電子合同審批管理制度

電子合同審批管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子合同審批流程，確保電子合同的簽訂、履行等過程合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的電子合同審批管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子合同的簽訂、審批應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.準(zhǔn)確性原則：合同條款應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，避免歧義，確保雙方權(quán)利義務(wù)明確。3.完整性原則：審批流程應(yīng)涵蓋合同起草、審核、簽署等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保流程完整。4.及時(shí)性原則：各環(huán)節(jié)審批人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，提高工作效率，避免延誤合同簽訂。二、電子合同定義與形式（一）電子合同定義電子合同是指雙方或多方當(dāng)事人之間通過電子信息網(wǎng)絡(luò)以電子的形式達(dá)成的設(shè)立、變更、終止財(cái)產(chǎn)性民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。（二）電子合同形式1.數(shù)據(jù)電文形式：包括但不限于電子數(shù)據(jù)交換（EDI）、電子郵件、電報(bào)、電傳或傳真等能夠有形地表現(xiàn)所載內(nèi)容，并可以隨時(shí)調(diào)取查用的數(shù)據(jù)電文。2.電子簽名形式：符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的可靠的電子簽名，視為與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力。三、電子合同審批流程（一）合同起草1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求起草電子合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于合同雙方基本信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或者報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭(zhēng)議的方法等條款。2.起草人員應(yīng)確保合同條款符合公司業(yè)務(wù)要求和法律法規(guī)規(guī)定，對(duì)于涉及重大業(yè)務(wù)事項(xiàng)、復(fù)雜法律關(guān)系或金額較大的合同，應(yīng)提前與法務(wù)部門溝通。（二）部門初審1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的電子合同進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查合同條款是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況、權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等、風(fēng)險(xiǎn)是否可控等。2.初審?fù)ㄟ^后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在合同審批表上簽署意見，并提交至法務(wù)部門審核。（三）法務(wù)審核1.法務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的電子合同后，對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.法務(wù)審核人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并出具審核意見。對(duì)于審核通過的合同，在合同審批表上簽署意見；對(duì)于存在問題的合同，應(yīng)詳細(xì)注明問題所在，并提出修改建議，退回業(yè)務(wù)部門修改。（四）財(cái)務(wù)審核1.涉及資金收付的電子合同，在法務(wù)審核通過后，提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。2.財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審查合同中的價(jià)款、支付方式、結(jié)算周期等財(cái)務(wù)條款是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度要求，是否存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.財(cái)務(wù)審核人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并在合同審批表上簽署意見。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批1.經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)審核通過的電子合同，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體業(yè)務(wù)情況、風(fēng)險(xiǎn)狀況等，對(duì)合同進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見。對(duì)于重大合同或涉及重要事項(xiàng)的合同，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題研究后再行審批。（六）總經(jīng)理審批1.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過的電子合同，提交至總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。2.總經(jīng)理對(duì)合同的整體情況進(jìn)行審查，做出最終決策?？偨?jīng)理審批通過后，合同方可進(jìn)入簽署流程。（七）合同簽署1.經(jīng)總經(jīng)理審批通過的電子合同，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人進(jìn)行電子合同的簽署。2.簽署過程中，應(yīng)確保使用符合法律規(guī)定的電子簽名技術(shù)，保證電子合同的真實(shí)性、完整性和不可抵賴性。3.合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將簽署后的電子合同歸檔保存，并將相關(guān)信息通知法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門。四、電子合同審批各環(huán)節(jié)職責(zé)與要求（一）業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)電子合同的起草工作，確保合同內(nèi)容準(zhǔn)確反映業(yè)務(wù)需求，條款清晰明確。2.對(duì)合同進(jìn)行初審，重點(diǎn)審查業(yè)務(wù)條款的合理性和可行性，識(shí)別并評(píng)估業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3.負(fù)責(zé)與對(duì)方當(dāng)事人溝通合同簽署事宜，確保合同順利簽訂。4.按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將簽署后的電子合同歸檔保存，并配合相關(guān)部門進(jìn)行查詢和調(diào)閱。（二）法務(wù)部門職責(zé)1.對(duì)電子合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，提供專業(yè)的法律意見和建議。2.審查合同條款是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)可能引發(fā)法律糾紛的條款提出修改意見。3.參與重大合同的起草、談判等工作，從法律角度保障公司權(quán)益。4.跟蹤電子合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的法律問題。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.對(duì)涉及資金收付的電子合同進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，審查財(cái)務(wù)條款的合理性和合規(guī)性。2.評(píng)估合同對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況和資金流動(dòng)的影響，提出財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控建議。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門做好合同款項(xiàng)的收付管理工作，確保資金安全。（四）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.對(duì)電子合同進(jìn)行全面審查，從公司整體業(yè)務(wù)和戰(zhàn)略角度把控合同風(fēng)險(xiǎn)。2.審批合同是否符合公司業(yè)務(wù)發(fā)展方向和利益，做出決策性意見。3.協(xié)調(diào)各部門之間的工作，解決合同審批過程中出現(xiàn)的重大問題。（五）總經(jīng)理職責(zé)1.對(duì)電子合同進(jìn)行最終審批，決定合同是否簽署。2.宏觀把控公司合同管理工作，確保合同管理符合公司整體利益和發(fā)展戰(zhàn)略。（六）各環(huán)節(jié)要求1.各環(huán)節(jié)審批人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審批，不得敷衍塞責(zé)、推諉扯皮。2.審批人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批工作，對(duì)于緊急合同，應(yīng)特事特辦，優(yōu)先處理，確保合同及時(shí)簽署。3.審批過程中如發(fā)現(xiàn)問題，審批人員應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，提出明確的修改意見或解決方案，不得擅自決定。4.涉及多個(gè)部門的合同，各部門應(yīng)密切配合，相互協(xié)作，共同完成合同審批工作。五、電子合同的變更與解除（一）變更1.電子合同履行過程中，如因業(yè)務(wù)需要或其他原因需對(duì)合同內(nèi)容進(jìn)行變更的，由業(yè)務(wù)部門提出變更申請(qǐng)，并填寫電子合同變更審批表。2.變更申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響等。3.電子合同變更審批流程參照原合同審批流程執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可進(jìn)行變更。4.變更后的電子合同應(yīng)及時(shí)歸檔保存，并通知合同相關(guān)方。（二）解除1.電子合同履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，由業(yè)務(wù)部門提出解除申請(qǐng)，并填寫電子合同解除審批表。2.解除申請(qǐng)應(yīng)說明解除的原因、依據(jù)及對(duì)公司權(quán)益的影響等。3.電子合同解除審批流程參照原合同審批流程執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)部門審核、領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，方可辦理合同解除手續(xù)。4.合同解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理相關(guān)文件資料，做好歸檔和后續(xù)處理工作。六、電子合同的存檔與保管（一）存檔要求1.電子合同簽署完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將電子合同及其相關(guān)審批文件進(jìn)行歸檔。2.歸檔的電子合同應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式規(guī)范，能夠長期有效保存和查閱。3.電子合同應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.電子合同的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定及合同性質(zhì)等確定。2.一般情況下，電子合同的保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、重大資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等的合同，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長。（三）保管責(zé)任1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)電子合同的統(tǒng)一保管工作，明確專人負(fù)責(zé)，確保電子合同的安全存儲(chǔ)和妥善保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)電子合同進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全性和數(shù)據(jù)的完整性。3.因保管不善導(dǎo)致電子合同丟失、損壞或泄露的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、電子合同的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱電子合同的，應(yīng)按照公司規(guī)定的權(quán)限和流程進(jìn)行申請(qǐng)。2.一般情況下，業(yè)務(wù)部門人員可查閱與其業(yè)務(wù)相關(guān)的電子合同；法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門人員可查閱涉及法律審查、財(cái)務(wù)審核等相關(guān)的電子合同；其他部門人員如需查閱，應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱電子合同應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、合同名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)審批通過后，方可查閱。（二）使用限制1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得將查閱的電子合同內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播、修改電子合同內(nèi)容。3.因工作需要使用電子合同的，應(yīng)按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得用于其他非法目的。八、電子合同的風(fēng)險(xiǎn)防控（一）法律風(fēng)險(xiǎn)防控1.加強(qiáng)法務(wù)審核力度，確保電子合同符合法律法規(guī)要求，避免因合同條款違法違規(guī)導(dǎo)致的法律糾紛。2.定期組織公司員工進(jìn)行法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力。3.關(guān)注法律法規(guī)政策的變化，及時(shí)調(diào)整電子合同審批管理制度，確保公司合同管理工作始終合法合規(guī)。（二）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防控1.選用安全可靠的電子合同簽署平臺(tái)，確保平臺(tái)具備完善的安全防護(hù)措施，保障電子合同數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)電子合同簽署平臺(tái)進(jìn)行評(píng)估和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的技術(shù)問題。3.加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)的安全管理，防止電子合同數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。（三）業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控1.業(yè)務(wù)部門在起草電子合同時(shí)，應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)估和防控。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)密切跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免因業(yè)務(wù)操作不當(dāng)導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。3.建立合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，對(duì)可能影響合同履行的重大風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的合同管理監(jiān)督小組，定期對(duì)電子合同審批管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查合同審批流程是否規(guī)范、各環(huán)節(jié)審批人員是否履職盡責(zé)、電子合同的存檔與保管是否符合要求等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核辦法1.建立電子合同審批管理工作考核制度，將各部門及相關(guān)人員的合同管理工作納入績效考核體系。2.考核指標(biāo)包括合同審批的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性