社團會議制度管理制度

社團會議制度管理制度總則目的為規(guī)范社團會議的組織與管理，確保會議高效、有序進行，充分發(fā)揮會議在社團決策、溝通、協(xié)調(diào)等方面的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于社團內(nèi)部組織召開的各類會議，包括但不限于會員大會、理事會會議、部門工作會議等。會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，精簡議程，提高決策效率，避免形式主義。2.民主集中原則：充分發(fā)揚民主，鼓勵會員積極參與討論，同時堅持少數(shù)服從多數(shù)，確保決策的科學(xué)性和公正性。3.信息共享原則：及時、準確地傳達社團的工作動態(tài)、重要信息和決策部署，促進成員之間的溝通與協(xié)作。會議分類及組織會員大會1.定義：會員大會是社團的最高權(quán)力機構(gòu)，由全體會員組成。2.召開頻率：每年至少召開一次，如有特殊情況可臨時召開。3.會議職責審議和批準社團的工作報告、財務(wù)報告。制定和修改社團章程。選舉和罷免社團理事會成員。決定社團的重大事項，如社團發(fā)展戰(zhàn)略、活動計劃等。4.會議組織會議由理事會負責組織籌備，提前[X]天向會員發(fā)布會議通知，通知應(yīng)包括會議時間、地點、議程、參會要求等。會議設(shè)主持人一名，一般由會長擔任，負責會議的主持和協(xié)調(diào)。會議應(yīng)安排專人負責會議記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、討論內(nèi)容、決議事項等。理事會會議1.定義：理事會是會員大會的執(zhí)行機構(gòu)，由理事會成員組成。2.召開頻率：每月至少召開一次，如有特殊情況可臨時召開。3.會議職責執(zhí)行會員大會的決議。制定社團的工作計劃、活動方案和財務(wù)預(yù)算。組織和領(lǐng)導(dǎo)社團的日常工作，檢查和監(jiān)督各部門的工作進展。決定社團內(nèi)部機構(gòu)的設(shè)置和人員任免。審議和批準社團的重要文件和報告。4.會議組織會議由會長召集和主持，如有特殊情況可委托副會長主持。提前[X]天向理事會成員發(fā)布會議通知，通知內(nèi)容同上。理事會成員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參會，應(yīng)提前向會長請假。會議記錄要求同會員大會。部門工作會議1.定義：部門工作會議由各部門自行組織召開，部門成員參加。2.召開頻率：根據(jù)工作需要適時召開，原則上每周至少召開一次。3.會議職責傳達社團的工作部署和要求，明確部門工作目標和任務(wù)?？偨Y(jié)和匯報本部門的工作進展、存在問題及解決方案。討論和安排本部門的具體工作事項，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部成員之間的工作。4.會議組織會議由部門負責人召集和主持。部門應(yīng)根據(jù)工作安排提前確定會議時間、地點和議程，并通知部門成員。會議記錄由部門指定人員負責，記錄內(nèi)容應(yīng)簡潔明了，重點記錄工作安排和問題討論情況。會議議程與準備會議議程制定1.每次會議應(yīng)提前制定詳細的議程，明確會議的主題、各項議題的先后順序及時間安排。2.議程應(yīng)根據(jù)會議的性質(zhì)和目的進行設(shè)計，確保重要事項得到充分討論和決策。3.涉及多個議題的會議，應(yīng)合理分配每個議題的討論時間，避免出現(xiàn)某個議題過長或過短的情況。會議準備工作1.會議通知提前發(fā)布會議通知，通知內(nèi)容應(yīng)準確、清晰，確保參會人員能夠及時了解會議信息。通知應(yīng)包括會議的基本信息（時間、地點、議程）、參會人員范圍、會前準備事項（如提交相關(guān)材料等）。2.資料準備根據(jù)會議議程，準備相關(guān)的文件、報告、資料等，確保參會人員能夠提前熟悉會議內(nèi)容。重要會議應(yīng)提前將會議資料發(fā)送給參會人員，以便其有足夠的時間進行研究和準備。3.場地布置根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會議場地，并進行合理的布置。會議場地應(yīng)具備良好的通風、采光條件，配備必要的會議設(shè)備（如投影儀、音響、麥克風等）。4.人員安排明確會議主持人、記錄員、服務(wù)人員等的職責和分工，確保會議順利進行。如有需要，可安排專人負責會議期間的拍照、攝像等工作。會議紀律與要求參會人員紀律1.參會人員應(yīng)提前[X]分鐘到達會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時參會，應(yīng)提前向會議組織者請假。2.參會人員應(yīng)遵守會議秩序，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳或從事與會議無關(guān)的事情。3.參會人員應(yīng)積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議，但不得進行人身攻擊或惡意詆毀他人。4.參會人員應(yīng)認真聽取會議內(nèi)容，做好會議記錄，不得無故缺席會議討論和表決。會議發(fā)言要求1.發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，觀點明確，條理清晰，簡潔明了。2.發(fā)言時間應(yīng)合理控制，不得過長或過短，一般每人發(fā)言時間不超過[X]分鐘。如有特殊情況需要延長發(fā)言時間，應(yīng)經(jīng)會議主持人同意。3.多人發(fā)言時，應(yīng)依次進行，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，可在他人發(fā)言結(jié)束后提出。會議記錄規(guī)范1.會議記錄應(yīng)真實、準確、完整，客觀反映會議的討論內(nèi)容和決議事項。2.記錄人員應(yīng)使用統(tǒng)一的記錄格式，字跡工整，語言通順。3.會議記錄應(yīng)在會議結(jié)束后及時整理，形成會議紀要，并經(jīng)會議主持人審核簽字后存檔。會議決議與執(zhí)行會議決議形成1.會議討論結(jié)束后，主持人應(yīng)根據(jù)討論情況進行總結(jié)和歸納，形成會議決議。2.會議決議應(yīng)明確決議事項、責任部門、責任人、完成時間等內(nèi)容，確保決議具有可操作性。3.會議決議應(yīng)經(jīng)參會人員表決通過，一般采取舉手或無記名投票方式進行表決，贊成票超過應(yīng)到會人數(shù)的半數(shù)即為通過。決議執(zhí)行與監(jiān)督1.責任部門和責任人應(yīng)按照會議決議的要求認真組織實施，確保決議得到有效執(zhí)行。2.社團應(yīng)建立決議執(zhí)行監(jiān)督機制，定期對決議的執(zhí)行情況進行檢查和督促。3.對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題或困難，責任部門應(yīng)及時向社團報告，并提出解決方案。社團應(yīng)根據(jù)實際情況進行協(xié)調(diào)和支持，確保決議執(zhí)行到位。會議資料管理資料收集1.會議組織者應(yīng)在會議前收集與會議相關(guān)的各類資料，包括會議通知、議程、參會人員名單、發(fā)言材料、決議文件等。2.參會人員應(yīng)按照會議要求及時提交相關(guān)資料，確保資料的完整性和準確性。資料整理與歸檔1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時對會議資料進行整理，將會議記錄、會議紀要、決議文件等進行分類裝訂。2.整理好的會議資料應(yīng)按照檔案管理的要求進行歸檔保存，以