監(jiān)理文件收發(fā)管理制度

監(jiān)理文件收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為加強公司監(jiān)理文件收發(fā)管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項目監(jiān)理機構(gòu)之間以及與外部相關(guān)單位的文件收發(fā)管理工作。（三）基本原則1.及時準確原則文件收發(fā)要做到及時傳遞、準確無誤，確保文件內(nèi)容能及時傳達給相關(guān)人員，避免延誤和錯誤。2.安全保密原則嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保文件在傳遞過程中的安全性和保密性，防止文件丟失、泄露。3.規(guī)范有序原則文件收發(fā)工作應(yīng)按照規(guī)定的流程和標準進行操作，做到流程清晰、責(zé)任明確、有序管理。二、文件分類與編號（一）文件分類1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等項目監(jiān)理工作指導(dǎo)性文件。2.與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等相關(guān)單位往來的函件、通知、報告等。3.工程變更文件，包括變更申請、變更審批、變更通知等。4.監(jiān)理月報、季報、總結(jié)報告等工作匯報文件。5.內(nèi)部管理文件，如公司制度、會議紀要、人事文件等。6.其他文件，如技術(shù)資料、圖紙、規(guī)范標準等。（二）文件編號1.編號規(guī)則采用統(tǒng)一的編號格式，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號組成。例如：2023JL01001其中：“2023”表示年份；“JL”表示監(jiān)理部門代碼；“01”表示文件類別代碼，如監(jiān)理規(guī)劃為01，監(jiān)理實施細則為02等；“001”表示順序號。2.部門代碼與文件類別代碼|部門代碼|部門名稱|文件類別代碼|文件類別|||||||JL|監(jiān)理部門|01|監(jiān)理規(guī)劃||JL|監(jiān)理部門|02|監(jiān)理實施細則||JL|監(jiān)理部門|03|與相關(guān)單位往來函件||JL|監(jiān)理部門|04|工程變更文件||JL|監(jiān)理部門|05|監(jiān)理月報、季報、總結(jié)報告||JL|監(jiān)理部門|06|內(nèi)部管理文件||JL|監(jiān)理部門|07|其他文件||……|……|……|……|三、文件收發(fā)流程（一）收文流程1.外部來文公司收發(fā)室收到外部單位發(fā)來的文件后，應(yīng)及時進行登記，記錄文件的名稱、文號、發(fā)文單位、日期、份數(shù)等信息。對收到的文件進行初步篩選，區(qū)分急件和普通件。急件應(yīng)立即送交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人，普通件則按照文件類別進行分類整理。將分類后的文件填寫《文件傳閱單》，注明文件內(nèi)容簡介、傳閱范圍、傳閱要求等，送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門負責(zé)人傳閱。傳閱人員應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字確認，并注明傳閱時間。如對文件有意見或建議，應(yīng)及時反饋給文件管理人員。文件傳閱完畢后，文件管理人員應(yīng)及時收回《文件傳閱單》，并將文件進行歸檔保存。2.內(nèi)部文件公司內(nèi)部各部門之間傳遞的文件，由發(fā)文部門填寫《內(nèi)部文件傳遞單》，注明文件名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、接收部門等信息。將填寫好的《內(nèi)部文件傳遞單》連同文件一起送交公司收發(fā)室。公司收發(fā)室按照文件的接收部門進行分類整理，并及時傳遞給接收部門。接收部門收到文件后，應(yīng)在《內(nèi)部文件傳遞單》上簽字確認，并注明接收時間。（二）發(fā)文流程1.擬稿各部門根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司相關(guān)規(guī)定和政策要求，語言表達準確、清晰、簡潔。擬稿人應(yīng)在文件上注明擬稿日期、擬稿部門、擬稿人姓名等信息。2.審核文件擬稿完成后，應(yīng)送交部門負責(zé)人進行審核。部門負責(zé)人應(yīng)對文件的內(nèi)容、格式、準確性等進行全面審核，確保文件質(zhì)量。審核通過后，部門負責(zé)人應(yīng)在文件上簽字確認，并注明審核意見和審核日期。3.會簽涉及多個部門的文件，應(yīng)進行會簽。會簽部門應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在文件上簽字確認。文件管理人員負責(zé)組織會簽工作，確保會簽流程順利進行。4.簽發(fā)審核、會簽通過的文件，應(yīng)送交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定進行簽發(fā)，簽發(fā)人應(yīng)在文件上簽字確認，并注明簽發(fā)日期。5.編號與登記文件簽發(fā)后，文件管理人員按照文件編號規(guī)則進行編號，并在《文件發(fā)文登記簿》上進行登記，記錄文件的名稱、文號、發(fā)文部門、發(fā)文日期、發(fā)文份數(shù)、主送單位、抄送單位等信息。6.打印與蓋章根據(jù)文件簽發(fā)意見，文件管理人員安排打印文件。打印后的文件應(yīng)進行校對，確保內(nèi)容準確無誤。文件校對無誤后，加蓋公司公章或相關(guān)部門印章。7.分發(fā)文件蓋章后，文件管理人員按照文件的主送單位、抄送單位進行分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)填寫《文件分發(fā)清單》，注明文件名稱、文號、分發(fā)日期、分發(fā)單位等信息，并由接收單位簽字確認。對于重要文件或急件，應(yīng)采用專人送達或特快專遞等方式進行傳遞，確保文件及時、安全送達。四、文件簽收與登記（一）簽收要求1.文件接收人員收到文件后，應(yīng)及時進行簽收。簽收時應(yīng)仔細核對文件的名稱、文號、份數(shù)等信息，確保文件數(shù)量準確、內(nèi)容完整。2.對于急件或重要文件，接收人員應(yīng)優(yōu)先處理，并及時反饋文件處理情況。（二）登記內(nèi)容1.文件收發(fā)登記應(yīng)詳細記錄文件的基本信息，包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、收文日期、份數(shù)、密級、傳閱范圍、處理情況等。2.采用電子表格或?qū)ｉT的文件管理軟件進行登記，確保登記信息的準確性和可查詢性。五、文件傳閱與處理（一）傳閱要求1.文件傳閱應(yīng)嚴格按照規(guī)定的傳閱范圍進行，不得擅自擴大或縮小傳閱范圍。2.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成文件傳閱，并及時將文件傳遞給下一位傳閱人員。如遇特殊情況不能及時傳閱，應(yīng)向文件管理人員說明原因。3.傳閱人員在傳閱文件過程中，應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，如有意見或建議，應(yīng)在文件上批注或另附紙張說明，并及時反饋給文件管理人員。（二）處理意見1.文件傳閱完畢后，相關(guān)人員應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提出處理意見。處理意見包括同意、不同意、補充意見、轉(zhuǎn)辦等。2.處理意見應(yīng)明確、具體，并由提出處理意見的人員簽字確認。3.文件管理人員應(yīng)根據(jù)處理意見及時進行跟蹤和落實，確保文件得到妥善處理。六、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司內(nèi)部形成的各類文件，包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則、與相關(guān)單位往來函件、工程變更文件、監(jiān)理月報、季報、總結(jié)報告、內(nèi)部管理文件等。2.外部單位發(fā)來的與公司監(jiān)理工作相關(guān)的文件。（二）歸檔要求1.文件歸檔應(yīng)按照文件類別和時間順序進行整理，確保文件排列有序、編號清晰。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，如有缺頁、破損等情況，應(yīng)及時進行補充或修復(fù)。3.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、文號、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。（三）保管期限1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等項目監(jiān)理工作指導(dǎo)性文件保管期限為項目竣工后5年。2.與建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計單位等相關(guān)單位往來的函件、通知、報告等保管期限為項目竣工后3年。3.工程變更文件保管期限為項目竣工后10年。4.監(jiān)理月報、季報、總結(jié)報告等工作匯報文件保管期限為項目竣工后3年。5.內(nèi)部管理文件保管期限按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。6.其他文件保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度確定。（四）保管方式1.文件應(yīng)存放在專門的文件柜或檔案室中，確保文件存放安全、整齊。2.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，定期對文件進行檢查和維護，確保文件質(zhì)量不受影響。3.對于電子文件，應(yīng)進行備份存儲，并采用加密等技術(shù)手段確保文件安全。七、文件查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、查閱原因等信息。2.《文件查閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，交文件管理人員辦理查閱手續(xù)。3.文件管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的文件，并在《文件查閱登記簿》上記錄查閱人員姓名、部門、查閱日期、查閱文件名稱等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案室或轉(zhuǎn)借他人。查閱完畢后，應(yīng)及時將文件歸還文件管理人員，并在《文件查閱登記簿》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、文號、借閱期限、借閱用途等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門負責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，交文件管理人員辦理借閱手續(xù)。3.文件管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的文件，并與借閱人員簽訂《文件借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失文件。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、文件保密管理（一）保密措施1.加強對文件管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.對涉及公司機密的文件，應(yīng)嚴格控制知悉范圍，采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。3.在文件傳遞過程中，應(yīng)采用密封包裝、專人送達等方式，確保文件安全。4.禁止在非保密場所談?wù)?、傳播涉及公司機密的文件內(nèi)容。（二）泄密處理1.如發(fā)現(xiàn)文件有泄密跡象或已經(jīng)發(fā)生泄密事件，應(yīng)立即采取措施進行制止，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。2.對泄密事件進行調(diào)查，查明原因，確定責(zé)任人員。3.根據(jù)泄密事件的嚴重程度，對責(zé)任人員進行相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、辭退等，并追究其法律責(zé)任。九、文件銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無保存價值的文件。2.因工作失誤或其他原因形成的重復(fù)、無效文件。3.涉及公司機密且已不再需要的文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。（二）銷毀程序1.文件管理人員定期對庫存文件進行清理，確定需要銷毀的文件清單。2.填寫《文件銷毀申請表》，注明文件名