會(huì)計(jì)檔案賬簿管理制度

會(huì)計(jì)檔案賬簿管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案賬簿管理，保證會(huì)計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案賬簿管理工作。（三）定義1.會(huì)計(jì)檔案：指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.會(huì)計(jì)賬簿：是以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，對全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面、系統(tǒng)、連續(xù)、分類地記錄和核算的簿籍，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬以及其他輔助性賬簿。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一指導(dǎo)和監(jiān)督全公司的會(huì)計(jì)檔案賬簿管理工作，各分公司、子公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)本單位會(huì)計(jì)檔案賬簿的具體管理。2.依法合規(guī)原則。會(huì)計(jì)檔案賬簿管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本制度規(guī)定。3.安全保密原則。確保會(huì)計(jì)檔案賬簿的安全，防止會(huì)計(jì)檔案信息泄露。4.便于利用原則。建立健全會(huì)計(jì)檔案賬簿管理制度，便于會(huì)計(jì)檔案的查閱、使用和保管。二、會(huì)計(jì)檔案賬簿的歸檔范圍（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，對總賬所屬明細(xì)科目進(jìn)行詳細(xì)核算的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財(cái)務(wù)情況說明書，對公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行說明的書面文件。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單。3.納稅申報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。三、會(huì)計(jì)檔案賬簿的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證1.每月終了，會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將本月的會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行整理。按照憑證編號(hào)順序，去掉憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。2.整理好的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序，外加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂線上加貼封簽，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。3.會(huì)計(jì)憑證封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止日期、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.年度終了，各種賬簿在結(jié)轉(zhuǎn)下年、建立新賬后，一般都要把舊賬送交總賬會(huì)計(jì)集中統(tǒng)一整理。2.賬簿在裝訂前，應(yīng)檢查賬頁是否齊全，序號(hào)排列是否連續(xù)。發(fā)現(xiàn)有缺號(hào)、跳行的，應(yīng)按規(guī)定方法更正，并加蓋記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）名章。3.賬簿裝訂時(shí)，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個(gè)賬戶賬頁是否齊全，是否按順序排列。然后按會(huì)計(jì)賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底的順序裝訂。4.活頁賬簿裝訂時(shí)，應(yīng)將空白賬頁抽去，已使用的賬頁按順序編定頁碼，另加封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。5.會(huì)計(jì)賬簿封面應(yīng)注明單位名稱、賬簿名稱、年度、月份等內(nèi)容。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按月、季分別整理，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)在年度終了后及時(shí)整理。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行整理，加具封面，裝訂成冊。封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、報(bào)表名稱等內(nèi)容。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的裝訂順序?yàn)椋悍饷妗⒕幹普f明、各種報(bào)表、補(bǔ)充資料、封底。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單應(yīng)按月或按季整理，單獨(dú)裝訂成冊。2.納稅申報(bào)表應(yīng)按月份或季度整理，與相關(guān)會(huì)計(jì)憑證一起裝訂。3.會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按規(guī)定格式填寫，單獨(dú)裝訂保存。四、會(huì)計(jì)檔案賬簿的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證的保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿的保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的保管期限為：月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告為10年，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告為永久保存。4.其他會(huì)計(jì)資料的保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單為10年；納稅申報(bào)表為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊、銷毀清冊為永久保存。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會(huì)計(jì)檔案保管庫（室），配備必要的安全防護(hù)設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全保管。2.會(huì)計(jì)檔案保管庫（室）應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定要求。3.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限、類別等進(jìn)行排列，便于查找和利用。（三）保管要求1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。2.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.會(huì)計(jì)檔案保管庫（室）應(yīng)實(shí)行專人專管制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入。4.會(huì)計(jì)檔案保管庫（室）應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。五、會(huì)計(jì)檔案賬簿的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案賬簿的，應(yīng)填寫《會(huì)計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接待查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和范圍內(nèi)查閱，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出查閱地點(diǎn)。3.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，也不得抽換會(huì)計(jì)憑證、賬頁、報(bào)表等。如因特殊需要，確需復(fù)印、拍照等，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）借閱1.公司外部單位因工作需要借閱會(huì)計(jì)檔案賬簿的，應(yīng)持有單位介紹信，填寫《會(huì)計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)出具正式借條，注明借閱會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)歸還日期等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照借條內(nèi)容進(jìn)行登記，并由借閱人員簽字確認(rèn)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的會(huì)計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容。歸還時(shí)，應(yīng)保證會(huì)計(jì)檔案的完整無損，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、會(huì)計(jì)檔案賬簿的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。（二）銷毀程序1.由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門對擬銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全面清查和核對，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列明會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門、檔案管理部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。七、會(huì)計(jì)檔案賬簿管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對會(huì)計(jì)檔案賬簿管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.會(huì)計(jì)檔案賬簿管理制度的執(zhí)行情況。2.會(huì)計(jì)檔案賬簿的整理、裝訂、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否規(guī)范。3.會(huì)計(jì)檔案賬簿的安全保管情況，包括保管設(shè)施、環(huán)境等是否符合要求。4.會(huì)計(jì)檔案賬簿管理人員的職責(zé)履行情況。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2