硬件設施維護管理制度

硬件設施維護管理制度一、總則1.目的為加強公司硬件設施的維護管理，確保硬件設施正常運行，提高使用效率，延長使用壽命，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有硬件設施，包括但不限于辦公設備（如電腦、打印機、復印機、傳真機等）、網(wǎng)絡設備（如路由器、交換機等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）、電器設備（如空調、飲水機等）以及其他與工作相關的硬件設施。3.職責分工行政部門負責制定硬件設施維護管理的整體規(guī)劃和年度計劃，并組織實施。建立硬件設施臺賬，詳細記錄硬件設施的名稱、型號、購置時間、使用部門、維護情況等信息。定期對硬件設施進行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并處理設施故障和問題。負責硬件設施的維修、保養(yǎng)、更換等工作的組織和協(xié)調，選擇合適的維修供應商，并監(jiān)督維修質量。對硬件設施的使用情況進行統(tǒng)計分析，提出優(yōu)化建議，提高設施使用效率。使用部門負責本部門硬件設施的日常使用和保管，確保設施的正常運行和安全。配合行政部門進行硬件設施的巡檢、維修、保養(yǎng)等工作，及時反饋設施使用過程中出現(xiàn)的問題。教育本部門員工正確使用硬件設施，遵守相關操作規(guī)程，防止因使用不當造成設施損壞。財務部門負責審核硬件設施維護管理的費用預算，并監(jiān)督費用的使用情況。按照公司財務制度，及時報銷硬件設施維修、保養(yǎng)等費用。二、硬件設施采購與驗收1.采購申請各部門根據(jù)工作需要，如需采購硬件設施，應提前填寫《硬件設施采購申請表》，詳細說明采購設施的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交行政部門。2.采購審批行政部門收到采購申請后，對申請內容進行審核，核實是否確有采購必要。審核通過后，報公司領導審批。審批通過后，由行政部門負責按照公司采購流程進行采購。3.采購實施行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應遵循公平、公正、公開的原則，確保采購的硬件設施質量可靠、價格合理。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括設備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、售后服務等條款。4.驗收標準硬件設施到貨后，行政部門應組織使用部門、相關技術人員等共同進行驗收。驗收標準如下：核對硬件設施的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等是否與采購合同一致。檢查硬件設施的外觀是否完好，有無損壞、變形等情況。通電測試硬件設施的性能，確保其能夠正常運行，各項功能指標符合要求。檢查硬件設施的隨機資料是否齊全，包括說明書、保修卡、合格證等。5.驗收流程供應商提交硬件設施到貨通知后，行政部門組織驗收人員進行驗收。驗收人員按照驗收標準對硬件設施進行逐一檢查，并填寫《硬件設施驗收單》。驗收合格的硬件設施，由驗收人員簽字確認后，辦理入庫手續(xù)，并交付使用部門使用。驗收不合格的硬件設施，行政部門應及時與供應商聯(lián)系，要求其限期更換或處理。在未解決問題之前，不得辦理入庫手續(xù)，也不得交付使用部門使用。三、硬件設施日常使用與保管1.使用培訓新購置的硬件設施交付使用部門后，行政部門應組織相關技術人員對使用部門員工進行使用培訓，使其熟悉設施的性能、操作規(guī)程、注意事項等，確保員工能夠正確使用硬件設施。2.使用規(guī)范各部門員工應嚴格按照硬件設施的操作規(guī)程進行操作，不得擅自更改設施的設置和參數(shù)。在使用硬件設施過程中，如發(fā)現(xiàn)異常情況或故障，應立即停止使用，并及時報告行政部門。嚴禁在設施故障未排除的情況下繼續(xù)使用，以免造成更大的損壞。注意保持硬件設施的清潔衛(wèi)生，定期對設施進行擦拭和保養(yǎng)，防止灰塵、污垢等影響設施的正常運行。下班前，應關閉硬件設施的電源，拔掉插頭，整理好設備周邊的物品，保持工作環(huán)境整潔。3.保管責任使用部門負責本部門硬件設施的日常保管工作，指定專人負責管理，并確保設施的安全。對于貴重或易損的硬件設施，應采取必要的防護措施，如加鎖、覆蓋防塵罩等，防止丟失或損壞。硬件設施如需臨時借用，應填寫《硬件設施借用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借用手續(xù)。借用期限不得超過規(guī)定時間，借用期間應妥善保管，如有損壞或丟失，借用人員應照價賠償。四、硬件設施巡檢與維護1.巡檢計劃行政部門應制定硬件設施巡檢計劃，明確巡檢的時間間隔、內容、人員等。巡檢計劃應涵蓋公司內所有硬件設施，確保無遺漏。2.巡檢內容檢查硬件設施的運行狀態(tài)，包括設備是否正常開機、有無異常聲音、指示燈是否正常等。查看硬件設施的連接情況，如電源線、網(wǎng)線、數(shù)據(jù)線等是否連接牢固，有無松動、破損等現(xiàn)象。檢查硬件設施的外觀，如外殼是否有損壞、變形，顯示屏是否有劃痕、亮點等。核實硬件設施的使用記錄，如開機時間、使用時長、打印數(shù)量等，分析設施的使用情況。3.巡檢記錄巡檢人員應認真填寫《硬件設施巡檢記錄》，詳細記錄巡檢時間、設施名稱、型號、巡檢內容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等信息。巡檢記錄應妥善保存，以備查閱。4.維護措施根據(jù)巡檢結果，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行處理。對于一般性問題，巡檢人員可當場進行修復；對于較為復雜的問題，應及時通知行政部門負責人，并安排專業(yè)技術人員進行維修。定期對硬件設施進行保養(yǎng)，如清潔設備內部灰塵、添加潤滑油、更換耗材等，以延長設施的使用壽命。對于老化嚴重、性能下降且維修成本過高的硬件設施，行政部門應及時提出更換建議，報公司領導審批后進行更換。五、硬件設施維修與更換1.維修申請使用部門在硬件設施出現(xiàn)故障后，應及時填寫《硬件設施維修申請表》，詳細描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、可能原因等信息，并提交行政部門。2.維修審批行政部門收到維修申請后，對申請內容進行初步審核，判斷故障的嚴重程度和維修的必要性。對于簡單故障，行政部門可直接安排維修人員進行維修；對于復雜故障或涉及費用較高的維修項目，應報公司領導審批。3.維修實施行政部門根據(jù)維修審批結果，選擇合適的維修供應商或安排內部維修人員進行維修。維修人員應具備相應的專業(yè)技能和經(jīng)驗，嚴格按照維修操作規(guī)程進行維修，確保維修質量。在維修過程中，維修人員應及時向行政部門反饋維修進度和遇到的問題。如需更換零部件，應使用符合質量要求的正品，并做好更換記錄。維修完成后，維修人員應填寫《硬件設施維修記錄》，詳細記錄維修時間、故障原因、維修措施、更換的零部件等信息，并請使用部門人員簽字確認。4.維修驗收使用部門應對維修后的硬件設施進行驗收，檢查設施是否恢復正常運行，各項功能是否符合要求。驗收合格后，在《硬件設施維修記錄》上簽字確認。如驗收不合格，應要求維修人員重新維修，直至達到驗收標準。5.更換流程對于需要更換的硬件設施，行政部門應按照以下流程進行操作：填寫《硬件設施更換申請表》，詳細說明更換的原因、設施名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交公司領導審批。審批通過后，行政部門按照公司采購流程進行新硬件設施的采購。新硬件設施到貨后，組織相關人員進行驗收，驗收合格后辦理入庫手續(xù)。安排人員拆除舊硬件設施，并安裝新硬件設施，確保安裝正確、牢固。對更換后的硬件設施進行調試和測試，確保其正常運行。六、硬件設施報廢管理1.報廢鑒定行政部門定期對公司內的硬件設施進行清查，對于已損壞無法修復、技術性能落后且無使用價值、使用年限已達到規(guī)定標準等情況的硬件設施，組織相關技術人員進行報廢鑒定。2.報廢申請經(jīng)鑒定確需報廢的硬件設施，使用部門應填寫《硬件設施報廢申請表》，詳細說明報廢設施的名稱、型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交行政部門。3.報廢審批行政部門收到報廢申請后，對申請內容進行審核，核實報廢設施的情況是否屬實。審核通過后，報公司領導審批。4.報廢處理經(jīng)公司領導審批同意報廢的硬件設施，行政部門應按照相關規(guī)定進行處理。對于有回收價值的硬件設施，可聯(lián)系專業(yè)回收公司進行回收處理；對于無回收價值的硬件設施，可按照環(huán)保要求進行妥善處置，如拆解、銷毀等，防止造成環(huán)境污染。5.賬目核銷財務部門根據(jù)行政部門提交的硬件設施報廢審批文件，及時對固定資產(chǎn)賬目進行核銷，確保賬目準確無誤。七、硬件設施檔案管理1.檔案建立行政部門負責建立硬件設施檔案，對每一項硬件設施的相關資料進行整理和歸檔。檔案內容應包括硬件設施的采購合同、驗收單、使用說明書、保修卡、維修記錄、巡檢記錄、報廢申請表等。2.檔案保管硬件設施檔案應妥善保管，采用紙質檔案與電子檔案相結合的方式進行存儲。紙質檔案應分類存放于專用檔案柜中，便于查閱；電子檔案應定期進行備份，存儲于安全可靠的存儲設備中，并做好文件命名和分類管理，確保電子檔案的完整性和可檢索性。3.檔案查閱因工作需要查閱硬件設施檔案的，應填寫《硬件設施檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到行