HQMS數(shù)據(jù)管理制度

HQMS數(shù)據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司HQMS數(shù)據(jù)管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性和安全性，規(guī)范數(shù)據(jù)的收集、錄入、存儲(chǔ)、使用、共享和維護(hù)等行為，保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及HQMS數(shù)據(jù)的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況，避免虛假、錯(cuò)誤數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。2.完整性原則：確保各類數(shù)據(jù)的全面性，不遺漏重要信息，保證數(shù)據(jù)鏈條的完整。3.及時(shí)性原則：數(shù)據(jù)的收集、錄入和更新應(yīng)及時(shí)，以滿足公司決策和業(yè)務(wù)運(yùn)營的實(shí)時(shí)需求。4.安全性原則：采取有效措施保護(hù)數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或丟失，確保數(shù)據(jù)的保密性和可用性。5.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)規(guī)范，合法合規(guī)地進(jìn)行數(shù)據(jù)管理活動(dòng)。二、數(shù)據(jù)管理職責(zé)分工（一）數(shù)據(jù)管理領(lǐng)導(dǎo)小組公司成立數(shù)據(jù)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)制定和審議公司HQMS數(shù)據(jù)管理的戰(zhàn)略規(guī)劃、方針政策和重大決策。2.協(xié)調(diào)解決數(shù)據(jù)管理過程中跨部門的重大問題，確保數(shù)據(jù)管理工作的順利推進(jìn)。3.監(jiān)督檢查數(shù)據(jù)管理工作的執(zhí)行情況，對數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行全面指導(dǎo)和決策支持。（二）數(shù)據(jù)管理部門（一般為人事部門）作為數(shù)據(jù)管理的牽頭部門，承擔(dān)以下職責(zé)：1.負(fù)責(zé)制定和完善HQMS數(shù)據(jù)管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃公司數(shù)據(jù)資源，協(xié)調(diào)各部門的數(shù)據(jù)收集、整理和錄入工作，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。3.負(fù)責(zé)HQMS系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)故障排除等，保障系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。4.組織開展數(shù)據(jù)質(zhì)量評估工作，定期對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性進(jìn)行檢查和分析，提出改進(jìn)措施并跟蹤落實(shí)。5.負(fù)責(zé)與外部機(jī)構(gòu)或合作伙伴的數(shù)據(jù)對接與協(xié)調(diào)工作，確保數(shù)據(jù)交互的順暢和安全。6.對公司員工進(jìn)行數(shù)據(jù)管理培訓(xùn)，提高員工的數(shù)據(jù)管理意識和技能水平。（三）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門相關(guān)HQMS數(shù)據(jù)的收集、整理、審核和錄入工作，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.按照公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定，及時(shí)更新和維護(hù)本部門的數(shù)據(jù)信息，保證數(shù)據(jù)的及時(shí)性和有效性。3.配合數(shù)據(jù)管理部門開展數(shù)據(jù)質(zhì)量評估工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行整改。4.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)管理流程和規(guī)范，合理使用數(shù)據(jù)，不得擅自泄露、篡改或?yàn)E用數(shù)據(jù)。三、數(shù)據(jù)收集與錄入（一）數(shù)據(jù)收集1.根據(jù)HQMS系統(tǒng)及業(yè)務(wù)需求，明確各類數(shù)據(jù)的收集范圍、內(nèi)容、渠道和頻率。各部門應(yīng)按照規(guī)定的要求和標(biāo)準(zhǔn)，按時(shí)、準(zhǔn)確地收集相關(guān)數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)收集應(yīng)采用多種方式，包括但不限于業(yè)務(wù)報(bào)表、文件資料、系統(tǒng)記錄、實(shí)地調(diào)查、員工反饋等。確保數(shù)據(jù)來源廣泛、可靠，能夠全面反映公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況。3.在數(shù)據(jù)收集過程中，應(yīng)明確數(shù)據(jù)的提供者和責(zé)任人，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)，需進(jìn)行雙人核對或交叉驗(yàn)證，防止數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或遺漏。4.各部門應(yīng)建立數(shù)據(jù)收集臺(tái)賬，詳細(xì)記錄數(shù)據(jù)收集的時(shí)間、來源、內(nèi)容、提供者等信息，以便追溯和查詢。（二）數(shù)據(jù)錄入1.收集到的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)錄入HQMS系統(tǒng)。錄入人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉數(shù)據(jù)錄入規(guī)范和系統(tǒng)操作流程，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.在錄入數(shù)據(jù)前，應(yīng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行初步審核，檢查數(shù)據(jù)是否完整、清晰、準(zhǔn)確，不符合要求的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)反饋給數(shù)據(jù)提供者進(jìn)行修正。3.錄入過程中應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)設(shè)定的字段和格式進(jìn)行操作，確保數(shù)據(jù)的一致性和規(guī)范性。對于重復(fù)數(shù)據(jù)或錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行處理，避免數(shù)據(jù)冗余或錯(cuò)誤累積。4.錄入完成后，錄入人員應(yīng)進(jìn)行自我校驗(yàn)，確保錄入的數(shù)據(jù)與原始數(shù)據(jù)一致。同時(shí)，數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)定期對錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)通知錄入人員進(jìn)行整改。四、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與安全（一）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)1.HQMS系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器上，服務(wù)器應(yīng)具備足夠的存儲(chǔ)空間和良好的性能，以滿足公司業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理的需求。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)應(yīng)按照數(shù)據(jù)類型、業(yè)務(wù)模塊等進(jìn)行分類管理，建立清晰的目錄結(jié)構(gòu)，便于數(shù)據(jù)的查找、調(diào)用和維護(hù)。3.定期對存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式包括全量備份、增量備份等，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.建立數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的訪問控制機(jī)制，嚴(yán)格限制對數(shù)據(jù)存儲(chǔ)區(qū)域的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問和操作。（二）數(shù)據(jù)安全1.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全防護(hù)意識教育，提高全體員工的數(shù)據(jù)安全意識，避免因人為疏忽導(dǎo)致的數(shù)據(jù)安全事故。2.采取技術(shù)手段保障數(shù)據(jù)安全，如安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。3.對HQMS系統(tǒng)的用戶權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。4.定期對數(shù)據(jù)安全狀況進(jìn)行評估和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全隱患。對于出現(xiàn)的數(shù)據(jù)安全事件，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處理，并及時(shí)向上級報(bào)告。5.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問和傳輸，對于涉及敏感信息的數(shù)據(jù)傳輸，應(yīng)采用加密技術(shù)進(jìn)行保護(hù)，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性。五、數(shù)據(jù)使用與共享（一）數(shù)據(jù)使用1.公司員工根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可在HQMS系統(tǒng)中查詢和使用相關(guān)數(shù)據(jù)。使用數(shù)據(jù)時(shí)應(yīng)遵循數(shù)據(jù)使用目的，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非工作目的。2.在使用數(shù)據(jù)過程中，應(yīng)保持?jǐn)?shù)據(jù)的原始性和完整性，不得對數(shù)據(jù)進(jìn)行惡意篡改、刪除或泄露。如因工作需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行加工處理，應(yīng)確保處理后的結(jié)果真實(shí)、準(zhǔn)確，并符合公司數(shù)據(jù)管理規(guī)定。3.各部門應(yīng)定期對本部門使用的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和總結(jié)，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。如有重要的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)或分析結(jié)論，應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）數(shù)據(jù)共享1.公司內(nèi)部的數(shù)據(jù)共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、可控的原則，確保共享數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.如需與其他部門共享數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)提供部門應(yīng)填寫《數(shù)據(jù)共享申請表》，明確共享數(shù)據(jù)的內(nèi)容、目的、共享對象和使用期限等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交數(shù)據(jù)管理部門審批。3.數(shù)據(jù)管理部門接到《數(shù)據(jù)共享申請表》后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，評估共享數(shù)據(jù)的安全性和合規(guī)性。對于符合共享?xiàng)l件的數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行共享設(shè)置，并通知共享對象。4.數(shù)據(jù)共享對象應(yīng)按照約定的用途和范圍使用共享數(shù)據(jù)，不得擅自將共享數(shù)據(jù)提供給第三方或用于其他未經(jīng)授權(quán)的目的。如因工作需要變更共享數(shù)據(jù)的使用范圍或期限，應(yīng)重新提交《數(shù)據(jù)共享申請表》進(jìn)行審批。六、數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控與考核（一）數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控1.數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)建立數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，定期對HQMS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和評估，監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性和一致性。2.數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控可采用多種方式，如數(shù)據(jù)抽樣檢查、邏輯校驗(yàn)、對比分析等。對于發(fā)現(xiàn)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。3.各部門應(yīng)積極配合數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控工作，如實(shí)提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，不得隱瞞或拒絕整改數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。（二）考核指標(biāo)與方法1.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量考核指標(biāo)體系，對各部門的數(shù)據(jù)管理工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括但不限于數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、完整性、及時(shí)性、數(shù)據(jù)錄入錯(cuò)誤率、數(shù)據(jù)整改完成率等。2.數(shù)據(jù)質(zhì)量考核采取定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核每月或每季度進(jìn)行一次，不定期抽查根據(jù)實(shí)際工作需要隨時(shí)開展。3.根據(jù)考核結(jié)果，對數(shù)據(jù)管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對數(shù)據(jù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評，并責(zé)令限期整改。連續(xù)多次數(shù)據(jù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或造成嚴(yán)重后果的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行責(zé)任追究。七、數(shù)據(jù)維護(hù)與更新（一）日常維護(hù)1.數(shù)據(jù)管理部門負(fù)責(zé)HQMS系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，包括系統(tǒng)運(yùn)行監(jiān)控、故障排除、性能優(yōu)化等，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)的正常訪問。2.定期對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和歸檔，刪除過期、無用的數(shù)據(jù)，優(yōu)化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，提高系統(tǒng)運(yùn)行效率。3.及時(shí)處理系統(tǒng)用戶反饋的問題和建議，對系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化和完善，以滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。（二）數(shù)據(jù)更新1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，各部門應(yīng)及時(shí)更新本部門相關(guān)的HQMS數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)更新應(yīng)遵循數(shù)據(jù)管理規(guī)定和流程，確保更新后的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。2.在進(jìn)行數(shù)據(jù)更新前，應(yīng)制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)更新計(jì)劃，明確更新內(nèi)容、時(shí)間、責(zé)任人等信息，并通知相關(guān)部門和人員做好準(zhǔn)備工作。3.數(shù)據(jù)更新完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核和測試，確保更新后的數(shù)據(jù)符合業(yè)務(wù)要求和數(shù)據(jù)管理規(guī)范。同時(shí)，應(yīng)及時(shí)將更新情況反饋給數(shù)據(jù)管理部門。八、培訓(xùn)與宣傳（一）數(shù)據(jù)管理培訓(xùn)1.數(shù)據(jù)管理部門應(yīng)定期組織公司員工進(jìn)行數(shù)據(jù)管理培訓(xùn)，提高員工的數(shù)據(jù)管理意識和技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括HQMS系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)收集與錄入規(guī)范、數(shù)據(jù)安全知識等。2.根據(jù)不同崗位和業(yè)務(wù)需求，制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案，確保培訓(xùn)內(nèi)容具有針對性和實(shí)用性。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)、實(shí)地操作指導(dǎo)等多種形式。3.鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)數(shù)據(jù)管理知識，不斷提升自身的數(shù)據(jù)管理能力。對于在數(shù)據(jù)管理方面表現(xiàn)突出的員工，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和表彰。（二）數(shù)據(jù)管