紙質(zhì)文件歸類(lèi)管理制度

紙質(zhì)文件歸類(lèi)管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司紙質(zhì)文件的管理，提高文件的利用效率，確保文件的安全性和完整性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有紙質(zhì)文件的歸類(lèi)、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱和銷(xiāo)毀等管理活動(dòng)。（三）職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善紙質(zhì)文件歸類(lèi)管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。負(fù)責(zé)公司各類(lèi)紙質(zhì)文件的統(tǒng)一收集、初步整理和分類(lèi)。負(fù)責(zé)建立公司紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)，確保文件存儲(chǔ)環(huán)境安全、整潔。負(fù)責(zé)對(duì)過(guò)期或無(wú)用的紙質(zhì)文件進(jìn)行定期清理和銷(xiāo)毀。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)紙質(zhì)文件的日常整理、分類(lèi)和保管。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將本部門(mén)產(chǎn)生的重要紙質(zhì)文件移交行政部門(mén)統(tǒng)一存儲(chǔ)。配合行政部門(mén)做好紙質(zhì)文件的查閱、借閱等工作。二、文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)（一）行政文件1.公司制度：包括公司章程、各項(xiàng)管理制度、規(guī)定、辦法等。2.行政公文：如通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。3.會(huì)議文件：會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。5.財(cái)務(wù)文件：預(yù)算報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（二）業(yè)務(wù)文件1.市場(chǎng)業(yè)務(wù)：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、客戶資料等。2.研發(fā)業(yè)務(wù)：項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)文檔、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.生產(chǎn)業(yè)務(wù)：生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.采購(gòu)業(yè)務(wù)：采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同等。5.銷(xiāo)售業(yè)務(wù)：銷(xiāo)售合同、報(bào)價(jià)單、客戶訂單等。（三）其他文件1.外來(lái)文件：政府部門(mén)文件、行業(yè)協(xié)會(huì)文件、合作伙伴文件等。2.榮譽(yù)證書(shū)：公司獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等。3.資質(zhì)文件：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書(shū)、許可證等。三、文件編號(hào)規(guī)則（一）編號(hào)原則1.唯一性：每個(gè)文件都有唯一的編號(hào)，避免編號(hào)重復(fù)。2.系統(tǒng)性：編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件的類(lèi)別、年份、順序等信息，便于分類(lèi)和查找。3.穩(wěn)定性：編號(hào)一旦確定，不得隨意更改。（二）編號(hào)方法1.行政文件：AD[年份][順序號(hào)]“AD”表示行政文件類(lèi)別?！癧年份]”為文件產(chǎn)生的年份，采用四位數(shù)字表示，如“2023”?！癧順序號(hào)]”為該類(lèi)別文件在當(dāng)年的順序編號(hào)，從“001”開(kāi)始遞增。2.業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)部門(mén)的不同，分別采用以下編號(hào)方式市場(chǎng)業(yè)務(wù)：M[年份][順序號(hào)]研發(fā)業(yè)務(wù)：R[年份][順序號(hào)]生產(chǎn)業(yè)務(wù)：P[年份][順序號(hào)]采購(gòu)業(yè)務(wù)：S[年份][順序號(hào)]銷(xiāo)售業(yè)務(wù)：T[年份][順序號(hào)]其中，字母含義與業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)應(yīng)，編號(hào)規(guī)則同行政文件。3.其他文件：OT[年份][順序號(hào)]“OT”表示其他文件類(lèi)別，編號(hào)規(guī)則同行政文件。四、文件整理與歸類(lèi)（一）文件收集1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的收集工作，確保文件及時(shí)、完整地收集。2.對(duì)于外來(lái)文件，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)簽收，并按照文件類(lèi)別進(jìn)行初步分類(lèi)。（二）文件整理1.收集后的文件應(yīng)進(jìn)行整理，去除文件中的訂書(shū)釘、回形針等金屬物品，確保文件平整。2.對(duì)于破損、褶皺的文件，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或更換。3.將文件按照類(lèi)別、時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一類(lèi)文件應(yīng)按照重要程度和相關(guān)性進(jìn)行排序。（三）文件歸類(lèi)1.根據(jù)文件分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將整理好的文件歸入相應(yīng)的類(lèi)別。2.在文件上標(biāo)注文件編號(hào)、類(lèi)別、日期等信息，以便于識(shí)別和查找。3.對(duì)于跨類(lèi)別的文件，應(yīng)根據(jù)文件的主要內(nèi)容歸入相應(yīng)的類(lèi)別，并在其他相關(guān)類(lèi)別中注明該文件的存在。五、文件存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.行政部門(mén)應(yīng)建立專(zhuān)門(mén)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)倉(cāng)庫(kù)，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)有足夠的存儲(chǔ)空間，文件應(yīng)分類(lèi)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找。3.文件應(yīng)存放在專(zhuān)用的文件柜或貨架上，文件柜和貨架應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其安全性和穩(wěn)定性。（二）保管期限1.根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，確定文件的保管期限。保管期限分為短期（13年）、中期（35年）、長(zhǎng)期（5年以上）和永久保存。2.具體保管期限如下：行政文件公司制度、行政公文等重要文件一般永久保存。會(huì)議文件、人事文件等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為35年。業(yè)務(wù)文件市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案等重要業(yè)務(wù)文件一般保存5年以上。生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件等根據(jù)生產(chǎn)需要確定保管期限，一般為13年。其他文件外來(lái)文件、榮譽(yù)證書(shū)等根據(jù)文件要求確定保管期限，一般為35年。資質(zhì)文件一般永久保存。（三）定期盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保文件的數(shù)量和存儲(chǔ)情況與記錄一致。2.盤(pán)點(diǎn)周期為每年一次，盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。六、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱原因等信息。2.《文件查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門(mén)審批。3.行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專(zhuān)人協(xié)助查閱，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱文件，不得擅自將文件帶出或轉(zhuǎn)借他人，查閱完畢后應(yīng)及時(shí)歸還。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交行政部門(mén)審批。3.行政部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、涂改、損壞文件，如因特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還文件時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、文件銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.文件保管期限已滿，且已無(wú)保存價(jià)值。2.文件內(nèi)容涉及公司機(jī)密，但已過(guò)保密期限，且經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)可以銷(xiāo)毀。3.文件因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且已無(wú)保存必要。（二）銷(xiāo)毀程序1.行政部門(mén)定期對(duì)過(guò)期或無(wú)用的紙質(zhì)文件進(jìn)行清理，列出擬銷(xiāo)毀文件清單。2.擬銷(xiāo)毀文件清單經(jīng)行政部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，行政部門(mén)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件銷(xiāo)毀工作，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、文件名稱、數(shù)量等。4.文件銷(xiāo)毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。5.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)保存[X]年，以備查閱。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)紙質(zhì)文件的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的歸類(lèi)、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將紙質(zhì)文件管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門(mén)和相關(guān)人員的文件管理工作進(jìn)行考