企業(yè)安全檔案管理制度

企業(yè)安全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全檔案管理，規(guī)范安全檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保安全檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司安全生產(chǎn)決策提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位安全檔案的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司安全檔案由公司安全管理部門統(tǒng)一收集、整理、歸檔和保管。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。安全檔案應(yīng)如實(shí)反映公司安全生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。3.分類科學(xué)原則。按照安全檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則。確保安全檔案的安全，防止檔案信息泄露。二、安全檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案。包括國(guó)家、地方及行業(yè)有關(guān)安全生產(chǎn)的法律法規(guī)、規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等文件。2.安全管理文件檔案。公司制定的安全管理制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等文件。3.安全會(huì)議檔案。公司召開的安全生產(chǎn)會(huì)議記錄、紀(jì)要等。4.安全檢查與隱患排查檔案。包括日常檢查、專項(xiàng)檢查、季節(jié)性檢查等記錄，隱患排查治理臺(tái)賬等。5.安全教育培訓(xùn)檔案。員工安全教育培訓(xùn)計(jì)劃、教材、記錄、考核成績(jī)等。6.安全事故檔案。事故報(bào)告、調(diào)查處理文件、事故分析報(bào)告等。7.安全設(shè)施設(shè)備檔案。安全設(shè)施設(shè)備的采購(gòu)、安裝、驗(yàn)收、維護(hù)、保養(yǎng)、檢測(cè)等記錄。8.職業(yè)健康檔案。員工職業(yè)健康體檢報(bào)告、職業(yè)病危害因素檢測(cè)報(bào)告等。9.應(yīng)急管理檔案。應(yīng)急預(yù)案演練記錄、應(yīng)急物資儲(chǔ)備清單等。10.其他安全檔案。與公司安全生產(chǎn)相關(guān)的其他文件、資料。（二）編號(hào)安全檔案編號(hào)采用分類號(hào)+年度號(hào)+順序號(hào)的方式。分類號(hào)按照上述分類順序依次用大寫字母表示，年度號(hào)用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，順序號(hào)用三位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。例如：A2023001，表示安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案中的2023年度第1份文件。三、安全檔案的收集與整理（一）收集1.各部門及所屬單位應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)安全檔案的收集工作，按照本制度的要求，及時(shí)將本部門產(chǎn)生的安全檔案資料收集齊全。2.安全檔案資料應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、錄像等多種形式。3.對(duì)于外來(lái)的與公司安全生產(chǎn)相關(guān)的文件、資料，如政府部門的通知、行業(yè)協(xié)會(huì)的資料等，由安全管理部門負(fù)責(zé)收集。（二）整理1.收集到的安全檔案資料應(yīng)進(jìn)行分類整理，按照本制度規(guī)定的分類方法和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。2.對(duì)紙質(zhì)文件應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)，去除金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)。3.電子文件應(yīng)按照分類進(jìn)行存儲(chǔ)，文件名應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找。4.照片、錄像等應(yīng)注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息，并進(jìn)行分類整理。四、安全檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門及所屬單位應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的安全檔案資料整理歸檔完畢，并移交公司安全管理部門。2.對(duì)于緊急或特殊情況產(chǎn)生的安全檔案資料，應(yīng)在事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的安全檔案資料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確、分類清晰、編號(hào)規(guī)范。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并制作備份，異地存放。五、安全檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門的安全檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保安全檔案的安全保管。（二）保管期限1.安全生產(chǎn)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范檔案、安全管理文件檔案、安全會(huì)議檔案等長(zhǎng)期保管。2.安全檢查與隱患排查檔案、安全教育培訓(xùn)檔案、應(yīng)急管理檔案等保管期限為5年。3.安全事故檔案、安全設(shè)施設(shè)備檔案、職業(yè)健康檔案等永久保管。（三）檔案保管1.安全檔案應(yīng)按照分類順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)安全檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和安全性。3.對(duì)超過(guò)保管期限的安全檔案，應(yīng)按照檔案銷毀程序進(jìn)行銷毀。六、安全檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱安全檔案。外部單位因工作需要查閱公司安全檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）查閱與借閱1.查閱安全檔案應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱內(nèi)容、目的、時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到安全管理部門查閱。2.借閱安全檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱內(nèi)容、目的、時(shí)間、歸還日期等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注。歸還檔案時(shí)，安全管理部門應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。（三）檔案復(fù)制因工作需要復(fù)制安全檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容、目的、份數(shù)等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期。七、安全檔案的銷毀（一）銷毀范圍對(duì)超過(guò)保管期限、已失去保存價(jià)值的安全檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.安全管理部門定期對(duì)保管期滿的安全檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)經(jīng)公司分管安全領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。3.銷毀安全檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。八、安全檔案管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司安全管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門及所屬單位安全檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。（二）考核將安全檔案管理工作納入公司安全生產(chǎn)考核體系，對(duì)檔案管理工作成績(jī)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案