購買食品發(fā)票管理制度

購買食品發(fā)票管理制度一、總則1.目的為了加強公司購買食品發(fā)票的管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、使用及報銷流程，確保公司財務核算的真實性、準確性和合法性，保障公司的合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因業(yè)務需要購買食品所涉及的發(fā)票管理相關事宜。3.基本原則合法性原則：發(fā)票的取得、開具、使用等必須符合國家稅收法律法規(guī)及相關政策的規(guī)定。真實性原則：發(fā)票所反映的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，內(nèi)容與實際交易相符。完整性原則：發(fā)票的各項要素填寫齊全、準確，不得遺漏或涂改。及時性原則：應及時取得、開具發(fā)票，并在規(guī)定時間內(nèi)進行報銷處理。二、發(fā)票的開具1.開具要求購買食品時，應向銷售方索取正規(guī)發(fā)票。銷售方為企業(yè)的，發(fā)票應加蓋銷售方發(fā)票專用章；銷售方為個體工商戶的，發(fā)票應加蓋個體工商戶公章或經(jīng)營者個人印章。發(fā)票內(nèi)容應如實填寫，包括公司名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號、貨物或應稅勞務、服務名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、單價、金額、稅率、稅額等信息，確保字跡清晰、不得壓線、錯格。開具發(fā)票應當按照規(guī)定的時限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實開具，并加蓋發(fā)票專用章。2.特殊情況處理若因商品品種較多等原因無法在發(fā)票上詳細注明的，可附銷售方開具的銷售清單，并加蓋發(fā)票專用章。銷售清單應包含與發(fā)票相同的各項內(nèi)容。如購買食品用于職工福利等集體消費項目，發(fā)票上的貨物或應稅勞務、服務名稱可填寫“食品一批”，但需同時提供加蓋銷售方公章的購物小票或明細清單，注明食品的具體名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價等信息。三、發(fā)票的取得1.取得渠道公司購買食品應優(yōu)先選擇具有合法經(jīng)營資質(zhì)的供應商，并要求其開具正規(guī)發(fā)票。通過電商平臺購買食品的，應確保從平臺正規(guī)店鋪購買，并在訂單頁面確認發(fā)票開具信息及要求，按照平臺規(guī)定獲取發(fā)票。從超市、商場等零售場所購買食品的，應在結(jié)賬時主動向收銀員索取發(fā)票。2.審核要點取得發(fā)票后，應仔細審核發(fā)票的真實性、完整性和合法性。審核內(nèi)容包括發(fā)票的紙質(zhì)、印章、防偽標識、發(fā)票代碼、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、金額、稅額等。檢查發(fā)票是否為國家稅務總局統(tǒng)一監(jiān)制的發(fā)票，發(fā)票監(jiān)制章是否清晰，發(fā)票代碼和發(fā)票號碼是否與稅務機關網(wǎng)站查詢結(jié)果一致。對于增值稅專用發(fā)票，還應審核發(fā)票上的密碼區(qū)信息是否清晰可辨，密碼是否在規(guī)定的密碼區(qū)范圍內(nèi)，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)是否加蓋發(fā)票專用章等。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在問題，如虛假發(fā)票、信息錯誤、未加蓋印章等，應及時與銷售方聯(lián)系，要求其重新開具正確的發(fā)票。四、發(fā)票的傳遞與保管1.傳遞流程購買食品的經(jīng)辦人員取得發(fā)票后，應及時將發(fā)票傳遞給財務部門。傳遞方式可采用當面交接、郵寄等方式，確保發(fā)票安全、及時送達財務人員手中。經(jīng)辦人員應在發(fā)票背面注明業(yè)務發(fā)生日期、業(yè)務內(nèi)容、金額、附件張數(shù)等信息，并簽字確認。財務人員收到發(fā)票后，應認真核對發(fā)票信息與業(yè)務實際情況是否相符，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與經(jīng)辦人員溝通核實。2.保管要求財務部門應設立專門的發(fā)票保管崗位或指定專人負責發(fā)票的保管工作。發(fā)票應按照發(fā)票種類、號碼順序進行分類存放，確保存放有序、便于查找。對于已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應當保存五年。保存期滿，報經(jīng)稅務機關查驗后銷毀。發(fā)票保管人員應定期對發(fā)票進行盤點，確保發(fā)票的賬實相符。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等情況，應立即報告財務負責人，并按照稅務機關的要求進行掛失、補辦等處理。五、發(fā)票的報銷1.報銷流程經(jīng)辦人員填寫費用報銷單，將發(fā)票及相關附件粘貼在報銷單背面，并在報銷單上詳細注明業(yè)務發(fā)生日期、業(yè)務內(nèi)容、金額、附件張數(shù)等信息，簽字確認后提交部門負責人審批。部門負責人應根據(jù)公司相關規(guī)定和實際業(yè)務情況，對報銷事項的真實性、合理性進行審核，審核通過后簽字批準。報銷單提交至財務部門，財務人員對發(fā)票及報銷單進行再次審核，重點審核發(fā)票的合法性、合規(guī)性、完整性以及報銷金額是否符合公司財務制度規(guī)定等。審核無誤后，報財務負責人審批。財務負責人對報銷事項進行最終審批，審批通過后，財務人員按照公司財務流程進行報銷付款。2.報銷時間限制經(jīng)辦人員應在取得發(fā)票后及時辦理報銷手續(xù)，原則上應在發(fā)票開具日期后的[X]個工作日內(nèi)完成報銷。對于因特殊原因未能及時報銷的發(fā)票，經(jīng)辦人員應向財務部門說明原因，并經(jīng)財務負責人同意后，方可在規(guī)定的期限內(nèi)報銷。超過規(guī)定期限的發(fā)票，財務部門有權(quán)拒絕報銷。3.報銷金額規(guī)定發(fā)票金額應與報銷金額一致，不得虛報、多報。如實際支付金額與發(fā)票金額存在差異，應在報銷單上注明原因，并經(jīng)相關負責人審批。對于購買食品用于業(yè)務招待等支出，應按照公司業(yè)務招待費管理規(guī)定進行報銷，嚴格控制報銷標準。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督財務部門應定期對公司購買食品發(fā)票的管理情況進行自查，檢查發(fā)票的開具、取得、使用、報銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。審計部門應不定期對公司發(fā)票管理情況進行審計監(jiān)督，重點審查發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性以及報銷流程的執(zhí)行情況等，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出審計意見，并督促相關部門進行整改。2.外部監(jiān)督積極配合稅務機關等外部監(jiān)管部門的檢查工作，如實提供發(fā)票管理相關資料，接受稅務機關的監(jiān)督檢查。對于稅務機關等部門提出的發(fā)票管理問題，應及時進行整改，并將整改情況反饋給相關部門。七、違規(guī)處理1.對違規(guī)開具發(fā)票行為的處理若發(fā)現(xiàn)公司員工或供應商存在違規(guī)開具發(fā)票的行為，如虛開發(fā)票、開具與實際業(yè)務不符的發(fā)票等，公司將責令其立即改正，并按照國家法律法規(guī)的規(guī)定追究其法律責任。因違規(guī)開具發(fā)票給公司造成損失的，公司有權(quán)要求責任方賠償相應損失。2.對違規(guī)取得發(fā)票行為的處理對于經(jīng)辦人員違規(guī)取得發(fā)票的行為，如取得虛假發(fā)票、不符合規(guī)定的發(fā)票等，公司將不予報銷相關費用，并視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分。如因違規(guī)取得發(fā)票導致公司受到稅務機關處罰或其他損失的，經(jīng)辦人員應承擔全部責任，并賠償公司因此遭受的損失。3.對違規(guī)使用發(fā)票行為的處理對于違反本制度規(guī)定使