合同專用章管理制度

合同專用章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同專用章的管理，規(guī)范合同專用章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在簽訂各類合同、協(xié)議、文件等涉及經(jīng)濟(jì)往來或具有法律效力的文書時對合同專用章的使用與管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同專用章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)合同專用章的保管與使用，確保印章使用的安全性和規(guī)范性。3.審批備案原則：所有合同專用章的使用均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并進(jìn)行備案登記。4.風(fēng)險防控原則：通過規(guī)范印章使用流程，有效防范因印章使用不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。二、合同專用章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制合同專用章時，由行政部門統(tǒng)一向公安機(jī)關(guān)提出申請，并按照公安機(jī)關(guān)的要求提供相關(guān)材料。2.行政部門負(fù)責(zé)與具有合法資質(zhì)的印章刻制單位簽訂刻章合同，明確刻章規(guī)格、材質(zhì)、價格、交付時間等條款。3.合同專用章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時將印章移交至指定的保管人員，并辦理交接手續(xù)。交接清單應(yīng)詳細(xì)記錄印章的名稱、規(guī)格、數(shù)量、啟用時間等信息。（二）啟用1.合同專用章啟用前，行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的使用范圍、保管人員、審批流程等事項。2.保管人員應(yīng)在啟用通知發(fā)布后，及時將合同專用章的印模留存歸檔，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，確保全體員工知曉印章的樣式及啟用信息。（三）廢止1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因需要廢止合同專用章時，由行政部門提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理印章廢止手續(xù)。2.廢止的合同專用章應(yīng)及時上繳至行政部門，由行政部門統(tǒng)一進(jìn)行封存保管，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，參與銷毀的人員應(yīng)簽字確認(rèn)。3.行政部門應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布廢止通知，明確廢止印章的名稱、廢止時間等信息，確保全體員工不再使用廢止印章簽訂合同或其他文件。三、合同專用章的保管（一）保管人員1.公司指定專人負(fù)責(zé)合同專用章的保管工作，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉公司印章管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，如因工作調(diào)動或其他原因需要更換保管人員時，應(yīng)及時辦理印章交接手續(xù)。交接手續(xù)應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，確保印章交接的準(zhǔn)確性和安全性。（二）保管要求1.合同專用章應(yīng)存放在安全可靠的保險柜或其他專用保管設(shè)備中，實(shí)行雙人雙鎖保管制度，確保印章的存放安全。2.保管人員應(yīng)妥善保管合同專用章，不得將印章隨意轉(zhuǎn)借他人或帶出公司辦公區(qū)域使用。如因工作需要必須攜帶印章外出時，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全防范措施。3.保管人員應(yīng)定期對合同專用章進(jìn)行檢查，確保印章的完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并按照本制度規(guī)定進(jìn)行處理。四、合同專用章的使用（一）使用范圍合同專用章僅用于簽訂公司對外的各類合同、協(xié)議、文件等涉及經(jīng)濟(jì)往來或具有法律效力的文書。嚴(yán)禁將合同專用章用于任何與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的事項。（二）使用流程1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同專用章使用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細(xì)注明合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、使用印章的具體內(nèi)容等信息，并由承辦部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.申請表經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至公司相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同內(nèi)容及公司相關(guān)規(guī)定，對合同的合法性、合規(guī)性、必要性等進(jìn)行審核，并簽署審批意見。3.經(jīng)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，申請表提交至合同專用章保管人員。保管人員應(yīng)認(rèn)真核對申請表上的各項信息，確保與合同內(nèi)容一致，并在申請表上注明印章使用的具體時間、地點(diǎn)等信息。4.保管人員在確認(rèn)申請表信息無誤后，方可使用合同專用章在合同上加蓋印章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。5.合同簽訂完成后，保管人員應(yīng)及時將合同原件及申請表進(jìn)行歸檔保存。歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類整理，以便日后查閱和使用。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要立即簽訂合同并使用合同專用章，但無法按照正常流程進(jìn)行審批時，合同承辦部門應(yīng)通過電話、短信等方式向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于涉及重大金額、重要業(yè)務(wù)或存在較大風(fēng)險的合同，公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)實(shí)際情況組織相關(guān)部門進(jìn)行專題會審，確保合同的合法性、合規(guī)性和風(fēng)險可控性。在會審?fù)ㄟ^后，方可按照本制度規(guī)定的流程使用合同專用章簽訂合同。五、合同專用章的審批（一）審批權(quán)限1.合同金額在[X]萬元以下的合同，由合同承辦部門負(fù)責(zé)人審批后，即可使用合同專用章簽訂合同。2.合同金額在[X]萬元（含）至[X]萬元之間的合同，經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人審批后，需提交至公司相關(guān)業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.合同金額在[X]萬元（含）以上的合同，經(jīng)合同承辦部門負(fù)責(zé)人和業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，還需提交至公司總經(jīng)理進(jìn)行審批。（二）審批內(nèi)容1.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合同的合法性、合規(guī)性、必要性等內(nèi)容，確保合同條款符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，合同內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不存在潛在的法律風(fēng)險和經(jīng)濟(jì)損失。2.審批人員應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同的主要條款，如合同標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價格、履行期限、違約責(zé)任等，確保合同條款明確、具體，具有可操作性。3.對于涉及公司重大利益或存在較大風(fēng)險的合同，審批人員應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究，充分聽取各方面的意見和建議，確保合同決策的科學(xué)性和合理性。六、合同專用章的備案與檢查（一）備案1.合同專用章保管人員應(yīng)在每次使用合同專用章簽訂合同后，及時將合同原件及申請表復(fù)印件提交至公司行政部門進(jìn)行備案登記。備案登記內(nèi)容應(yīng)包括合同名稱、合同編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、使用印章的具體內(nèi)容、審批人員等信息。2.行政部門應(yīng)建立合同專用章使用備案臺賬，對每次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并定期對備案臺賬進(jìn)行核對和清理，確保臺賬記錄的準(zhǔn)確性和完整性。（二）檢查1.公司行政部門應(yīng)定期對合同專用章的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管是否安全、使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、備案登記是否及時準(zhǔn)確等。2.行政部門應(yīng)至少每季度組織一次合同專用章使用情況的專項檢查，并形成檢查報告提交至公司領(lǐng)導(dǎo)。檢查報告應(yīng)詳細(xì)說明檢查的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改措施建議等內(nèi)容。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時督促相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。如發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)使用合同專用章的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、合同專用章使用的風(fēng)險防范（一）法律風(fēng)險防范1.加強(qiáng)對合同承辦人員的法律培訓(xùn)，提高其法律意識和風(fēng)險防范能力，確保簽訂的合同符合法律法規(guī)的要求。2.在簽訂合同前，應(yīng)對對方單位的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行充分調(diào)查，確保對方具備簽訂合同的合法資格和履約能力。3.對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)組織法律專業(yè)人員進(jìn)行審核，確保合同條款的合法性和有效性，避免因合同條款漏洞或違法而引發(fā)的法律風(fēng)險。（二）經(jīng)濟(jì)風(fēng)險防范1.嚴(yán)格合同審批流程，加強(qiáng)對合同金額、付款方式、結(jié)算周期等關(guān)鍵條款的審核，確保合同的經(jīng)濟(jì)條款合理、可行，避免因合同條款不合理而導(dǎo)致公司經(jīng)濟(jì)損失。2.在合同履行過程中，應(yīng)加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，確保合同的順利履行，避免因合同履行不當(dāng)而引發(fā)的經(jīng)濟(jì)糾紛和損失。3.建立合同風(fēng)險預(yù)警機(jī)制，對可能影響合同履行的重大風(fēng)險因素進(jìn)行及時預(yù)警和評估，并采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低合同風(fēng)險對公司造成的經(jīng)濟(jì)損失。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)責(zé)任1.凡違反本制度規(guī)定使用合同專用章的，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)使用合同專用章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成犯罪的，將依法追究其刑事責(zé)任。（二）保管責(zé)任1.合同專用章保管人員如因保管不善導(dǎo)致印章遺失、被盜、損壞等情況，應(yīng)立即向公司領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取必要的措施防止損失擴(kuò)大。2.保管人員因失職造成公司經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，公司將視情節(jié)輕重給予其批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司行政部門負(fù)責(zé)解釋。如