要求。3.檔案管理人員的業(yè)務水平和工作責任心。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年至少組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分部門的檔案管理工作進行不定期抽查。