后勤總務(wù)室管理制度

后勤總務(wù)室管理制度一、總則（一）目的為加強公司后勤總務(wù)管理，規(guī)范后勤總務(wù)工作流程，提高后勤服務(wù)質(zhì)量和效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司后勤總務(wù)室全體工作人員，以及與后勤總務(wù)工作相關(guān)的各項業(yè)務(wù)和活動。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則后勤總務(wù)工作以服務(wù)公司全體員工為宗旨，樹立主動服務(wù)意識，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平，滿足員工的合理需求。2.規(guī)范高效原則建立健全各項規(guī)章制度和工作流程，明確崗位職責(zé)，嚴格工作標(biāo)準(zhǔn)，確保后勤總務(wù)工作規(guī)范有序、高效運行。3.勤儉節(jié)約原則倡導(dǎo)節(jié)約意識，合理利用資源，降低運營成本，杜絕鋪張浪費，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.安全第一原則加強安全管理，落實安全責(zé)任，確保公司辦公區(qū)域、生活區(qū)域及各類設(shè)施設(shè)備的安全，保障員工的生命財產(chǎn)安全。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)后勤總務(wù)室設(shè)主任一名，副主任若干名，下設(shè)行政事務(wù)組、物業(yè)管理組、采購供應(yīng)組、車輛管理組等職能小組。（二）職責(zé)分工1.后勤總務(wù)室主任全面負責(zé)后勤總務(wù)室的管理工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。協(xié)調(diào)與公司其他部門的工作關(guān)系，確保后勤服務(wù)工作與公司整體運營相匹配。審核后勤總務(wù)各項費用支出，控制成本預(yù)算。定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報工作情況，及時解決工作中出現(xiàn)的問題。2.行政事務(wù)組負責(zé)公司文件、檔案的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作。安排公司會議、活動的籌備和組織工作，包括場地布置、會議資料準(zhǔn)備等。管理公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購、發(fā)放和維護工作。負責(zé)公司印章的管理和使用，嚴格執(zhí)行印章使用審批制度。辦理公司員工的入職、離職、調(diào)動等手續(xù)，負責(zé)人事檔案的整理和保管。3.物業(yè)管理組負責(zé)公司辦公區(qū)域、生活區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，制定衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和清潔計劃，并監(jiān)督執(zhí)行。維護公司辦公區(qū)域、生活區(qū)域的設(shè)施設(shè)備，包括水電、空調(diào)、電梯等，及時處理設(shè)施設(shè)備故障。負責(zé)公司安全保衛(wèi)工作，制定安全制度和應(yīng)急預(yù)案，加強門禁管理、巡邏檢查等，確保公司安全。管理公司的綠化工作，營造良好的辦公環(huán)境。4.采購供應(yīng)組根據(jù)公司需求，制定采購計劃，負責(zé)各類物資、設(shè)備的采購工作。選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和管理。負責(zé)采購物資的驗收、入庫、存儲和發(fā)放工作，確保物資質(zhì)量和數(shù)量準(zhǔn)確無誤?？刂撇少彸杀?，進行市場調(diào)研，尋找性價比高的采購渠道和物資。5.車輛管理組負責(zé)公司車輛的調(diào)度、使用和日常維護管理工作。制定車輛使用計劃，合理安排車輛出行，提高車輛使用效率。辦理車輛保險、年檢等相關(guān)手續(xù)，確保車輛合法合規(guī)運行。對駕駛員進行安全教育和培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。三、行政事務(wù)管理（一）文件與檔案管理1.文件收發(fā)公司外來文件由行政事務(wù)組專人負責(zé)簽收、登記，注明文件名稱、文號、發(fā)文單位、日期等信息。及時將文件呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門閱辦，并跟蹤文件辦理情況。公司內(nèi)部文件由各部門起草，經(jīng)部門負責(zé)人審核后交行政事務(wù)組統(tǒng)一編號、印發(fā)。文件印發(fā)后，行政事務(wù)組負責(zé)將文件分發(fā)至各部門，并做好分發(fā)記錄。2.檔案管理建立公司檔案管理制度，明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔范圍。各部門應(yīng)及時將工作中形成的各類文件、資料、報表等整理歸檔，移交行政事務(wù)組統(tǒng)一保管。行政事務(wù)組對檔案進行分類整理、編號裝訂，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案索引，便于查詢和利用。嚴格檔案借閱制度，因工作需要借閱檔案的，需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人和檔案管理人員批準(zhǔn)后方可借閱，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。（二）會議與活動組織1.會議組織根據(jù)公司工作安排，提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并發(fā)布會議通知。做好會議場地的布置工作，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、會議資料準(zhǔn)備等。安排專人負責(zé)會議記錄，準(zhǔn)確記錄會議內(nèi)容、決議和工作要求，并及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送至參會人員。跟蹤會議決議的執(zhí)行情況，確保會議精神得到有效落實。2.活動組織策劃公司內(nèi)部的各類活動，如員工生日會、節(jié)日慶?；顒?、團隊建設(shè)活動等，制定活動方案，明確活動目的、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等。負責(zé)活動的籌備工作，包括場地租賃、物資采購、節(jié)目安排、宣傳推廣等。組織活動實施，確?；顒禹樌M行，做好現(xiàn)場協(xié)調(diào)和安全保障工作?；顒咏Y(jié)束后，及時進行總結(jié)評估，收集員工反饋意見，為今后活動的開展提供經(jīng)驗參考。（三）辦公用品與設(shè)備管理1.辦公用品管理制定辦公用品采購計劃，根據(jù)各部門需求，定期采購辦公用品。建立辦公用品庫存管理制度，對辦公用品進行分類存放、標(biāo)識清晰，做好出入庫登記。各部門根據(jù)工作需要領(lǐng)用辦公用品，填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后到行政事務(wù)組領(lǐng)取。定期對辦公用品庫存進行盤點，確保賬物相符，對積壓、損壞的辦公用品及時進行清理和處理。2.辦公設(shè)備管理負責(zé)公司辦公設(shè)備的采購、選型和配置工作，根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和預(yù)算，選擇合適的辦公設(shè)備。對新采購的辦公設(shè)備進行驗收、安裝和調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。建立辦公設(shè)備檔案，記錄設(shè)備型號、購買時間、維修保養(yǎng)情況等信息。定期對辦公設(shè)備進行維護保養(yǎng)，制定維護保養(yǎng)計劃，安排專業(yè)人員進行維修，延長設(shè)備使用壽命。對于損壞無法修復(fù)或已達到報廢年限的辦公設(shè)備，按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定進行報廢處理。（四）印章管理1.公司印章由行政事務(wù)組專人負責(zé)保管，設(shè)立印章使用登記簿，詳細記錄印章使用情況。2.印章使用必須嚴格履行審批手續(xù)，使用部門填寫印章使用申請表，注明使用事由、蓋章文件名稱、份數(shù)等信息，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到行政事務(wù)組蓋章。3.嚴禁在空白紙張、空白合同等文件上加蓋印章。如因工作需要確需先蓋章的，必須在蓋章后及時填寫文件內(nèi)容，并由專人負責(zé)跟蹤文件的使用情況。4.印章管理人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，如發(fā)現(xiàn)印章丟失或被盜用，應(yīng)立即報告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)措施。（五）人事手續(xù)辦理1.員工入職手續(xù)新員工入職前，行政事務(wù)組負責(zé)通知其準(zhǔn)備相關(guān)入職資料，包括身份證、學(xué)歷證書、離職證明等。新員工入職當(dāng)天，行政事務(wù)組為其辦理入職手續(xù)，包括填寫入職登記表、簽訂勞動合同、發(fā)放工作牌、辦公用品等。組織新員工參加入職培訓(xùn)，介紹公司基本情況、規(guī)章制度、企業(yè)文化等內(nèi)容，使其盡快熟悉公司環(huán)境和工作要求。2.員工離職手續(xù)員工提出離職申請后，需填寫離職申請表，經(jīng)部門負責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交行政事務(wù)組辦理離職手續(xù)。行政事務(wù)組負責(zé)收回員工工作牌、辦公用品、鑰匙等物品，并檢查其是否有未歸還的公司財物或未結(jié)清的借款。通知財務(wù)部門核算員工工資、獎金、福利等費用，辦理離職結(jié)算手續(xù)。辦理員工社保、公積金減員手續(xù)，以及人事檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)。3.員工調(diào)動手續(xù)員工因工作需要進行調(diào)動時，由調(diào)入部門和調(diào)出部門協(xié)商一致后，填寫員工調(diào)動申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交行政事務(wù)組辦理調(diào)動手續(xù)。行政事務(wù)組負責(zé)調(diào)整員工的工作崗位、工資待遇等信息，并通知相關(guān)部門和人員。辦理員工人事檔案的轉(zhuǎn)移手續(xù)，確保員工檔案信息的準(zhǔn)確和完整。四、物業(yè)管理（一）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定公司辦公區(qū)域、生活區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和清潔計劃，明確各區(qū)域的清潔頻次、清潔內(nèi)容和責(zé)任人。2.安排專業(yè)保潔人員按照清潔計劃進行日常清潔工作，包括地面清掃、門窗擦拭、衛(wèi)生間清潔、垃圾清運等，確保辦公區(qū)域和生活區(qū)域環(huán)境整潔。3.定期對公共區(qū)域進行消毒殺菌，預(yù)防疾病傳播，保障員工身體健康。4.加強對環(huán)境衛(wèi)生的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時通知保潔人員進行整改，確保環(huán)境衛(wèi)生質(zhì)量達到標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）設(shè)施設(shè)備維護1.建立設(shè)施設(shè)備管理制度，對公司辦公區(qū)域、生活區(qū)域的設(shè)施設(shè)備進行分類管理，明確設(shè)備維護保養(yǎng)責(zé)任人和維護保養(yǎng)周期。2.安排專業(yè)維修人員定期對設(shè)施設(shè)備進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障和安全隱患，并進行維修和處理。3.對于突發(fā)的設(shè)施設(shè)備故障，維修人員應(yīng)在接到通知后及時趕到現(xiàn)場進行搶修，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常運行，減少對公司工作的影響。4.定期對設(shè)施設(shè)備進行維護保養(yǎng)，包括設(shè)備清潔、潤滑、調(diào)試、零部件更換等，延長設(shè)備使用壽命，提高設(shè)備運行效率。5.做好設(shè)施設(shè)備維修保養(yǎng)記錄，建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備維修保養(yǎng)情況、更換零部件信息等，為設(shè)備管理提供依據(jù)。（三）安全保衛(wèi)管理1.制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作目標(biāo)、任務(wù)和要求，落實安全保衛(wèi)責(zé)任。2.加強門禁管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，安排專人負責(zé)門禁值守，對進出公司的人員和車輛進行嚴格登記和檢查，嚴禁無關(guān)人員和車輛進入公司。3.定期進行巡邏檢查，制定巡邏路線和巡邏時間表，安排保安人員對公司辦公區(qū)域、生活區(qū)域進行定時巡邏，重點檢查安全設(shè)施設(shè)備運行情況、門窗關(guān)閉情況、有無異常聲響等，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.安裝監(jiān)控系統(tǒng)，對公司重點區(qū)域進行實時監(jiān)控，確保公司安全。監(jiān)控資料應(yīng)保存一定期限，以備查閱。5.制定安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織安全演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。如發(fā)生火災(zāi)、盜竊、突發(fā)事件等，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取相應(yīng)措施進行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。（四）綠化管理1.制定公司綠化工作計劃，合理規(guī)劃綠化區(qū)域，選擇適合當(dāng)?shù)貧夂蚝铜h(huán)境的植物品種進行種植。2.安排專人負責(zé)綠化養(yǎng)護工作，包括澆水、施肥、修剪、病蟲害防治等，確保綠化植物生長良好，景觀效果美觀。3.定期對綠化區(qū)域進行檢查，及時清理枯枝落葉、雜草雜物等，保持綠化區(qū)域整潔衛(wèi)生。4.根據(jù)季節(jié)變化和公司整體環(huán)境需求，適時調(diào)整綠化布局和植物品種，營造舒適、美觀的辦公環(huán)境。五、采購供應(yīng)管理（一）采購計劃制定1.各部門根據(jù)工作需要，提前向采購供應(yīng)組提交物資采購申請，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息。2.采購供應(yīng)組對各部門的采購申請進行匯總、分析，結(jié)合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。3.采購計劃經(jīng)后勤總務(wù)室主任審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。如遇特殊情況需要臨時采購的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商評估體系，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)等方式，選擇合格的供應(yīng)商。對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等方面進行綜合評估，確定入圍供應(yīng)商名單。2.與入圍供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資供應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。3.定期對供應(yīng)商進行評估和管理，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的供貨情況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格變動、售后服務(wù)等信息。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進行淘汰或整改。（三）采購實施1.根據(jù)采購計劃，采購供應(yīng)組選擇合適的采購方式進行物資采購，如詢價采購、招標(biāo)采購、競爭性談判等。2.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款，確保采購合同的合法性和有效性。3.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商違約行為，應(yīng)按照合同約定追究其責(zé)任。（四）物資驗收與入庫1.物資到貨后，采購供應(yīng)組通知相關(guān)部門和人員進行驗收。驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質(zhì)量等進行認真檢查，確保物資符合要求。2.驗收合格的物資，由驗收人員填寫驗收報告，并辦理入庫手續(xù)。入庫物資應(yīng)分類存放、標(biāo)識清晰，做好入庫登記。3.對于驗收不合格的物資，采購供應(yīng)組應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，應(yīng)按照合同約定要求供應(yīng)商賠償。（五）物資存儲與發(fā)放1.建立物資庫存管理制度，對入庫物資進行分類管理，設(shè)置合理的庫存限額，確保物資存儲安全、有序。2.定期對物資庫存進行盤點，做到賬物相符。如發(fā)現(xiàn)庫存物資短缺、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并進行處理。3.各部門根據(jù)工作需要領(lǐng)用物資時，填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后到采購供應(yīng)組領(lǐng)取。采購供應(yīng)組按照審批后的領(lǐng)用申請表發(fā)放物資，并做好發(fā)放記錄。六、車輛管理（一）車輛調(diào)度1.根據(jù)公司工作需要，制定車輛使用計劃，合理安排車輛出行。車輛使用計劃應(yīng)明確車輛使用時間、地點、任務(wù)、駕駛員等信息。2.建立車輛調(diào)度登記制度，對車輛使用情況進行詳細記錄。車輛調(diào)度人員應(yīng)根據(jù)車輛使用計劃，及時調(diào)度車輛，確保車輛按時到達指定地點。3.優(yōu)先保障公司重要公務(wù)活動和緊急任務(wù)的車輛使用需求，合理安排其他車輛使用，提高車輛使用效率。（二）車輛使用1.公司員工因工作需要使用車輛時，應(yīng)提前填寫車輛使用申請表，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后交車輛管理組調(diào)度。2.駕駛員接到車輛調(diào)度通知后，應(yīng)按時到達指定地點出車，并確保車輛整潔、衛(wèi)生，車內(nèi)設(shè)施設(shè)備完好。3.駕駛員在車輛行駛過程中，應(yīng)嚴格遵守交通規(guī)則，安全駕駛，確保行車安全。如因違反交通規(guī)則造成的罰款、扣分等責(zé)任由駕駛員自行承擔(dān)。4.車輛使用完畢后，駕駛員應(yīng)及時將車輛返回公司，并做好車輛清潔、檢查等工作，將車輛停放在指定位置。（三）車輛維護1.建立車輛定期維護保養(yǎng)制度，制定車輛維護保養(yǎng)計劃，明確維護保養(yǎng)項目、周期和責(zé)任人。2.駕駛員應(yīng)按照車輛維護保養(yǎng)計劃，定期對車輛進行維護保養(yǎng)，包括車輛清潔、機油更換、輪胎檢查、剎車系統(tǒng)調(diào)試等。3.車輛出現(xiàn)故障時，駕駛員應(yīng)及時報告車輛管理組，由車輛管理組安排專業(yè)維修人員進行維修。維修人員應(yīng)認真檢查車輛故障原因，及時修復(fù)車