erp信息管理制度

erp信息管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司ERP系統(tǒng)的規(guī)范化管理，確保系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理中的作用，提高工作效率和管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用ERP系統(tǒng)過程中的相關(guān)行為規(guī)范和管理要求。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確保ERP系統(tǒng)的使用符合法律要求。2.安全性原則：采取有效措施保障ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全，防止數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障和惡意攻擊等情況發(fā)生。3.準(zhǔn)確性原則：錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確反映企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)情況。4.及時(shí)性原則：各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作應(yīng)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。5.規(guī)范性原則：明確各崗位在ERP系統(tǒng)中的操作流程和職責(zé)，規(guī)范操作行為，確保系統(tǒng)使用的一致性和規(guī)范性。二、職責(zé)分工（一）信息管理部門1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和升級(jí)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。2.制定和完善ERP系統(tǒng)的相關(guān)管理制度和操作規(guī)范，并監(jiān)督執(zhí)行。3.負(fù)責(zé)對(duì)ERP系統(tǒng)用戶進(jìn)行培訓(xùn)，解答用戶在系統(tǒng)使用過程中遇到的技術(shù)問題。4.定期對(duì)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并做好數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中的具體操作，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)處理。2.配合信息管理部門進(jìn)行系統(tǒng)測試、優(yōu)化等工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進(jìn)建議。3.負(fù)責(zé)本部門ERP系統(tǒng)用戶賬號(hào)的管理，包括權(quán)限設(shè)置、密碼保管等，確保賬號(hào)安全。4.對(duì)本部門員工進(jìn)行ERP系統(tǒng)操作培訓(xùn)和日常指導(dǎo)，提高員工的系統(tǒng)操作技能。（三）系統(tǒng)管理員1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括服務(wù)器維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)配置、數(shù)據(jù)庫管理等。2.監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。3.根據(jù)業(yè)務(wù)需求和權(quán)限管理規(guī)定，為用戶分配和調(diào)整系統(tǒng)操作權(quán)限。4.協(xié)助信息管理部門進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和數(shù)據(jù)遷移等工作。（四）數(shù)據(jù)錄入員1.嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，準(zhǔn)確、及時(shí)地將各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)。2.對(duì)錄入的數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋并更正。3.負(fù)責(zé)本崗位數(shù)據(jù)的備份和整理工作，以便日后查詢和追溯。（五）審批人員1.根據(jù)公司授權(quán)和業(yè)務(wù)規(guī)定，對(duì)ERP系統(tǒng)中涉及的各類審批事項(xiàng)進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。2.認(rèn)真審查審批事項(xiàng)的內(nèi)容和相關(guān)資料，確保審批意見的合理性和準(zhǔn)確性。3.及時(shí)處理審批流程中的各類問題，保證審批工作的順利進(jìn)行。三、系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號(hào)管理1.員工入職時(shí)，由所在部門向信息管理部門申請(qǐng)開通ERP系統(tǒng)賬號(hào)。信息管理部門根據(jù)員工崗位和職責(zé)，為其分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，并告知員工賬號(hào)和初始密碼。2.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知所在部門和信息管理部門，并及時(shí)修改密碼。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門注銷其ERP系統(tǒng)賬號(hào)，確保賬號(hào)安全。（二）登錄與退出1.員工登錄ERP系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)使用公司統(tǒng)一分配的賬號(hào)和密碼，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或授權(quán)的VPN進(jìn)行登錄。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時(shí)修改初始密碼，并設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且定期更換密碼。3.工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)退出ERP系統(tǒng)，避免賬號(hào)長時(shí)間處于登錄狀態(tài)，防止信息泄露。（三）業(yè)務(wù)操作1.員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)操作前，應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程和ERP系統(tǒng)操作手冊(cè)，確保操作的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.按照業(yè)務(wù)發(fā)生的實(shí)際情況，及時(shí)、準(zhǔn)確地錄入各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，包括采購訂單、銷售訂單、庫存變動(dòng)、生產(chǎn)工單等。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)清晰、完整，不得隨意修改或刪除。3.在操作過程中，如遇到系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)異常等問題，應(yīng)及時(shí)記錄相關(guān)情況，并向信息管理部門或系統(tǒng)管理員報(bào)告，等待處理。嚴(yán)禁擅自對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行修改或強(qiáng)制關(guān)閉系統(tǒng)。4.對(duì)于涉及審批流程的業(yè)務(wù)操作，應(yīng)按照規(guī)定提交審批申請(qǐng)，等待審批人員進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。審批通過后方可繼續(xù)進(jìn)行下一步操作。（四）數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計(jì)1.員工因工作需要查詢ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作，不得越權(quán)查詢。2.查詢的數(shù)據(jù)應(yīng)主要用于業(yè)務(wù)分析和決策支持，不得隨意傳播或用于其他非工作目的。3.如需進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和報(bào)表生成，應(yīng)使用系統(tǒng)提供的標(biāo)準(zhǔn)功能或經(jīng)過授權(quán)的統(tǒng)計(jì)工具，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。四、數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入與審核1.數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，將原始業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤地錄入ERP系統(tǒng)。錄入完成后，應(yīng)進(jìn)行自我核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要數(shù)據(jù)或涉及金額較大的數(shù)據(jù)，錄入后應(yīng)由相關(guān)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過后方可確認(rèn)數(shù)據(jù)有效。審核人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。（二）數(shù)據(jù)備份1.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份頻率至少為每周一次。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、磁盤陣列或云存儲(chǔ)等，并異地存放一份，以防本地?cái)?shù)據(jù)丟失。2.在進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)遷移或其他可能影響數(shù)據(jù)的操作前，應(yīng)提前進(jìn)行一次全量備份，確保數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。3.數(shù)據(jù)備份過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括備份時(shí)間、備份內(nèi)容、備份介質(zhì)等信息，以便日后查詢和追溯。（三）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與安全1.ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器上，服務(wù)器應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、防病毒軟件等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)服務(wù)器的訪問應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)行操作。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期檢查服務(wù)器的安全日志，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的管理，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失或被盜。對(duì)于廢棄的存儲(chǔ)介質(zhì)，應(yīng)進(jìn)行安全銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。（四）數(shù)據(jù)清理與維護(hù)1.定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行清理，刪除無效、過期或重復(fù)的數(shù)據(jù)，以保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和高效性。數(shù)據(jù)清理工作應(yīng)制定詳細(xì)的計(jì)劃，并經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后執(zhí)行。2.對(duì)系統(tǒng)中出現(xiàn)的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)或異常數(shù)據(jù)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更正和處理。信息管理部門應(yīng)建立數(shù)據(jù)維護(hù)機(jī)制，跟蹤和解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和完整性。3.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和管理需求的變化，適時(shí)對(duì)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和字段進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以滿足業(yè)務(wù)操作和數(shù)據(jù)分析的要求。五、系統(tǒng)安全與保密（一）安全策略1.信息管理部門應(yīng)制定完善的ERP系統(tǒng)安全策略，包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、數(shù)據(jù)安全策略、用戶認(rèn)證與授權(quán)策略等，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。2.定期對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。對(duì)新出現(xiàn)的安全威脅和漏洞，應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)的防范措施。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)管理員和關(guān)鍵用戶的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能夠迅速響應(yīng)和處理。（二）訪問控制1.根據(jù)員工的崗位和職責(zé)，嚴(yán)格設(shè)定ERP系統(tǒng)的訪問權(quán)限，確保用戶只能訪問其工作所需的功能和數(shù)據(jù)。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，避免權(quán)限過大導(dǎo)致信息泄露。2.對(duì)系統(tǒng)的重要操作和敏感數(shù)據(jù)訪問，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和授權(quán)管理，采用多種認(rèn)證方式，如用戶名/密碼、數(shù)字證書、指紋識(shí)別等，確保操作人員的身份真實(shí)可靠。3.定期對(duì)用戶權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，及時(shí)刪除或停用離職、調(diào)崗等人員的系統(tǒng)賬號(hào)和權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）保密措施1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)保密規(guī)定，不得泄露系統(tǒng)中的任何商業(yè)機(jī)密、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和敏感信息。2.在使用ERP系統(tǒng)過程中，涉及公司機(jī)密信息的操作應(yīng)在安全的環(huán)境下進(jìn)行，如在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或加密的辦公區(qū)域內(nèi)。嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)等不安全渠道傳輸或共享公司機(jī)密數(shù)據(jù)。3.對(duì)于因工作需要向外部單位提供ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的情況，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）應(yīng)急處理1.制定ERP系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，明確系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失、網(wǎng)絡(luò)攻擊等安全事件發(fā)生時(shí)的應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高相關(guān)人員的應(yīng)急處理能力和協(xié)同配合能力，確保在安全事件發(fā)生時(shí)能夠迅速采取措施，減少損失和影響。3.安全事件發(fā)生后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，采取有效的改進(jìn)措施，防止類似事件再次發(fā)生。同時(shí)，應(yīng)按照公司規(guī)定及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)告事件情況。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工崗位需求，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)知識(shí)、操作技能、業(yè)務(wù)流程應(yīng)用等方面，確保員工能夠熟練掌握系統(tǒng)的使用方法，提高工作效率。3.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)提前通知相關(guān)部門和員工，以便員工合理安排時(shí)間參加培訓(xùn)。對(duì)于重要的培訓(xùn)課程，應(yīng)要求員工提前預(yù)習(xí)相關(guān)資料，提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場實(shí)操指導(dǎo)等多種形式，根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容和員工實(shí)際情況選擇合適的培訓(xùn)方式。2.培訓(xùn)講師應(yīng)由信息管理部門專業(yè)人員或具有豐富ERP系統(tǒng)操作經(jīng)驗(yàn)的業(yè)務(wù)骨干擔(dān)任，確保培訓(xùn)內(nèi)容的專業(yè)性和實(shí)用性。3.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重與員工的互動(dòng)交流，及時(shí)解答員工提出的問題，收集員工的反饋意見，以便對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容和方式進(jìn)行調(diào)整和改進(jìn)。（三）技術(shù)支持1.信息管理部門應(yīng)設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時(shí)解答員工在ERP系統(tǒng)使用過程中遇到的技術(shù)問題。2.對(duì)于一般性問題，應(yīng)通過電話、郵件等方式及時(shí)給予解答和指導(dǎo)；對(duì)于復(fù)雜問題，應(yīng)安排技術(shù)人員到現(xiàn)場進(jìn)行處理，確保問題得到及時(shí)解決。3.定期收集員工在系統(tǒng)使用過程中遇到的問題和建議，進(jìn)行整理和分析，針對(duì)共性問題制定解決方案，并對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)ERP系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括系統(tǒng)操作規(guī)范執(zhí)行情況、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和及時(shí)性、賬號(hào)管理、安全保密措施等方面。2.采用系統(tǒng)審計(jì)、實(shí)地檢查、數(shù)據(jù)抽查等方式進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)記錄，并下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門和人員限期整改。3.加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行日志的監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作和潛在風(fēng)險(xiǎn)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）考核機(jī)制1.將ERP系統(tǒng)使用情況納入員工績效考核體系，制定明確的考核指標(biāo)和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)員工在系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理、安全保密等方面的表現(xiàn)進(jìn)行量化考核。2.考核結(jié)果與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，對(duì)在ERP系統(tǒng)使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)