工程部鑰匙管理制度

工程部鑰匙管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)工程部鑰匙的管理，確保鑰匙的安全、規(guī)范使用，保障公司設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行和安全，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司工程部所有涉及的鑰匙管理，包括但不限于辦公區(qū)域、機(jī)房、配電室、設(shè)備房、倉(cāng)庫、門禁系統(tǒng)等各類設(shè)施設(shè)備的鑰匙。3.職責(zé)分工工程部經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)工程部鑰匙管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和協(xié)調(diào)，確保制度的有效執(zhí)行。鑰匙管理員：具體負(fù)責(zé)鑰匙的日常保管、發(fā)放、回收、借用登記等工作，建立鑰匙管理臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)鑰匙，確保鑰匙數(shù)量準(zhǔn)確、狀態(tài)良好。使用人員：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用鑰匙，妥善保管所領(lǐng)用的鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借、丟失或損壞，使用完畢后及時(shí)歸還鑰匙管理員。二、鑰匙的分類與標(biāo)識(shí)1.鑰匙分類設(shè)施設(shè)備鑰匙：包括各類機(jī)房、配電室、設(shè)備房、倉(cāng)庫等門的鑰匙，以及設(shè)備操作箱、控制柜等的鑰匙。辦公區(qū)域鑰匙：包括辦公室、會(huì)議室、檔案室等門的鑰匙。門禁系統(tǒng)鑰匙：包括門禁卡、密碼鑰匙等。2.鑰匙標(biāo)識(shí)所有鑰匙均應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，標(biāo)明其所對(duì)應(yīng)的設(shè)施設(shè)備名稱、房間號(hào)、使用部門等信息，以便于識(shí)別和管理。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、牢固，不易磨損或褪色。對(duì)于重要設(shè)施設(shè)備的鑰匙，可采用特殊標(biāo)識(shí)或顏色區(qū)分，以突出其重要性。三、鑰匙的保管1.鑰匙管理員職責(zé)設(shè)立專門的鑰匙保管箱或鑰匙柜，用于存放各類鑰匙，并確保保管箱或鑰匙柜安全可靠，具備防火、防盜、防潮等功能。按照鑰匙的類別和用途，對(duì)鑰匙進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的鑰匙管理臺(tái)賬，記錄每把鑰匙的編號(hào)、名稱、領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、歸還時(shí)間等信息。定期對(duì)鑰匙進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)鑰匙數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致，確保鑰匙無丟失、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告工程部經(jīng)理。負(fù)責(zé)鑰匙的日常清潔和維護(hù)工作，保持鑰匙的良好狀態(tài)，防止生銹、變形等情況發(fā)生。2.鑰匙保管要求鑰匙管理員應(yīng)妥善保管鑰匙，不得擅自離崗或委托他人代管鑰匙。如有特殊情況需要臨時(shí)離崗，應(yīng)將鑰匙交接給其他可靠人員，并做好交接記錄。非工作時(shí)間，鑰匙應(yīng)存放在鑰匙保管箱或鑰匙柜內(nèi)，不得隨意放置。對(duì)于重要設(shè)施設(shè)備的鑰匙，應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，由兩名鑰匙管理員分別保管不同部分的鑰匙，使用時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)方可開啟。鑰匙保管區(qū)域應(yīng)保持整潔、干燥，避免鑰匙受到損壞或丟失。四、鑰匙的發(fā)放1.領(lǐng)用流程使用人員因工作需要領(lǐng)用鑰匙時(shí)，應(yīng)填寫《鑰匙領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用鑰匙的名稱、用途、領(lǐng)用時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《鑰匙領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交給鑰匙管理員，鑰匙管理員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無誤后發(fā)放鑰匙，并在鑰匙管理臺(tái)賬上記錄領(lǐng)用人員、領(lǐng)用時(shí)間等信息。領(lǐng)用人員領(lǐng)取鑰匙后，應(yīng)在《鑰匙領(lǐng)用登記表》上簽字確認(rèn)，確保所領(lǐng)鑰匙與申請(qǐng)表內(nèi)容一致。2.發(fā)放原則嚴(yán)格按照工作需要發(fā)放鑰匙，不得隨意多發(fā)或?yàn)E發(fā)。對(duì)于重要設(shè)施設(shè)備的鑰匙，應(yīng)嚴(yán)格控制發(fā)放范圍，僅限于經(jīng)過授權(quán)的人員領(lǐng)用。新入職員工如需領(lǐng)用鑰匙，應(yīng)在入職手續(xù)辦理完畢后，由所在部門負(fù)責(zé)人統(tǒng)一申請(qǐng)領(lǐng)用。五、鑰匙的借用1.借用流程因工作需要借用鑰匙時(shí)，借用人員應(yīng)填寫《鑰匙借用申請(qǐng)表》，注明借用鑰匙的名稱、用途、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將《鑰匙借用申請(qǐng)表》提交給鑰匙管理員，鑰匙管理員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無誤后辦理借用手續(xù)，在鑰匙管理臺(tái)賬上記錄借用人員、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并收回相應(yīng)的鑰匙。借用人員領(lǐng)取借用的鑰匙后，應(yīng)在《鑰匙借用登記表》上簽字確認(rèn)，確保所借鑰匙與申請(qǐng)表內(nèi)容一致。2.借用期限鑰匙借用期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限，借用人員應(yīng)提前向鑰匙管理員說明原因，并辦理延期手續(xù)。借用期限屆滿，借用人員應(yīng)及時(shí)歸還所借鑰匙，鑰匙管理員在確認(rèn)鑰匙完好無損后，辦理歸還手續(xù)，在鑰匙管理臺(tái)賬上記錄歸還時(shí)間，并將鑰匙放回原處。3.借用要求借用人員應(yīng)妥善保管所借鑰匙，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。在借用期間，如鑰匙發(fā)生丟失、損壞等情況，借用人員應(yīng)及時(shí)向鑰匙管理員報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、鑰匙的歸還1.歸還流程使用人員或借用人員工作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將所領(lǐng)用或借用的鑰匙歸還鑰匙管理員。歸還鑰匙時(shí)，鑰匙管理員應(yīng)認(rèn)真檢查鑰匙的完好情況，如發(fā)現(xiàn)鑰匙有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向使用人員或借用人員核實(shí)原因，并按照本制度相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。鑰匙管理員在確認(rèn)鑰匙完好無損后，辦理歸還手續(xù)，在鑰匙管理臺(tái)賬上記錄歸還時(shí)間，并將鑰匙放回原處。2.特殊情況處理如使用人員離職，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知鑰匙管理員收回其領(lǐng)用的所有鑰匙，并辦理交接手續(xù)。如鑰匙因損壞無法正常使用，使用人員應(yīng)及時(shí)向鑰匙管理員報(bào)告，并申請(qǐng)更換新鑰匙。鑰匙管理員核實(shí)情況后，填寫《鑰匙更換申請(qǐng)表》，經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后，予以更換新鑰匙，并在鑰匙管理臺(tái)賬上記錄相關(guān)信息。七、鑰匙的盤點(diǎn)與清查1.定期盤點(diǎn)鑰匙管理員應(yīng)每月對(duì)鑰匙進(jìn)行一次盤點(diǎn)，核對(duì)鑰匙數(shù)量與臺(tái)賬記錄是否一致，確保鑰匙無丟失、損壞等情況。盤點(diǎn)結(jié)束后，鑰匙管理員應(yīng)填寫《鑰匙盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)查明原因并報(bào)告工程部經(jīng)理。2.不定期清查工程部經(jīng)理可根據(jù)工作需要，不定期組織對(duì)鑰匙進(jìn)行清查，檢查鑰匙管理情況是否符合本制度要求。清查過程中，如發(fā)現(xiàn)鑰匙管理存在問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改，并將清查結(jié)果記錄在案。八、鑰匙的報(bào)廢與銷毀1.報(bào)廢條件鑰匙因磨損、損壞等原因無法正常使用，且無法修復(fù)的，可申請(qǐng)報(bào)廢。因設(shè)施設(shè)備改造、拆除等原因，原鑰匙已不再使用的，可申請(qǐng)報(bào)廢。2.報(bào)廢流程鑰匙使用人員或保管人員發(fā)現(xiàn)鑰匙符合報(bào)廢條件時(shí)，應(yīng)填寫《鑰匙報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢鑰匙的名稱、編號(hào)、報(bào)廢原因等信息，并提交給鑰匙管理員。鑰匙管理員對(duì)申請(qǐng)報(bào)廢的鑰匙進(jìn)行核實(shí)，確認(rèn)無誤后，在鑰匙管理臺(tái)賬上注明該鑰匙已報(bào)廢，并將《鑰匙報(bào)廢申請(qǐng)表》提交給工程部經(jīng)理審批。工程部經(jīng)理審批通過后，鑰匙管理員將報(bào)廢鑰匙進(jìn)行集中存放，并定期進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀方式對(duì)于報(bào)廢的鑰匙，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷毀，如粉碎、熔化等，確保鑰匙信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并填寫《鑰匙銷毀記錄》，記錄銷毀時(shí)間、銷毀方式、銷毀數(shù)量等信息。九、鑰匙的安全與保密1.安全管理加強(qiáng)對(duì)鑰匙保管區(qū)域的安全防范措施，安裝必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)等，確保鑰匙保管安全。鑰匙管理員應(yīng)妥善保管鑰匙管理臺(tái)賬等相關(guān)資料，防止信息泄露。如發(fā)現(xiàn)鑰匙保管區(qū)域存在安全隱患或鑰匙管理資料丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告工程部經(jīng)理，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.保密要求涉及公司重要設(shè)施設(shè)備或機(jī)密信息的鑰匙，使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管鑰匙，不得隨意透露鑰匙的使用情況或存放位置。未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自復(fù)制或傳播公司鑰匙的相關(guān)信息。十、違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：未按規(guī)定領(lǐng)用、借用或歸還鑰匙的，給予警告處分；造成鑰匙丟失、損壞等后果的，由責(zé)任人照價(jià)賠償，并視情節(jié)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。擅自轉(zhuǎn)借、挪用鑰匙或用于非工作目的的，給予記過處分；造成嚴(yán)重后果的，解除勞動(dòng)合同，并追究相關(guān)法律責(zé)任。因保管不善導(dǎo)致鑰匙丟失、損壞或信息泄露的，給予責(zé)任人相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，并視情節(jié)給予警告、記過、降職等處分；造成重大損失的，解除勞動(dòng)合同，并追究相