中職院校采購管理制度

中職院校采購管理制度總則目的為規(guī)范中職院校采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保證采購質(zhì)量，促進廉政建設(shè)，特制定本制度。適用范圍本制度適用于中職院校各部門、各專業(yè)教學(xué)所需物資、設(shè)備、服務(wù)等的采購活動?；驹瓌t1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。2.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，對所有符合條件的供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭，公正評標。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求經(jīng)濟效益最大化，降低采購成本。4.誠信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。采購組織與職責(zé)采購管理部門學(xué)校設(shè)立采購管理部門，負責(zé)統(tǒng)籌全校采購工作，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善采購管理制度、流程和標準。2.編制年度采購預(yù)算，審核各部門采購申請。3.建立和管理供應(yīng)商庫，組織供應(yīng)商的考察、評估和選擇。4.組織采購招標、談判、詢價等采購活動。5.監(jiān)督采購合同的簽訂、執(zhí)行和驗收。6.協(xié)調(diào)處理采購過程中的爭議和投訴。使用部門各使用部門負責(zé)提出采購需求，參與采購過程中的技術(shù)要求制定、供應(yīng)商選擇、驗收等工作，其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)教學(xué)、科研、管理等實際需要，準確提出采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等詳細需求。2.配合采購管理部門進行供應(yīng)商考察、評估和選擇。3.參與采購合同的起草、審核，確保合同條款符合本部門需求。4.負責(zé)采購項目的驗收工作，對驗收結(jié)果負責(zé)。財務(wù)部門財務(wù)部門負責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核和財務(wù)管理，其主要職責(zé)包括：1.審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.按照合同約定和財務(wù)制度，及時支付采購款項。3.對采購資金的使用情況進行監(jiān)督和審計。采購預(yù)算管理預(yù)算編制1.各使用部門應(yīng)于每年[具體時間]前，根據(jù)本部門下一年度教學(xué)、科研、管理等工作計劃，編制采購預(yù)算草案，詳細列出采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計金額等。2.采購管理部門對各使用部門提交的采購預(yù)算草案進行匯總、審核和平衡，結(jié)合學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃和財力狀況，編制學(xué)校年度采購預(yù)算。3.年度采購預(yù)算經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。預(yù)算調(diào)整1.在預(yù)算執(zhí)行過程中，因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，使用部門應(yīng)提出書面申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整項目及金額等。2.采購管理部門對預(yù)算調(diào)整申請進行審核，提出審核意見，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準的預(yù)算調(diào)整事項，應(yīng)及時通知財務(wù)部門調(diào)整相應(yīng)預(yù)算。采購方式公開招標1.公開招標是指采購人按照法定程序，通過發(fā)布招標公告的方式，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標，從中擇優(yōu)選擇中標供應(yīng)商的采購方式。2.達到下列標準之一的采購項目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標方式：貨物類采購項目，單項或批量采購金額達到[具體金額]以上。服務(wù)類采購項目，單項或批量采購金額達到[具體金額]以上。工程類采購項目，單項合同估算價達到[具體金額]以上。3.公開招標采購項目應(yīng)按照以下程序進行：采購管理部門編制招標文件，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、評標標準等要求。在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標公告，邀請潛在供應(yīng)商報名參加投標。對報名供應(yīng)商進行資格預(yù)審，確定符合條件的供應(yīng)商名單。組織開標、評標活動，按照評標標準確定中標候選人。發(fā)布中標公告，向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。邀請招標1.邀請招標是指采購人依法從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機邀請[具體數(shù)量]家以上供應(yīng)商，并以投標邀請書的方式，邀請其參加投標的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的。采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的。3.邀請招標采購項目應(yīng)按照以下程序進行：采購管理部門確定邀請供應(yīng)商名單，向其發(fā)出投標邀請書。供應(yīng)商按照投標邀請書的要求編制投標文件，在規(guī)定時間內(nèi)提交投標文件。組織開標、評標活動，按照評標標準確定中標候選人。發(fā)布中標公告，向中標供應(yīng)商發(fā)出中標通知書，并與中標供應(yīng)商簽訂采購合同。競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應(yīng)資格條件的不少于[具體數(shù)量]家供應(yīng)商分別進行談判，從中確定成交供應(yīng)商的采購方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的。技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的。采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的。不能事先計算出價格總額的。3.競爭性談判采購項目應(yīng)按照以下程序進行：采購管理部門成立談判小組，制定談判文件，明確談判程序、談判內(nèi)容、合同草案條款等。確定參加談判的供應(yīng)商名單，向其發(fā)出談判邀請書。組織談判活動，談判小組與供應(yīng)商分別進行談判，要求供應(yīng)商提交最后報價。談判小組從質(zhì)量和服務(wù)均能滿足采購文件實質(zhì)性響應(yīng)要求的供應(yīng)商中，按照最后報價由低到高的順序提出成交候選人。采購管理部門確定成交供應(yīng)商，發(fā)布成交公告，向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應(yīng)商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的。發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的。必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.單一來源采購項目應(yīng)按照以下程序進行：采購管理部門提出單一來源采購申請，說明采購項目的名稱、采購內(nèi)容、擬采購供應(yīng)商名稱等情況，并提供采用單一來源采購方式的理由及相關(guān)證明材料。學(xué)校組織相關(guān)部門和專家對單一來源采購申請進行論證，形成論證意見。采購管理部門將單一來源采購申請及論證意見報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準后，采購管理部門與擬采購供應(yīng)商進行協(xié)商，簽訂采購合同。詢價1.詢價是指采購人向有關(guān)供應(yīng)商發(fā)出詢價單讓其報價，在報價基礎(chǔ)上進行比較并確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。2.采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。3.詢價采購項目應(yīng)按照以下程序進行：采購管理部門成立詢價小組，編制詢價文件，明確采購項目的技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款、報價要求等。確定被詢價的供應(yīng)商名單，向其發(fā)出詢價通知書。供應(yīng)商按照詢價通知書的要求一次性報出不得更改的價格。詢價小組對供應(yīng)商的報價進行比較，確定成交供應(yīng)商。采購管理部門發(fā)布成交公告，向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書，并與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購流程采購申請1.使用部門根據(jù)實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、預(yù)算金額、申請理由等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認。2.《采購申請表》提交至采購管理部門。采購審批1.采購管理部門收到《采購申請表》后，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預(yù)算合理性等進行審核。2.對于金額較小的采購項目，由采購管理部門負責(zé)人審批；對于金額較大的采購項目，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。采購實施1.根據(jù)采購審批結(jié)果，采購管理部門按照確定的采購方式組織實施采購活動。采用公開招標、邀請招標方式的，按照相關(guān)法律法規(guī)和程序進行招標。采用競爭性談判、單一來源采購、詢價方式的，按照相應(yīng)的采購程序進行操作。2.在采購過程中，采購管理部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，確保采購活動順利進行。合同簽訂1.采購項目確定中標或成交供應(yīng)商后，采購管理部門應(yīng)及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂后，應(yīng)報財務(wù)部門備案。驗收1.采購項目到貨后，使用部門應(yīng)及時組織驗收。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同及相關(guān)標準對采購貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行檢查和測試，填寫《驗收報告》。3.對于驗收合格的采購項目，驗收人員在《驗收報告》上簽字確認；對于驗收不合格的采購項目，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。付款1.采購項目驗收合格后，供應(yīng)商憑采購合同、發(fā)票、驗收報告等資料向財務(wù)部門申請付款。2.財務(wù)部門按照合同約定和財務(wù)制度，對付款申請進行審核，審核無誤后辦理付款手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商準入1.采購管理部門建立供應(yīng)商庫，明確供應(yīng)商準入條件，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面。2.潛在供應(yīng)商向采購管理部門提交《供應(yīng)商準入申請表》，并提供相關(guān)證明材料。3.采購管理部門對供應(yīng)商提交的申請和材料進行審核，必要時進行實地考察。4.經(jīng)審核合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商庫。供應(yīng)商評估與考核1.采購管理部門定期對供應(yīng)商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.建立供應(yīng)商評估與考核指標體系，采用定量與定性相結(jié)合的方式進行評估。3.根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、限期整改或淘汰。供應(yīng)商動態(tài)管理1.采購管理部門及時更新供應(yīng)商庫信息，包括供應(yīng)商的基本情況、業(yè)績表現(xiàn)、合作記錄等。2.對于發(fā)生重大變化的供應(yīng)商，如企業(yè)改制、經(jīng)營范圍變更、質(zhì)量事故等，采購管理部門應(yīng)及時進行重新評估和審核。采購監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校設(shè)立采購監(jiān)督小組，負責(zé)對采購活動進行全程監(jiān)督。2.采購監(jiān)督小組對采購項目的立項、預(yù)算、招標、合同簽訂、驗收、付款等環(huán)節(jié)進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。審計監(jiān)督1.學(xué)校審計部門定期對采購項目進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性。2.審計部門對采購項目的預(yù)算執(zhí)行情況、采購程序執(zhí)行情況、合同履行情況等進行審計，對發(fā)現(xiàn)的問題依法依規(guī)進行處理。爭議處理與投訴爭議處理1.在采購過程中，采購各方如發(fā)生爭議，應(yīng)首先通過友好協(xié)商解決。2.協(xié)商不成的，可以按照采購合同約定的爭議解決方式進行處