合同全流程管理制度

合同全流程管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、終止到歸檔等全流程的管理，確保合同合法合規(guī)、風險可控，維護公司的合法權益，提高公司經(jīng)濟效益。2.適用范圍本制度適用于公司各部門對外簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。3.基本原則合法性原則：合同的簽訂和履行應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。風險防范原則：在合同管理的全過程中，充分識別、評估和控制風險。效率原則：在確保合同質(zhì)量和風險可控的前提下，提高合同管理的效率。協(xié)作原則：合同管理涉及多個部門，各部門應密切協(xié)作，共同做好合同管理工作。二、合同起草1.合同承辦部門確定業(yè)務需求部門作為合同承辦部門，負責合同的起草工作。承辦部門應指定專人作為合同承辦人，具體負責合同的起草、談判、簽訂、履行等工作。2.合同文本擬定承辦人應根據(jù)業(yè)務需求，參照公司標準合同模板或相關法律法規(guī)規(guī)定，擬定合同文本。合同文本應內(nèi)容完整、條款清晰、權利義務明確，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞。對于特殊業(yè)務的合同，承辦人可咨詢公司法律顧問或相關專業(yè)人士的意見，確保合同文本的合法性和可行性。3.合同主要條款合同應具備以下主要條款：當事人的名稱或者姓名和住所；標的；數(shù)量；質(zhì)量；價款或者報酬；履行期限、地點和方式；違約責任；解決爭議的方法等。根據(jù)合同類型和具體業(yè)務情況，還應明確其他必要條款，如知識產(chǎn)權歸屬、保密條款、不可抗力條款等。三、合同審核1.審核流程承辦人完成合同起草后，應將合同文本提交本部門負責人進行初審。初審主要審核合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求、條款是否完整、表述是否清晰等。經(jīng)部門負責人初審通過后，合同文本應提交至法務部門進行法律審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，對合同條款進行風險評估，并提出法律意見和建議。法務部門審核通過后，合同文本應提交至財務部門進行財務審核。財務部門主要審核合同的財務條款，如價款支付方式、結算周期、稅務處理等，確保合同符合公司財務規(guī)定和利益。最后，合同文本應提交至公司分管領導進行終審。分管領導根據(jù)各部門審核意見，綜合考慮業(yè)務情況和公司利益，做出最終審批決定。2.審核要點法務部門審核要點：合同主體是否合法有效，是否具備簽訂合同的資格和能力。合同內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的強制性規(guī)定，是否存在法律風險。合同條款是否公平合理，雙方權利義務是否對等。合同爭議解決方式是否明確、可行。財務部門審核要點：合同價款是否合理，是否符合市場行情和公司預算。價款支付方式和結算周期是否符合公司財務制度和資金管理要求。合同涉及的稅務處理是否合規(guī)，是否明確雙方的稅務責任。3.審核意見反饋與修改各審核部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見以書面形式反饋給承辦人。承辦人應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，直至審核通過。對于審核部門提出的重大修改意見，承辦人應與相關部門進行溝通協(xié)商，確保合同修改后的可行性和有效性。四、合同簽訂1.簽訂授權公司法定代表人作為公司簽訂合同的最高授權代表。在特殊情況下，法定代表人可書面授權其他人員代表公司簽訂合同，但應明確授權范圍和期限。被授權人應在授權范圍內(nèi)簽訂合同，不得超越授權權限。2.合同簽署合同經(jīng)終審通過后，承辦人應及時與合同對方當事人進行簽署。簽署前，應確保合同文本的內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的條款相符，且雙方簽字蓋章處應清晰、完整。合同一般應一式多份，由雙方當事人各執(zhí)一份，公司相關部門留存一份。合同份數(shù)應根據(jù)實際需要確定，確保各相關部門能夠及時查閱合同履行情況。3.合同蓋章合同蓋章應嚴格按照公司印章管理制度執(zhí)行。承辦人應填寫《合同用印申請表》，經(jīng)部門負責人、法務部門、分管領導審批后，到公司印章管理部門辦理蓋章手續(xù)。印章管理部門應認真核對合同文本內(nèi)容、審批手續(xù)和簽字情況，確認無誤后加蓋公司印章。蓋章后的合同文本應妥善保管，防止丟失或損壞。五、合同履行1.履行責任明確合同簽訂后，承辦部門作為合同履行的主要責任部門，應按照合同約定全面履行合同義務。承辦人應定期跟蹤合同履行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。涉及多個部門協(xié)作履行的合同，各相關部門應明確各自的職責和分工，密切配合，共同推進合同的順利履行。2.履行跟蹤與監(jiān)控承辦人應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行的時間、進度、質(zhì)量、付款等情況。定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險，并采取相應的措施加以防范和解決。對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風險，承辦人應及時向部門負責人和分管領導報告，并提出解決方案和建議。3.變更與解除在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同內(nèi)容的，承辦人應及時與合同對方當事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同的，承辦人應按照法律法規(guī)規(guī)定和合同約定的程序辦理解除手續(xù)。解除合同后，雙方應按照約定進行結算和清理，并妥善處理善后事宜。六、合同變更1.變更申請合同履行過程中如需變更合同內(nèi)容，承辦人應填寫《合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容和對合同履行的影響等，并提交原合同文本、變更協(xié)議草案等相關材料。2.變更審核《合同變更申請表》經(jīng)承辦部門負責人初審后，提交至法務部門進行法律審核。法務部門審核變更內(nèi)容的合法性、合規(guī)性以及對原合同權利義務的影響，并提出法律意見。審核通過后，《合同變更申請表》連同法律意見一并提交至財務部門進行財務審核。財務部門審核變更對合同價款、結算方式等財務條款的影響，并提出財務意見。最后，《合同變更申請表》經(jīng)公司分管領導終審批準后，方可進行合同變更。3.變更協(xié)議簽訂經(jīng)批準的合同變更申請，承辦人應及時與合同對方當事人協(xié)商簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應明確變更的具體內(nèi)容、雙方權利義務的調(diào)整、履行期限、違約責任等條款。變更協(xié)議簽訂后，應按照合同簽訂流程進行審核和蓋章，并作為原合同的附件一并存檔。七、合同終止1.終止情形合同終止的情形包括但不限于：合同履行完畢；合同解除；合同期限屆滿；雙方協(xié)商一致終止合同等。2.終止通知合同終止時，承辦人應及時向合同對方當事人發(fā)出書面終止通知，明確告知合同終止的原因、時間和相關事項。3.結算與清理合同終止后，雙方應按照合同約定進行結算和清理。承辦人應負責與合同對方當事人核對合同履行情況，確認價款支付、貨物交付、服務完成等事項，并辦理相關結算手續(xù)。對于合同履行過程中產(chǎn)生的債權債務，應及時進行清理和處理，確保公司的合法權益得到保障。4.資料歸檔合同終止后，承辦人應將合同履行過程中形成的各類文件、資料進行整理歸檔，包括合同文本、變更協(xié)議、履行記錄、結算憑證等。歸檔資料應妥善保管，以備查閱。八、合同糾紛處理1.糾紛預防在合同簽訂和履行過程中，各部門應加強溝通協(xié)作，嚴格按照合同約定履行義務，避免因自身原因引發(fā)合同糾紛。承辦人應定期對合同履行情況進行檢查和總結，及時發(fā)現(xiàn)潛在的糾紛隱患，并采取有效措施加以預防和化解。2.糾紛處理流程如發(fā)生合同糾紛，承辦人應及時向部門負責人報告，并提供相關合同文件和糾紛情況說明。部門負責人應組織相關人員進行分析研究，制定糾紛處理方案。對于重大合同糾紛，應及時咨詢公司法律顧問的意見。根據(jù)糾紛處理方案，承辦人應與合同對方當事人進行協(xié)商溝通，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。如協(xié)商不成，可根據(jù)合同約定的爭議解決方式，通過仲裁或訴訟等法律途徑解決。3.糾紛處理記錄在合同糾紛處理過程中，承辦人應做好相關記錄，包括糾紛發(fā)生的時間、地點、原因、協(xié)商過程、采取的措施、處理結果等。糾紛處理記錄應作為合同管理檔案的重要組成部分，妥善保管。九、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，承辦人應及時將合同文本及相關附件、審批文件、履行記錄等資料收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定，對接收的合同資料進行分類、編號、登記，確保檔案資料的完整性和準確性。2.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案管理部門應定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完好。對于電子合同檔案，應進行備份存儲，并采取加密、防病毒等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應嚴格按照審批意見提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改、銷毀合同檔案資料。涉及公司商業(yè)秘密或其他敏感信息的合同檔案，查閱人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關信息。十、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司審計部門負責對合同全流程管理情況進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案管理的規(guī)范性等。對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價公司將合同全流程管理工作納入部門