電子印章規(guī)范管理制度

電子印章規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子印章的使用與管理，確保電子印章使用的安全性、合法性和有效性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在使用電子印章時(shí)的管理活動(dòng)。（三）定義1.電子印章：指公司基于電子簽名技術(shù)，通過(guò)特定的電子設(shè)備和軟件生成、存儲(chǔ)、使用的，以電子形式表現(xiàn)的印章，具有與實(shí)體印章同等的法律效力。2.電子簽名：指數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。二、電子印章的申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)條件1.因工作需要，經(jīng)常使用印章進(jìn)行文件簽署、業(yè)務(wù)辦理等活動(dòng)的部門或崗位，可申請(qǐng)電子印章。2.申請(qǐng)電子印章的人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程，能夠正確使用電子印章。（二）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)人填寫《電子印章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明申請(qǐng)電子印章的種類、用途、使用范圍等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司行政管理部門。行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行匯總、整理，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門將申請(qǐng)信息反饋至信息管理部門，由信息管理部門負(fù)責(zé)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求，為申請(qǐng)人制作電子印章。（三）審批要求1.審批人應(yīng)嚴(yán)格按照本制度規(guī)定，對(duì)電子印章的申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審查，確保申請(qǐng)理由充分、使用范圍明確、安全措施可靠。2.對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵文件簽署的電子印章申請(qǐng)，審批人應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)關(guān)注，必要時(shí)可組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評(píng)審。三、電子印章的制作與存儲(chǔ)（一）制作1.信息管理部門應(yīng)選用具有合法資質(zhì)、技術(shù)先進(jìn)、安全可靠的電子印章制作系統(tǒng)，按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，為申請(qǐng)人制作電子印章。2.電子印章制作完成后，信息管理部門應(yīng)及時(shí)將電子印章的密鑰、證書等相關(guān)信息進(jìn)行備份，并妥善存儲(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)將電子印章的相關(guān)信息告知申請(qǐng)人，并指導(dǎo)其正確使用。（二）存儲(chǔ)1.電子印章應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的安全服務(wù)器上，服務(wù)器應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，以防止電子印章數(shù)據(jù)被非法獲取、篡改或泄露。2.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)電子印章存儲(chǔ)服務(wù)器進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保服務(wù)器的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，應(yīng)建立電子印章存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的備份機(jī)制，定期將電子印章數(shù)據(jù)備份至其他存儲(chǔ)介質(zhì)，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。四、電子印章的使用（一）使用原則1.電子印章的使用應(yīng)嚴(yán)格遵循“誰(shuí)申請(qǐng)、誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，確保電子印章使用的真實(shí)性、合法性和有效性。2.使用電子印章簽署的文件應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。（二）使用流程1.申請(qǐng)人在使用電子印章前，應(yīng)確保已獲得相應(yīng)的審批授權(quán)，并按照規(guī)定的使用范圍和用途使用電子印章。2.申請(qǐng)人應(yīng)通過(guò)公司指定的電子印章使用系統(tǒng)，輸入正確的電子印章密鑰或證書，進(jìn)行身份認(rèn)證。認(rèn)證通過(guò)后，方可使用電子印章進(jìn)行文件簽署或業(yè)務(wù)辦理。3.在使用電子印章簽署文件時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件內(nèi)容與實(shí)際業(yè)務(wù)情況相符。確認(rèn)無(wú)誤后，方可點(diǎn)擊“蓋章”按鈕，完成電子印章的加蓋操作。4.電子印章加蓋完成后，系統(tǒng)應(yīng)自動(dòng)生成電子簽名日志，記錄電子印章的使用時(shí)間、使用人、文件名稱、文件編號(hào)等相關(guān)信息。申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)對(duì)電子簽名日志進(jìn)行查看和確認(rèn)，確保日志信息準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）使用范圍1.電子印章可用于公司內(nèi)部各類文件的簽署、合同協(xié)議的簽訂、業(yè)務(wù)報(bào)表的報(bào)送、行政審批的辦理等工作場(chǎng)景。2.嚴(yán)禁將電子印章用于任何違法違規(guī)或未經(jīng)授權(quán)的業(yè)務(wù)活動(dòng)。（四）使用限制1.電子印章不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓給他人使用。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人不得擅自修改、刪除電子印章的相關(guān)信息或密鑰。3.在使用電子印章時(shí)，應(yīng)確保使用環(huán)境的安全性，避免在公共網(wǎng)絡(luò)或不安全的設(shè)備上使用電子印章。五、電子印章的安全管理（一）安全責(zé)任1.公司信息管理部門負(fù)責(zé)電子印章系統(tǒng)的安全維護(hù)和管理工作，確保電子印章系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全性。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)負(fù)責(zé)本部門員工電子印章使用的監(jiān)督和管理工作，確保員工正確使用電子印章，避免出現(xiàn)安全事故。3.全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，妥善保管個(gè)人的電子印章密鑰或證書，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)電子印章密鑰或證書丟失、被盜用等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司信息管理部門。（二）安全措施1.加強(qiáng)電子印章系統(tǒng)的安全防護(hù)，采用先進(jìn)的加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等，確保電子印章數(shù)據(jù)的保密性、完整性和可用性。2.定期對(duì)電子印章系統(tǒng)進(jìn)行安全評(píng)估和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全隱患。3.建立電子印章安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)電子印章的使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和審計(jì)。審計(jì)內(nèi)容包括電子印章的使用時(shí)間、使用人、文件名稱、文件編號(hào)、操作內(nèi)容等。如發(fā)現(xiàn)異常操作，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。4.加強(qiáng)員工的安全意識(shí)培訓(xùn)，提高員工對(duì)電子印章安全重要性的認(rèn)識(shí)，掌握正確的電子印章使用方法和安全防范措施。六、電子印章的變更與注銷（一）變更1.因工作需要，電子印章的使用人、使用范圍、用途等信息發(fā)生變更時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《電子印章變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的內(nèi)容和原因。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)變更申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司行政管理部門。行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行匯總、整理，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門將申請(qǐng)信息反饋至信息管理部門，由信息管理部門負(fù)責(zé)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求，對(duì)電子印章進(jìn)行變更操作。（二）注銷1.當(dāng)電子印章不再使用時(shí)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《電子印章注銷申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明注銷的原因和時(shí)間。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)注銷申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至公司行政管理部門。行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)申請(qǐng)信息進(jìn)行匯總、整理，并提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政管理部門將申請(qǐng)信息反饋至信息管理部門，由信息管理部門負(fù)責(zé)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和安全要求，對(duì)電子印章進(jìn)行注銷操作。同時(shí)，信息管理部門應(yīng)及時(shí)刪除電子印章的相關(guān)數(shù)據(jù)和密鑰，確保數(shù)據(jù)的安全性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)電子印章的使用與管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保電子印章的使用符合本制度規(guī)定。（二）檢查內(nèi)容1.電子印章的申請(qǐng)、審批、制作、存儲(chǔ)、使用、變更、注銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.電子印章系統(tǒng)的安全防護(hù)措施是否到位，是否存在安全隱患。3.員工對(duì)電子印章安全知識(shí)的掌握情況，是否存在違規(guī)使用電子印章的行為。（三）檢查方式1.定期檢查：公司行政管理部門應(yīng)每月對(duì)電子印章的使用與管理情況進(jìn)行一次全面檢查，檢查結(jié)果以書面形式報(bào)告公司分管領(lǐng)導(dǎo)。2.不定期抽查：公司行政管理部門可根據(jù)工作需要，對(duì)電子印章的使用與管理情況進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。（四）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用電子印章的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同