監(jiān)理單位公文管理制度

監(jiān)理單位公文管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本監(jiān)理單位公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本監(jiān)理單位內(nèi)部各部門、各項(xiàng)目監(jiān)理組之間公文的起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、歸檔、保管等處理工作。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文的內(nèi)容和格式應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司相關(guān)規(guī)定，確保表述準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.及時(shí)高效原則公文處理應(yīng)及時(shí)、快捷，注重時(shí)效性，提高工作效率，確保公文傳遞和辦理不延誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文的保密管理，防止公文泄露，確保公文信息安全。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則公文應(yīng)精簡(jiǎn)內(nèi)容，突出重點(diǎn)，注重實(shí)用性，避免冗長(zhǎng)繁瑣，切實(shí)提高公文質(zhì)量和效用。二、公文種類（一）決議適用于監(jiān)理單位會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項(xiàng)。（二）決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。（三）命令（令）適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。（四）公報(bào)適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。（五）公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。（六）通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。（七）意見適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法。（八）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)單位執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。（九）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（十）報(bào)告適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)單位的詢問(wèn)。（十一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。（十二）批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)。（十三）議案適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。（十四）函適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。（十五）紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。三、公文格式（一）一般要求公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。（二）各要素具體規(guī)定1.份號(hào)公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。2.密級(jí)和保密期限公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。3.緊急程度公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。4.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。5.發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。6.簽發(fā)人上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。7.標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。8.主送機(jī)關(guān)公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。9.正文公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。10.附件說(shuō)明公文附件的順序號(hào)和名稱。11.發(fā)文機(jī)關(guān)署名署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。12.成文日期署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。13.印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。14.附注公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。15.附件公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。16.抄送機(jī)關(guān)除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。17.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。18.頁(yè)碼公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。3.向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個(gè)上級(jí)單位，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位，不抄送下級(jí)單位。黨委、政府的部門向上級(jí)主管部門請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門。下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本單位名義向上級(jí)單位請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)單位。請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本單位負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)單位報(bào)送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向一個(gè)上級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)單位。4.向下級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)單位應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。5.同級(jí)單位之間行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：同級(jí)單位之間需要協(xié)商解決的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)直接行文，不得通過(guò)上級(jí)單位轉(zhuǎn)發(fā)。同級(jí)單位之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)使用函。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1.同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文。2.政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。3.政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。4.政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。五、公文起草（一）基本要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。3.涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。（二）起草流程1.明確發(fā)文主旨根據(jù)工作需要，確定公文的主題、目的、內(nèi)容要點(diǎn)等。2.收集資料圍繞發(fā)文主旨，收集相關(guān)的政策法規(guī)、工作情況、數(shù)據(jù)資料等。3.擬定提綱根據(jù)發(fā)文主旨和收集的資料，擬定公文的框架結(jié)構(gòu)和內(nèi)容要點(diǎn)。4.撰寫初稿按照提綱進(jìn)行公文的具體撰寫，注意語(yǔ)言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等。5.審核修改初稿完成后，由起草人進(jìn)行自我審核，然后交部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)人員進(jìn)行審核修改，確保公文質(zhì)量。六、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文單位意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.初審公文起草完成后，先由起草部門進(jìn)行初審，檢查公文的格式、內(nèi)容等是否符合要求。2.部門負(fù)責(zé)人審核初審?fù)ㄟ^(guò)后，交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核公文的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、可行，是否符合部門職責(zé)等。3.綜合部門審核部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，交綜合部門進(jìn)行審核，綜合部門從公文的整體格式、行文規(guī)范等方面進(jìn)行審核。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審核綜合部門審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的內(nèi)容和形式進(jìn)行全面把關(guān)。5.主要領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過(guò)后，報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)公文的最終定稿進(jìn)行審定。七、公文審批（一）審批權(quán)限1.一般性公文由部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.重要公文由部門負(fù)責(zé)人審核、綜合部門審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后由主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.涉及多個(gè)部門的聯(lián)合公文，需經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽后，按上述審批權(quán)限進(jìn)行審批。（二）審批流程公文經(jīng)審核后，由專人將公文呈送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，應(yīng)簽署明確意見，如“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”等，并注明審批日期和簽名。八、公文印發(fā)（一）格式調(diào)整經(jīng)審批后的公文，由綜合部門按照公文格式要求進(jìn)行最后的格式調(diào)整，確保公文格式規(guī)范統(tǒng)一。（二）編號(hào)登記對(duì)印發(fā)的公文進(jìn)行編號(hào)登記，記錄公文的文號(hào)、標(biāo)題、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)等信息，便于公文的管理和查詢。（三）印刷分發(fā)根據(jù)公文的印發(fā)份數(shù)，安排印刷，并及時(shí)將公文分發(fā)給主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等相關(guān)單位。九、公文傳遞（一）傳遞方式1.紙質(zhì)公文通過(guò)專人送達(dá)、機(jī)要交通、郵政特快專遞等方式進(jìn)行傳遞。2.電子公文通過(guò)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件等方式進(jìn)行傳遞。（二）傳遞要求1.嚴(yán)格按照公文的緊急程度和規(guī)定的傳遞方式進(jìn)行傳遞，確保公文及時(shí)、準(zhǔn)確送達(dá)。2.傳遞紙質(zhì)公文時(shí)，要注意做好公文的封裝、交接等工作，防止公文丟失、損壞。3.傳遞電子公文時(shí)，要確保公文的安全性，防止信息泄露。十、公文歸檔（一）歸檔范圍本監(jiān)理單位形成的具有保存價(jià)值的公文，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料整理歸檔。2.歸檔的公文應(yīng)當(dāng)齊全完整，符合檔案管理的要求。3.電子公文歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)確保電子公文的真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照檔案管理的要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（三）歸檔流程1.整理分類承辦部門對(duì)辦理完畢的公文進(jìn)行整理，按照公文的種類、年份、月份等進(jìn)行分類。2.裝訂編目對(duì)整理好的公文進(jìn)行裝訂，并編制檔案目錄，注明公文的編號(hào)、標(biāo)題、日期等信息。3.移交歸檔承辦部門將裝訂編目的公文移交至單位檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。十一、公文保管（一）保管方式1.紙質(zhì)公文存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放，便于查找和利用。2.電子公文存儲(chǔ)在單位的電子檔案管理系統(tǒng)中，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限公文的保管期限根據(jù)其重要程度、