企業(yè)存貨入庫管理制度

企業(yè)存貨入庫管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)企業(yè)存貨入庫管理，規(guī)范存貨入庫流程，確保存貨數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量合格、及時入庫，保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)所有存貨的入庫管理，包括原材料、輔助材料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品、周轉(zhuǎn)材料等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，簽訂采購合同，跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，確保所采購的存貨按時、按質(zhì)、按量到達(dá)企業(yè)。倉庫管理部門：負(fù)責(zé)存貨入庫的驗(yàn)收、保管、入庫手續(xù)辦理等工作，確保存貨安全、完整。質(zhì)量檢驗(yàn)部門：負(fù)責(zé)對入庫存貨進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，判定存貨是否合格，出具檢驗(yàn)報告。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核存貨入庫相關(guān)憑證，進(jìn)行賬務(wù)處理，確保存貨核算準(zhǔn)確。二、存貨采購與到貨通知1.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和庫存情況，制定采購計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確存貨的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨日期、交貨地點(diǎn)等詳細(xì)信息。2.到貨通知采購部門應(yīng)在預(yù)計(jì)到貨日期前[X]天，將存貨到貨信息通知倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)部門。到貨通知應(yīng)包括采購訂單號、存貨名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨日期等內(nèi)容。三、存貨入庫驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉庫管理部門在收到到貨通知后，應(yīng)安排好驗(yàn)收場地和人員，準(zhǔn)備好驗(yàn)收所需的工具和設(shè)備，如計(jì)量器具、檢測儀器等。2.數(shù)量驗(yàn)收倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)送貨單、采購訂單等憑證，對到貨存貨的數(shù)量進(jìn)行核對。采用計(jì)件方式的存貨，應(yīng)逐件清點(diǎn)數(shù)量；采用稱重、計(jì)量等方式的存貨，應(yīng)按照規(guī)定的計(jì)量方法進(jìn)行計(jì)量。如發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符，倉庫管理人員應(yīng)及時與送貨人員溝通，并做好記錄。對于短缺的存貨，應(yīng)要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)補(bǔ)足。3.質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)規(guī)范，對到貨存貨進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。檢驗(yàn)內(nèi)容包括外觀、尺寸、性能、質(zhì)量證明文件等。對于需要進(jìn)行理化檢驗(yàn)的存貨，應(yīng)按照規(guī)定的檢驗(yàn)方法進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)合格的存貨，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報告；質(zhì)量檢驗(yàn)不合格的存貨，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)及時通知采購部門和倉庫管理部門，并注明不合格原因。4.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的存貨，倉庫管理人員應(yīng)在送貨單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的存貨，倉庫管理人員應(yīng)拒絕辦理入庫手續(xù)，并將存貨單獨(dú)存放，做好標(biāo)識。采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。四、存貨入庫手續(xù)辦理1.入庫單填寫倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收合格的存貨實(shí)際情況，填寫入庫單。入庫單應(yīng)包括存貨名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、金額、入庫日期、倉庫名稱、貨位號等內(nèi)容。2.入庫單審核倉庫管理人員填寫完畢入庫單后，應(yīng)將入庫單提交給倉庫主管進(jìn)行審核。倉庫主管應(yīng)審核入庫單的內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，簽字是否齊全。審核無誤后，倉庫主管在入庫單上簽字確認(rèn)。3.入庫單傳遞倉庫主管將審核后的入庫單傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)部門應(yīng)審核入庫單與采購訂單、送貨單、檢驗(yàn)報告等憑證是否一致，審核無誤后進(jìn)行賬務(wù)處理。同時，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)入庫單將存貨按照規(guī)定的貨位進(jìn)行存放，并做好庫存記錄。五、特殊存貨入庫管理1.貴重物品入庫對于貴重物品，如金銀首飾、高檔電子產(chǎn)品等，應(yīng)實(shí)行雙人驗(yàn)收制度。驗(yàn)收人員應(yīng)仔細(xì)核對存貨的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等信息，并在驗(yàn)收報告上簽字確認(rèn)。貴重物品入庫后，應(yīng)存放在專門的保險柜或倉庫內(nèi)，實(shí)行專人保管。倉庫管理人員應(yīng)定期對貴重物品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.危險物品入庫危險物品的入庫管理應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。危險物品到貨后，倉庫管理人員應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后，倉庫管理人員應(yīng)按照危險物品的特性，將其存放在專門的危險物品倉庫內(nèi)，并做好標(biāo)識。危險物品倉庫應(yīng)配備相應(yīng)的安全設(shè)施和防護(hù)用品，倉庫管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守危險物品的保管規(guī)定，確保危險物品的安全。3.受托加工存貨入庫對于受托加工的存貨，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)加工合同和送貨單，對受托加工存貨的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對。受托加工存貨入庫后，倉庫管理人員應(yīng)單獨(dú)存放，并做好標(biāo)識。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)加工合同和入庫單，對受托加工存貨進(jìn)行核算。六、存貨入庫記錄與檔案管理1.入庫記錄倉庫管理人員應(yīng)建立存貨入庫臺賬，詳細(xì)記錄存貨的入庫日期、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。入庫臺賬應(yīng)定期與財務(wù)部門的存貨明細(xì)賬進(jìn)行核對，確保賬賬相符。2.檔案管理采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理存貨采購過程中的相關(guān)文件和資料，如采購訂單、合同、送貨單、檢驗(yàn)報告等，并將其歸檔保存。倉庫管理部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理存貨入庫過程中的相關(guān)文件和資料，如入庫單、驗(yàn)收報告等，并將其歸檔保存。檔案保存期限應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。七、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對存貨入庫管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，檢查采購訂單的執(zhí)行情況、存貨驗(yàn)收的準(zhǔn)確性、入庫手續(xù)的辦理情況等。對于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。2.定期盤點(diǎn)倉庫管理部門應(yīng)定期對存貨進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果應(yīng)及時上報給財務(wù)部門和企業(yè)管理層。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.日常檢查采購部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對存貨入庫管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。企業(yè)管理層應(yīng)不定期對存貨入庫管理工作進(jìn)行抽查，確保制度的有效執(zhí)行。八、罰則1.對于違反本制度規(guī)定，未按照要求辦理存貨入庫手續(xù)的，給予相關(guān)責(zé)任人警告處分，并責(zé)令其限期改正。2.對于因工作失誤，導(dǎo)致存貨數(shù)量不符、質(zhì)量不合格等情況的，給予相關(guān)責(zé)任人相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，并視情節(jié)輕重給