小公司結(jié)算管理制度

小公司結(jié)算管理制度總則1.目的為加強(qiáng)本公司的結(jié)算管理，規(guī)范結(jié)算流程，確保公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性，保障公司資金的安全與合理使用，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類款項(xiàng)結(jié)算業(yè)務(wù)，包括但不限于銷售結(jié)算、采購(gòu)結(jié)算、費(fèi)用報(bào)銷結(jié)算、資金收付結(jié)算等。3.基本原則合法性原則：結(jié)算業(yè)務(wù)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。準(zhǔn)確性原則：確保結(jié)算數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，嚴(yán)禁虛假結(jié)算。及時(shí)性原則：及時(shí)辦理各項(xiàng)結(jié)算業(yè)務(wù)，避免逾期結(jié)算造成損失。安全性原則：保障資金結(jié)算過(guò)程中的安全，防止資金被盜用、挪用等情況發(fā)生。結(jié)算流程與規(guī)范1.銷售結(jié)算銷售訂單管理銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行審核，確保訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等。將審核后的訂單錄入公司銷售管理系統(tǒng)，并及時(shí)傳遞給相關(guān)部門，如生產(chǎn)部門、倉(cāng)庫(kù)等。發(fā)貨與開票生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單安排生產(chǎn)，倉(cāng)庫(kù)按照訂單要求進(jìn)行發(fā)貨。發(fā)貨時(shí)需填寫發(fā)貨單，詳細(xì)記錄發(fā)貨日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱等信息，并由發(fā)貨人員簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)部門在確認(rèn)貨物已發(fā)出且滿足開票條件后，根據(jù)銷售訂單和發(fā)貨單開具銷售發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與訂單及發(fā)貨單一致，確保發(fā)票開具的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。收款結(jié)算銷售部門負(fù)責(zé)跟進(jìn)客戶收款情況，及時(shí)與客戶溝通催款事宜?？蛻舾犊詈螅?cái)務(wù)部門根據(jù)銀行收款回單或其他收款憑證進(jìn)行收款確認(rèn)，并在銷售管理系統(tǒng)中記錄收款明細(xì)。對(duì)于應(yīng)收賬款，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期進(jìn)行賬齡分析，對(duì)逾期未收回的款項(xiàng)及時(shí)通知銷售部門采取措施催收。2.采購(gòu)結(jié)算采購(gòu)申請(qǐng)與審批各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫采購(gòu)申請(qǐng)單，注明采購(gòu)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨日期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行審核，審核通過(guò)后提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)訂單簽訂采購(gòu)部門根據(jù)審批后的采購(gòu)申請(qǐng)單，選擇合格的供應(yīng)商，與其簽訂采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單。采購(gòu)合同應(yīng)明確采購(gòu)物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。將采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單副本提交至財(cái)務(wù)部門備案。到貨驗(yàn)收與入庫(kù)倉(cāng)庫(kù)在收到供應(yīng)商發(fā)來(lái)的貨物后，應(yīng)及時(shí)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員根據(jù)采購(gòu)合同或采購(gòu)訂單的要求，對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行核對(duì)，確保貨物符合要求。驗(yàn)收合格后，填寫入庫(kù)單，辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)單應(yīng)詳細(xì)記錄入庫(kù)日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息，并由驗(yàn)收人員和倉(cāng)庫(kù)管理人員簽字確認(rèn)。付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門在收到采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單及采購(gòu)合同等相關(guān)憑證后，對(duì)其進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，入庫(kù)單與采購(gòu)合同的一致性等。審核無(wú)誤后，按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間安排付款。如采用銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)填寫付款申請(qǐng)單，注明付款金額、收款單位、付款用途等信息，并提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記錄付款明細(xì)。3.費(fèi)用報(bào)銷結(jié)算費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)員工因工作需要發(fā)生費(fèi)用支出后，應(yīng)及時(shí)填寫費(fèi)用報(bào)銷單。費(fèi)用報(bào)銷單應(yīng)詳細(xì)注明費(fèi)用發(fā)生日期、事由、金額、附件張數(shù)等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。將費(fèi)用報(bào)銷單提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核費(fèi)用是否與工作相關(guān)、金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。審核通過(guò)后，在費(fèi)用報(bào)銷單上簽字批準(zhǔn)，并提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部門對(duì)費(fèi)用報(bào)銷單及原始憑證進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，費(fèi)用報(bào)銷是否符合公司相關(guān)制度規(guī)定等。對(duì)于不符合規(guī)定的費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，說(shuō)明原因并要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)資料。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司資金狀況安排報(bào)銷付款。報(bào)銷付款財(cái)務(wù)部門將審核通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷單提交給公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行最終審批。領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照審批金額進(jìn)行報(bào)銷付款。如采用現(xiàn)金支付，應(yīng)嚴(yán)格按照現(xiàn)金管理規(guī)定辦理；如采用銀行轉(zhuǎn)賬支付，應(yīng)填寫付款憑證，確保付款信息準(zhǔn)確無(wú)誤。4.資金收付結(jié)算資金收入管理公司所有資金收入應(yīng)及時(shí)足額存入公司銀行賬戶，嚴(yán)禁坐支現(xiàn)金。財(cái)務(wù)人員收到現(xiàn)金收入時(shí)，應(yīng)開具收款收據(jù)，并在收款收據(jù)上注明收款日期、金額、款項(xiàng)來(lái)源等信息。收款收據(jù)應(yīng)加蓋公司財(cái)務(wù)專用章，并由收款人簽字確認(rèn)。對(duì)于銀行轉(zhuǎn)賬收入，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)核對(duì)銀行到賬信息，確保資金準(zhǔn)確無(wú)誤到賬。在確認(rèn)到賬后，及時(shí)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中記錄資金收入明細(xì)。資金支出管理資金支出必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)審批不得支付。財(cái)務(wù)人員根據(jù)審批后的付款申請(qǐng)單辦理資金支付手續(xù)。支付方式包括銀行轉(zhuǎn)賬、支票、現(xiàn)金等，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的支付方式。在辦理資金支付時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收款單位名稱、賬號(hào)、開戶行等信息，確保支付信息準(zhǔn)確無(wú)誤。對(duì)于重大資金支出，應(yīng)實(shí)行集體決策或聯(lián)簽制度，確保資金使用的安全性和合理性。結(jié)算憑證管理1.憑證種類結(jié)算業(yè)務(wù)涉及的憑證主要包括銷售發(fā)票、采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單、出庫(kù)單、發(fā)貨單、收款收據(jù)、付款申請(qǐng)單、費(fèi)用報(bào)銷單等。2.憑證填寫要求所有憑證應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容填寫，確保字跡清晰、內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。憑證上的各項(xiàng)信息應(yīng)與實(shí)際業(yè)務(wù)相符，不得隨意涂改。如因特殊原因需要修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人員的印章或簽字確認(rèn)。憑證上的簽字、蓋章應(yīng)齊全，確保憑證的真實(shí)性和有效性。3.憑證傳遞與保管結(jié)算憑證應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳遞，確保各部門及時(shí)獲取相關(guān)憑證進(jìn)行業(yè)務(wù)處理。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)結(jié)算憑證進(jìn)行統(tǒng)一保管，建立憑證檔案管理制度。憑證應(yīng)按照時(shí)間順序、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類整理，裝訂成冊(cè)，并妥善保管。憑證保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定的要求，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。結(jié)算監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查結(jié)算流程是否合規(guī)、結(jié)算數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、結(jié)算憑證是否齊全等。對(duì)于審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)自查財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。自查內(nèi)容包括結(jié)算流程執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、資金安全等方面。3.違規(guī)處理對(duì)于違反結(jié)算管理制度的行為，公司將