藥廠配置物料管理制度

藥廠配置物料管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)藥廠配置物料的管理，確保物料的采購、儲(chǔ)存、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，保證藥品生產(chǎn)的質(zhì)量和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于藥廠內(nèi)所有與配置物料相關(guān)的部門和人員，包括采購部門、倉儲(chǔ)部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量控制部門等。3.職責(zé)分工采購部門：負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和庫存情況，制定物料采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商，簽訂采購合同，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。倉儲(chǔ)部門：負(fù)責(zé)物料的驗(yàn)收、儲(chǔ)存、保管和發(fā)放，確保物料的質(zhì)量不受損，數(shù)量準(zhǔn)確無誤，賬物相符。生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)指令，合理領(lǐng)用物料，按照規(guī)定的工藝進(jìn)行配置，確保生產(chǎn)過程的順利進(jìn)行。質(zhì)量控制部門：負(fù)責(zé)對(duì)物料進(jìn)行檢驗(yàn)和放行，確保物料符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不合格物料進(jìn)行處理和監(jiān)督。其他部門：配合采購、倉儲(chǔ)、生產(chǎn)、質(zhì)量控制部門做好物料管理的相關(guān)工作。二、物料采購管理1.采購計(jì)劃制定采購部門應(yīng)根據(jù)藥廠的生產(chǎn)計(jì)劃、庫存情況以及物料的消耗定額，每月定期制定物料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間等內(nèi)容。在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮物料的供應(yīng)周期、市場價(jià)格波動(dòng)等因素，確保物料的供應(yīng)能夠滿足生產(chǎn)需求，同時(shí)避免庫存積壓。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估采購部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證體系等進(jìn)行評(píng)估和審核。只有通過評(píng)估的供應(yīng)商才能列入合格供應(yīng)商名錄。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評(píng)估，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理情況等，確保供應(yīng)商能夠持續(xù)穩(wěn)定地提供符合質(zhì)量要求的物料。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方的質(zhì)量責(zé)任和義務(wù)，確保物料的質(zhì)量符合藥品生產(chǎn)的要求。3.采購合同簽訂采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等內(nèi)容。在簽訂采購合同前，應(yīng)仔細(xì)審核合同條款，確保合同內(nèi)容符合法律法規(guī)和公司的要求，避免合同風(fēng)險(xiǎn)。采購合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉儲(chǔ)部門、質(zhì)量控制部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。4.采購訂單下達(dá)采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同，及時(shí)下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。采購訂單應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。在下達(dá)采購訂單前，應(yīng)再次核對(duì)采購訂單的內(nèi)容與采購合同是否一致，確保采購訂單的準(zhǔn)確性。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。三、物料驗(yàn)收管理1.驗(yàn)收準(zhǔn)備倉儲(chǔ)部門在收到物料到貨通知后，應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括安排驗(yàn)收人員、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場地等。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉物料的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，了解物料的特性和包裝要求。2.驗(yàn)收流程物料到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與采購訂單是否一致，包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。對(duì)物料的外觀、包裝、標(biāo)識(shí)等進(jìn)行檢查，確保物料無破損、無變形、無受潮等情況，標(biāo)識(shí)清晰、準(zhǔn)確。按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行抽樣檢驗(yàn)，檢驗(yàn)項(xiàng)目包括物料的純度、含量、粒度、水分等。檢驗(yàn)方法應(yīng)符合相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和公司的規(guī)定。填寫物料驗(yàn)收記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、到貨日期、驗(yàn)收情況等。驗(yàn)收記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并有驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。3.驗(yàn)收結(jié)果處理驗(yàn)收合格的物料，應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，將物料存入相應(yīng)的倉庫。驗(yàn)收不合格的物料，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購部門應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果，決定是否退貨、換貨或補(bǔ)貨等。對(duì)不合格物料應(yīng)進(jìn)行隔離存放，并做好標(biāo)識(shí)，防止不合格物料混入合格物料中。同時(shí)，質(zhì)量控制部門應(yīng)對(duì)不合格物料進(jìn)行調(diào)查分析，找出原因，采取相應(yīng)的糾正措施，防止類似問題再次發(fā)生。四、物料儲(chǔ)存管理1.倉庫規(guī)劃與布局根據(jù)物料的特性和儲(chǔ)存要求，合理規(guī)劃倉庫的布局，設(shè)置不同的儲(chǔ)存區(qū)域，如常溫區(qū)、陰涼區(qū)、冷藏區(qū)、危險(xiǎn)品區(qū)等。對(duì)不同儲(chǔ)存區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，便于物料的分類存放和管理。倉庫內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合物料的儲(chǔ)存要求。2.物料入庫驗(yàn)收合格的物料應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，入庫人員應(yīng)根據(jù)入庫單核對(duì)物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保物料準(zhǔn)確無誤。將物料按照規(guī)定的儲(chǔ)存區(qū)域和位置進(jìn)行存放，擺放整齊，便于查找和盤點(diǎn)。在物料入庫后，應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，確保賬物相符。3.物料保管倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)物料進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，檢查物料的儲(chǔ)存狀況、質(zhì)量狀況等，確保物料的安全和質(zhì)量。對(duì)易受潮、易氧化、易變質(zhì)的物料，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如密封包裝、防潮除濕、充氮保護(hù)等。對(duì)危險(xiǎn)品應(yīng)按照相關(guān)的法律法規(guī)和公司的規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)儲(chǔ)存和管理，確保危險(xiǎn)品的儲(chǔ)存安全。做好倉庫的防火、防盜、防蟲、防鼠等工作，確保倉庫的安全。4.物料出庫生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)指令填寫物料領(lǐng)用單，注明物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。倉庫管理人員根據(jù)物料領(lǐng)用單核對(duì)物料的庫存情況，如庫存充足，應(yīng)及時(shí)辦理出庫手續(xù)，發(fā)放物料。在物料出庫時(shí)，應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放，確保物料的質(zhì)量不受影響。發(fā)放物料后，應(yīng)及時(shí)更新庫存臺(tái)賬，減少庫存數(shù)量。五、物料發(fā)放管理1.發(fā)放原則物料發(fā)放應(yīng)遵循先進(jìn)先出、按需發(fā)放的原則，確保物料的質(zhì)量不受影響，同時(shí)避免浪費(fèi)。嚴(yán)格按照生產(chǎn)指令發(fā)放物料，不得擅自發(fā)放或超量發(fā)放物料。2.發(fā)放流程生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)指令填寫物料領(lǐng)用單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給倉庫管理人員。倉庫管理人員收到物料領(lǐng)用單后，應(yīng)核對(duì)領(lǐng)用單的內(nèi)容與生產(chǎn)指令是否一致，包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。如領(lǐng)用單內(nèi)容無誤，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)庫存情況發(fā)放物料，并在物料領(lǐng)用單上簽字確認(rèn)。將發(fā)放的物料交付給生產(chǎn)部門的領(lǐng)料人員，并做好交接記錄。3.發(fā)放記錄倉庫管理人員應(yīng)建立物料發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員等信息。物料發(fā)放記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)和公司的規(guī)定。六、物料使用管理1.使用計(jì)劃制定生產(chǎn)部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃和物料消耗定額，制定物料使用計(jì)劃。物料使用計(jì)劃應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間等內(nèi)容。在制定物料使用計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮生產(chǎn)過程中的損耗和浪費(fèi)情況，合理安排物料的使用量，確保物料的供應(yīng)能夠滿足生產(chǎn)需求，同時(shí)避免庫存積壓。2.使用規(guī)范生產(chǎn)操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用物料，確保物料的使用安全和質(zhì)量。在使用物料前，應(yīng)檢查物料的質(zhì)量和數(shù)量，如發(fā)現(xiàn)物料有異常情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)量控制部門。按照規(guī)定的工藝和配方使用物料，不得擅自更改工藝和配方，確保藥品的質(zhì)量穩(wěn)定。對(duì)剩余的物料應(yīng)及時(shí)清理和回收，妥善保管，不得隨意丟棄或浪費(fèi)。3.使用記錄生產(chǎn)部門應(yīng)建立物料使用記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、使用時(shí)間、使用部門、使用人員等信息。物料使用記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并有使用人員簽字確認(rèn)。物料使用記錄應(yīng)妥善保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)的法律法規(guī)和公司的規(guī)定。七、物料盤點(diǎn)管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定倉儲(chǔ)部門應(yīng)定期制定物料盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員、方法等內(nèi)容。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。盤點(diǎn)時(shí)間應(yīng)選擇在生產(chǎn)相對(duì)穩(wěn)定的時(shí)期，避免因生產(chǎn)影響盤點(diǎn)工作的進(jìn)行。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織盤點(diǎn)人員進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確性。采用實(shí)地盤點(diǎn)的方法，對(duì)物料的數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)，填寫盤點(diǎn)表。在盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)賬物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并做好記錄。3.盤點(diǎn)結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總和分析，編制盤點(diǎn)報(bào)告。盤點(diǎn)報(bào)告應(yīng)包括盤點(diǎn)的基本情況、盤點(diǎn)結(jié)果、賬物不符的原因分析、處理建議等內(nèi)容。對(duì)賬物不符的情況，應(yīng)根據(jù)原因進(jìn)行相應(yīng)的處理。如屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如屬于系統(tǒng)錯(cuò)誤或其他原因造成的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整和糾正。根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果調(diào)整庫存臺(tái)賬，確保賬物相符。同時(shí)，將盤點(diǎn)報(bào)告報(bào)財(cái)務(wù)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。八、不合格物料管理1.不合格物料的識(shí)別與判定質(zhì)量控制部門在物料檢驗(yàn)過程中，如發(fā)現(xiàn)物料不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)及時(shí)判定為不合格物料。生產(chǎn)部門在使用物料過程中，如發(fā)現(xiàn)物料有異常情況，影響產(chǎn)品質(zhì)量，應(yīng)及時(shí)報(bào)告質(zhì)量控制部門，由質(zhì)量控制部門進(jìn)行判定。2.不合格物料的隔離與標(biāo)識(shí)對(duì)判定為不合格的物料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行隔離存放，并做好明顯的標(biāo)識(shí)，防止不合格物料混入合格物料中。不合格物料的存放區(qū)域應(yīng)與合格物料的存放區(qū)域分開，并有明顯的警示標(biāo)識(shí)。3.不合格物料的處理采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理不合格物料，根據(jù)協(xié)商結(jié)果決定是否退貨、換貨或補(bǔ)貨等。對(duì)無法退貨的不合格物料，應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和用途，采取相應(yīng)的處理措施，如報(bào)廢、返工、降級(jí)使用等。質(zhì)量控制部門應(yīng)對(duì)不合格物料的處理過程進(jìn)行監(jiān)督，確保處理措施得當(dāng)，防止不合格物料再次流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。對(duì)不合格物料的處理情況應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括不合格物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商、不合格原因、處理措施、處理時(shí)間等信息。九、物料退貨管理1.退貨原因因物料質(zhì)量不合格、規(guī)格型號(hào)不符、數(shù)量多余等原因，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退貨事宜。因生產(chǎn)計(jì)劃變更、產(chǎn)品停產(chǎn)等原因，導(dǎo)致已采購的物料不需要使用，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退貨。2.退貨流程采購部門填寫物料退貨申請(qǐng)單，注明退貨的原因、物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等信息。退貨申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給供應(yīng)商。供應(yīng)商收到退貨申請(qǐng)單后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)退貨信息，并安排退貨事宜。倉儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)組織人員對(duì)退貨物料進(jìn)行清點(diǎn)和包裝，確保退貨物料的數(shù)量準(zhǔn)確、包裝完好。在退貨物料包裝完畢后，倉儲(chǔ)部門應(yīng)填寫退貨單，注明退貨的原因、物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。退貨單經(jīng)倉庫管理人員簽字確認(rèn)后，