社區(qū)印章文件管理制度

社區(qū)印章文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)印章和文件的管理，確保印章使用規(guī)范、文件流轉(zhuǎn)有序，維護(hù)社區(qū)的正常工作秩序和合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)內(nèi)所有涉及印章使用和文件管理的部門、崗位及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章使用和文件管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和社區(qū)的相關(guān)規(guī)定。2.謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)原則：使用印章和處理文件要認(rèn)真審核，確保準(zhǔn)確無誤，避免失誤和風(fēng)險(xiǎn)。3.安全保密原則：印章和文件要妥善保管，防止丟失、被盜用或泄露機(jī)密信息。二、印章管理（一）印章種類1.社區(qū)公章：用于社區(qū)對外的正式文件、合同、協(xié)議等重要事項(xiàng)的簽署。2.部門印章：各部門根據(jù)工作需要設(shè)立的印章，用于本部門內(nèi)部文件、報(bào)表等的蓋章。3.專用印章：如財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等，用于特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域的蓋章。（二）印章的刻制與啟用1.印章的刻制由社區(qū)指定的部門統(tǒng)一辦理，需提供相關(guān)證明材料，并按照公安部門的規(guī)定進(jìn)行審批和備案。2.新印章刻制完成后，由指定部門進(jìn)行登記，并填寫《印章啟用申請表》，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后啟用。啟用時(shí)要在印章使用登記簿上記錄啟用日期、印章名稱、編號(hào)等信息。（三）印章的保管1.社區(qū)公章由社區(qū)辦公室專人保管，部門印章由各部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，專用印章由相關(guān)業(yè)務(wù)部門指定專人保管。2.印章保管人員要建立印章保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄印章的領(lǐng)取、使用、歸還等情況。3.印章必須存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，確保印章安全。節(jié)假日期間，印章要加封妥善保管。（四）印章的使用1.使用印章必須填寫《印章使用申請表》，注明用印事由、用印文件名稱、份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并按規(guī)定程序?qū)徟?.審批流程：一般事項(xiàng)由部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；重要事項(xiàng)需經(jīng)社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.印章保管人員要嚴(yán)格按照審批后的《印章使用申請表》用印，核對用印文件內(nèi)容與申請表一致，用印位置準(zhǔn)確無誤。4.用印后要在《印章使用登記簿》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息，并由用印人簽字確認(rèn)。5.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。特殊情況需要加蓋的，必須經(jīng)社區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并注明用途和有效期限。（五）印章的停用與銷毀1.因機(jī)構(gòu)調(diào)整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理停用手續(xù)。2.停用的印章要及時(shí)交回指定部門，由專人進(jìn)行封存保管。3.印章的銷毀由社區(qū)指定的部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，銷毀前要填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)社區(qū)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在兩人以上監(jiān)督下進(jìn)行銷毀，并在《印章銷毀登記簿》上記錄銷毀情況。三、文件管理（一）文件分類1.上級(jí)文件：包括黨和政府及其部門下發(fā)的各類文件、通知、通報(bào)等。2.社區(qū)文件：社區(qū)制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、請示等。3.外來文件：社區(qū)收到的其他單位、組織發(fā)來的文件、信函等。（二）文件的收發(fā)1.文件收發(fā)工作由社區(qū)辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)。收到文件后，要及時(shí)進(jìn)行登記，填寫《文件收文登記表》，注明文件名稱、文號(hào)、來文單位、收文日期等信息。2.對上級(jí)文件和重要外來文件，要及時(shí)呈送社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)閱批，并按照領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行傳閱、辦理或存檔。3.社區(qū)發(fā)文由相關(guān)部門擬稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交社區(qū)辦公室核稿，再報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。簽發(fā)后的文件由社區(qū)辦公室編號(hào)、打印、蓋章，并進(jìn)行分發(fā)。4.文件分發(fā)要填寫《文件發(fā)文登記表》，注明文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、分發(fā)對象等信息，確保文件準(zhǔn)確無誤地送達(dá)收件人。（三）文件的傳閱1.需傳閱的文件由社區(qū)辦公室按照領(lǐng)導(dǎo)批示確定傳閱范圍和順序，進(jìn)行傳閱。2.傳閱人員要在《文件傳閱登記簿》上簽字，注明傳閱時(shí)間，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地傳遞。3.傳閱過程中，傳閱人員不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍，不得將文件帶回家或轉(zhuǎn)借他人。如有特殊情況需要延長傳閱時(shí)間或擴(kuò)大傳閱范圍的，要經(jīng)社區(qū)辦公室同意。（四）文件的辦理1.承辦部門收到文件后，要按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)辦理，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給社區(qū)辦公室。2.需要回復(fù)的文件，承辦部門要認(rèn)真起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，再由社區(qū)辦公室發(fā)文回復(fù)。3.文件辦理過程中，如遇問題或困難，承辦部門要及時(shí)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件辦理順利進(jìn)行。（五）文件的存檔1.文件辦理完畢后，承辦部門要將文件原件及相關(guān)資料整理歸檔，交社區(qū)檔案室保存。2.社區(qū)檔案室要按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架，確保檔案資料的完整、安全和便于查閱。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。同時(shí)，要做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。（六）文件的借閱1.因工作需要借閱文件的，需填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、文號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并按規(guī)定程序?qū)徟?.審批流程：一般文件由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；重要文件需經(jīng)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員要按照批準(zhǔn)的借閱期限及時(shí)歸還文件，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或延長借閱時(shí)間。如需續(xù)借，要重新辦理審批手續(xù)。4.借閱人員要妥善保管借閱的文件，不得在文件上涂改、圈劃、污損，不得擅自復(fù)制、摘錄文件內(nèi)容。如因保管不善造成文件損壞或丟失的，要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及社區(qū)商業(yè)秘密、工作秘密、個(gè)人隱私等信息的文件和資料。2.在印章使用和文件管理過程中知悉的不宜公開的信息。（二）保密措施1.加強(qiáng)對印章保管人員和文件管理人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密承諾書。2.對涉及保密內(nèi)容的文件要進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明保密等級(jí)和保密期限。3.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，對機(jī)密文件要實(shí)行專人專送、專柜保管。4.禁止在非保密場所談?wù)?、處理涉及保密的文件和事?xiàng)。（三）責(zé)任追究1.對違反保密規(guī)定，造成文件丟失、被盜用、泄露機(jī)密信息的，要依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。2.構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。五、監(jiān)督檢查（一）定期檢查社區(qū)辦公室定期對印章使用和文件管理情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查印章保管是否安全、使用是否規(guī)范、文件收發(fā)是否及時(shí)、傳閱是否有序、存檔是否完整等。（二）不定期抽查社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門不定期對印章使用和文件管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及