設(shè)備服務(wù)合同管理制度

設(shè)備服務(wù)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備服務(wù)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部供應(yīng)商簽訂的設(shè)備服務(wù)合同，包括但不限于設(shè)備維修、保養(yǎng)、租賃、安裝調(diào)試等合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫對方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害公司利益，維護(hù)雙方的合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出設(shè)備服務(wù)需求，填寫《設(shè)備服務(wù)需求申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備服務(wù)的內(nèi)容、要求、期限等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至采購部門。采購部門根據(jù)需求進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商，并向其發(fā)送《設(shè)備服務(wù)詢價單》。3.供應(yīng)商收到詢價單后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)報(bào)價。采購部門對供應(yīng)商的報(bào)價進(jìn)行比較分析，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其進(jìn)行商務(wù)談判。4.商務(wù)談判達(dá)成一致后，采購部門起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、價格、付款方式、違約責(zé)任等條款。5.合同文本起草完成后，提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對合同文本的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并提出修改意見。6.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購部門對合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，提交至總經(jīng)理審批。7.總經(jīng)理審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（二）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查：在簽訂合同前，應(yīng)審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、稅務(wù)登記證等相關(guān)證件，確保其具備合法經(jīng)營資格。2.合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。對于重要條款，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的談判和協(xié)商，確保雙方的權(quán)利義務(wù)對等。3.合同價格審查：合同價格應(yīng)合理、公平，符合市場行情。對于價格波動較大的設(shè)備服務(wù)，應(yīng)在合同中約定價格調(diào)整機(jī)制。4.合同違約責(zé)任審查：合同中應(yīng)明確雙方的違約責(zé)任，確保在一方違約時，另一方能夠得到有效的法律救濟(jì)。5.合同簽訂手續(xù)審查：合同簽訂應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并由法定代表人或授權(quán)代表簽字。授權(quán)代表簽訂合同的，應(yīng)提供法定代表人的授權(quán)委托書。三、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，需求部門應(yīng)負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，及時了解供應(yīng)商的服務(wù)進(jìn)度和質(zhì)量。2.需求部門應(yīng)定期向采購部門反饋合同履行情況，對于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出解決方案。3.采購部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督1.需求部門應(yīng)按照合同約定的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.對于服務(wù)質(zhì)量不符合合同約定的，需求部門應(yīng)及時向供應(yīng)商提出整改要求，并跟蹤整改情況。3.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估，對于服務(wù)質(zhì)量較差的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、扣除保證金等。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和期限，及時辦理付款手續(xù)。2.付款前，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核合同履行情況、發(fā)票開具情況等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)爭議的，財(cái)務(wù)部門應(yīng)暫停付款，并及時通知采購部門和法務(wù)部門進(jìn)行處理。四、合同變更管理（一）變更申請1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化，需要變更合同條款的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更申請應(yīng)由需求部門提出，填寫《設(shè)備服務(wù)合同變更申請表》，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。3.部門負(fù)責(zé)人審核通過后，將申請表提交至采購部門。采購部門根據(jù)變更申請，與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，并起草變更協(xié)議文本。（二）變更審批1.變更協(xié)議文本起草完成后，提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對變更協(xié)議的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并提出修改意見。2.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購部門對變更協(xié)議文本進(jìn)行修改完善。修改后的變更協(xié)議經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，提交至總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)將變更協(xié)議副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽的。2.合同約定的服務(wù)內(nèi)容完成的。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的。4.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同的。（二）終止流程1.合同終止前，需求部門應(yīng)提前通知采購部門，并提交《設(shè)備服務(wù)合同終止申請表》，詳細(xì)說明合同終止的原因、時間等信息。2.采購部門收到申請表后，應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行溝通協(xié)商，確定合同終止的具體事宜，并起草合同終止協(xié)議文本。3.合同終止協(xié)議文本起草完成后，提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門對合同終止協(xié)議的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并提出修改意見。4.根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，采購部門對合同終止協(xié)議文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同終止協(xié)議經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，提交至總經(jīng)理審批。5.總經(jīng)理審批通過后，由采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂合同終止協(xié)議。合同終止協(xié)議簽訂后，采購部門應(yīng)將合同終止協(xié)議副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門。（三）終止后事項(xiàng)處理1.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同終止協(xié)議的約定，辦理相關(guān)的結(jié)算、交接等手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時清理合同款項(xiàng)，確保款項(xiàng)結(jié)清。3.需求部門應(yīng)及時清理設(shè)備服務(wù)相關(guān)資料，做好歸檔工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.采購部門負(fù)責(zé)收集合同簽訂、履行、變更、終止等過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、詢價單、報(bào)價單、談判記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。2.需求部門應(yīng)協(xié)助采購部門收集與合同履行相關(guān)的資料，如服務(wù)記錄、質(zhì)量反饋等。（二）檔案整理1.采購部門應(yīng)定期對收集到的合同檔案資料進(jìn)行整理，按照合同類別、時間順序等進(jìn)行分類歸檔。2.合同檔案資料應(yīng)保持完整、清晰、有效，不得隨意涂改、丟失。（三）檔案保管1.合同檔案資料應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，并指定專人負(fù)責(zé)管理。2.檔案管理人員應(yīng)定期對合同檔案資料進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案資料的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理人員處查閱。2.查閱合同檔案資料時，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照、帶出檔案資料。3.外部單位因工作需要查閱合同檔案資料的，應(yīng)提交單位介紹信、查閱人身份證明等相關(guān)資料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員陪同查閱。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對合同履行過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、信用風(fēng)險、法律風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險等。2.對于識別出的風(fēng)險，應(yīng)分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時調(diào)整合同價格、服務(wù)內(nèi)容等條款，以降低市場風(fēng)險。2.信用風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)對供應(yīng)商的信用評估和管理，要求供應(yīng)商提供擔(dān)?；虮ＷC金，以降低信用風(fēng)險。3.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)合同審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)，避免法律糾紛。4.技術(shù)風(fēng)險應(yīng)對：在合同中明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求，要求供應(yīng)商提供技術(shù)支持和售后服務(wù)，以降低技術(shù)風(fēng)險。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對設(shè)備服務(wù)合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合規(guī)性、有效性。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評價1.人力資源部門應(yīng)將設(shè)備服務(wù)合同管理工作納入對采購