騰訊會(huì)議維護(hù)管理制度

騰訊會(huì)議維護(hù)管理制度一、總則（一）目的為了確保騰訊會(huì)議在公司內(nèi)部的穩(wěn)定、高效運(yùn)行，保障各類會(huì)議及溝通交流的順利開展，特制定本管理制度。本制度旨在規(guī)范騰訊會(huì)議的使用、維護(hù)及管理流程，提高工作效率，降低因會(huì)議系統(tǒng)問題導(dǎo)致的工作延誤和溝通不暢等風(fēng)險(xiǎn)。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用騰訊會(huì)議進(jìn)行工作溝通、會(huì)議組織、培訓(xùn)等活動(dòng)時(shí)的相關(guān)行為及管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及騰訊會(huì)議相關(guān)服務(wù)協(xié)議，合法、合規(guī)地使用騰訊會(huì)議平臺(tái)。2.安全保密原則：確保會(huì)議信息的安全，防止會(huì)議內(nèi)容泄露、被惡意篡改或遭受其他安全威脅。對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的會(huì)議，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。3.高效實(shí)用原則：以提高工作效率為核心，充分發(fā)揮騰訊會(huì)議的功能優(yōu)勢(shì)，優(yōu)化會(huì)議組織和溝通流程，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在騰訊會(huì)議使用、維護(hù)過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞和推諉現(xiàn)象。二、管理職責(zé)（一）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)騰訊會(huì)議系統(tǒng)在公司內(nèi)部的整體規(guī)劃、部署及日常維護(hù)工作，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。2.及時(shí)關(guān)注騰訊會(huì)議平臺(tái)的更新動(dòng)態(tài)，根據(jù)公司需求進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和功能優(yōu)化，保障公司能夠使用到最新、最適用的功能。3.建立騰訊會(huì)議系統(tǒng)的備份機(jī)制，定期對(duì)會(huì)議數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，以應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。4.負(fù)責(zé)處理騰訊會(huì)議系統(tǒng)使用過程中的技術(shù)故障，及時(shí)響應(yīng)并解決員工遇到的技術(shù)問題，確保會(huì)議能夠正常進(jìn)行。對(duì)于無法立即解決的問題，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)，并給出預(yù)計(jì)解決時(shí)間。5.對(duì)公司員工進(jìn)行騰訊會(huì)議系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，包括基礎(chǔ)功能使用、高級(jí)功能應(yīng)用、常見問題解決等方面的培訓(xùn)，提高員工的系統(tǒng)操作水平。（二）會(huì)議組織者1.根據(jù)會(huì)議需求，提前規(guī)劃會(huì)議內(nèi)容，明確會(huì)議目的、議程、參與人員等信息，并合理選擇騰訊會(huì)議的功能和設(shè)置。2.負(fù)責(zé)會(huì)議的組織和籌備工作，包括發(fā)送會(huì)議邀請(qǐng)、提醒參會(huì)人員、測(cè)試會(huì)議設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)等，確保會(huì)議能夠按時(shí)、順利召開。3.在會(huì)議過程中，負(fù)責(zé)把控會(huì)議節(jié)奏，引導(dǎo)參會(huì)人員積極參與討論，確保會(huì)議達(dá)到預(yù)期效果。同時(shí)，注意維護(hù)會(huì)議秩序，避免出現(xiàn)無關(guān)發(fā)言、刷屏等影響會(huì)議正常進(jìn)行的行為。4.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)整理會(huì)議記錄，如有需要，按照公司規(guī)定進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的撰寫和發(fā)布，并負(fù)責(zé)會(huì)議相關(guān)資料的保存和歸檔。（三）參會(huì)人員1.收到會(huì)議邀請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)查看會(huì)議信息，確認(rèn)是否能夠參加會(huì)議。如因特殊情況無法參加，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假，并說明原因。2.提前做好參會(huì)準(zhǔn)備，包括調(diào)試好參會(huì)設(shè)備（如電腦、手機(jī)、麥克風(fēng)、攝像頭等），確保網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定，保證能夠正常參與會(huì)議。3.在會(huì)議過程中，遵守會(huì)議紀(jì)律，保持良好的會(huì)議秩序。不得隨意打斷他人發(fā)言，如有意見或建議，應(yīng)在合適的時(shí)機(jī)提出。禁止在會(huì)議中發(fā)送與會(huì)議無關(guān)的信息、進(jìn)行無關(guān)操作或從事其他影響會(huì)議正常進(jìn)行的行為。4.尊重會(huì)議組織者和其他參會(huì)人員，積極參與會(huì)議討論，認(rèn)真聽取他人意見，共同推動(dòng)會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。三、騰訊會(huì)議使用規(guī)范（一）會(huì)議預(yù)約1.會(huì)議組織者應(yīng)至少提前[X]小時(shí)在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或騰訊會(huì)議平臺(tái)上預(yù)約會(huì)議，并詳細(xì)填寫會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)（騰訊會(huì)議鏈接）、參會(huì)人員、會(huì)議議程等信息。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或較多人員的會(huì)議，應(yīng)提前與相關(guān)部門或人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，確保參會(huì)人員能夠按時(shí)參加會(huì)議。如有人員變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)更新會(huì)議邀請(qǐng)信息。3.預(yù)約會(huì)議時(shí)，應(yīng)根據(jù)會(huì)議內(nèi)容合理選擇騰訊會(huì)議的會(huì)議模式（如視頻會(huì)議、語音會(huì)議、屏幕共享會(huì)議等）和功能設(shè)置（如是否開啟錄制、是否允許參會(huì)人員聊天等）。（二）會(huì)議邀請(qǐng)1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議預(yù)約成功后，及時(shí)將會(huì)議邀請(qǐng)發(fā)送給參會(huì)人員。邀請(qǐng)信息應(yīng)清晰明了，包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)議鏈接及加入會(huì)議的密碼（如有）等。2.對(duì)于需要外部人員參加的會(huì)議，應(yīng)提前與外部人員溝通會(huì)議相關(guān)信息，并按照對(duì)方的要求提供合適的參會(huì)方式和權(quán)限。在發(fā)送邀請(qǐng)時(shí)，應(yīng)注意保護(hù)外部人員的隱私信息。3.會(huì)議組織者可以設(shè)置會(huì)議提醒功能，提醒參會(huì)人員會(huì)議的時(shí)間和相關(guān)信息。提醒時(shí)間應(yīng)根據(jù)會(huì)議的重要性和參會(huì)人員的情況合理設(shè)置，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到提醒并做好參會(huì)準(zhǔn)備。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.會(huì)議組織者應(yīng)在會(huì)議開始前[X]分鐘進(jìn)入騰訊會(huì)議系統(tǒng)，檢查會(huì)議設(shè)備（如攝像頭、麥克風(fēng)、揚(yáng)聲器等）是否正常工作，網(wǎng)絡(luò)連接是否穩(wěn)定。如有問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)試或聯(lián)系信息技術(shù)部門協(xié)助解決。2.測(cè)試會(huì)議的各項(xiàng)功能，如屏幕共享、文件傳輸、聊天互動(dòng)等，確保會(huì)議過程中能夠正常使用。同時(shí)，根據(jù)會(huì)議需求調(diào)整會(huì)議的相關(guān)設(shè)置，如視頻布局、音頻音量等。3.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議開始前[X]分鐘進(jìn)入會(huì)議，按照會(huì)議組織者的要求進(jìn)行簽到。簽到方式可以根據(jù)會(huì)議實(shí)際情況選擇在騰訊會(huì)議系統(tǒng)中進(jìn)行電子簽到或通過其他方式進(jìn)行確認(rèn)。（四）會(huì)議進(jìn)行1.會(huì)議開始后，會(huì)議組織者應(yīng)簡要介紹會(huì)議的目的、議程和注意事項(xiàng)，引導(dǎo)參會(huì)人員進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)。2.在會(huì)議過程中，參會(huì)人員應(yīng)保持良好的會(huì)議秩序，遵守以下規(guī)定：保持麥克風(fēng)靜音，如有發(fā)言需求，應(yīng)先點(diǎn)擊“解除靜音”按鈕，發(fā)言結(jié)束后及時(shí)恢復(fù)靜音，避免出現(xiàn)雜音干擾會(huì)議進(jìn)行。攝像頭應(yīng)保持開啟狀態(tài)（如有要求），確保參會(huì)人員能夠看到彼此，增強(qiáng)會(huì)議的互動(dòng)性和可視性。不得在會(huì)議中發(fā)送與會(huì)議無關(guān)的信息，如廣告、鏈接、圖片等，不得進(jìn)行與會(huì)議無關(guān)的操作，如玩游戲、瀏覽網(wǎng)頁等。尊重他人的發(fā)言權(quán)利，不得隨意打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在對(duì)方發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的觀點(diǎn)。3.會(huì)議組織者應(yīng)把控會(huì)議節(jié)奏，按照預(yù)定的議程進(jìn)行會(huì)議討論和決策。對(duì)于重要的討論內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并引導(dǎo)參會(huì)人員達(dá)成共識(shí)。如會(huì)議過程中出現(xiàn)爭議或分歧，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保會(huì)議能夠順利進(jìn)行。4.根據(jù)會(huì)議需要，會(huì)議組織者可以合理使用騰訊會(huì)議的各項(xiàng)功能，如屏幕共享展示資料、進(jìn)行文件傳輸、發(fā)起投票等，以提高會(huì)議效率和效果。（五）會(huì)議結(jié)束1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)簡要總結(jié)會(huì)議內(nèi)容和達(dá)成的共識(shí)，感謝參會(huì)人員的參與和支持。2.參會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后有序退出會(huì)議，不得在會(huì)議結(jié)束后繼續(xù)留在會(huì)議中進(jìn)行無關(guān)活動(dòng)。3.會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，如有需要，按照公司規(guī)定進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的撰寫和發(fā)布。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、全面地記錄會(huì)議的主要內(nèi)容、討論結(jié)果、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工等信息，并發(fā)送給參會(huì)人員及相關(guān)部門。4.對(duì)于需要保存會(huì)議資料的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)將會(huì)議過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件、資料等進(jìn)行整理和歸檔，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、騰訊會(huì)議安全管理（一）賬號(hào)安全1.公司員工應(yīng)妥善保管自己的騰訊會(huì)議賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)存在異常情況（如被盜用、密碼泄露等），應(yīng)立即聯(lián)系信息技術(shù)部門進(jìn)行處理。2.定期更換騰訊會(huì)議賬號(hào)的登錄密碼，設(shè)置強(qiáng)度較高的密碼，包含字母、數(shù)字和特殊字符，以提高賬號(hào)的安全性。3.在使用公共設(shè)備登錄騰訊會(huì)議時(shí)，應(yīng)注意避免賬號(hào)被他人冒用。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)退出登錄，并清除登錄記錄。（二）會(huì)議信息安全1.對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及敏感信息的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。如選擇加密會(huì)議、設(shè)置會(huì)議密碼，并在會(huì)議邀請(qǐng)中明確告知參會(huì)人員保密要求。2.參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會(huì)議保密規(guī)定，不得將會(huì)議內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。在會(huì)議過程中，不得私自錄制、傳播會(huì)議視頻或音頻資料。如有特殊需求需要錄制會(huì)議，應(yīng)提前征得會(huì)議組織者的同意，并按照規(guī)定進(jìn)行保存和使用。3.信息技術(shù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)騰訊會(huì)議系統(tǒng)的安全防護(hù)，定期進(jìn)行安全檢測(cè)和漏洞修復(fù)，防止會(huì)議信息被非法獲取或篡改。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立騰訊會(huì)議系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期（每周/每月）對(duì)會(huì)議數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放一份，以防止因本地災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，明確在數(shù)據(jù)丟失或損壞情況下的恢復(fù)流程和責(zé)任人員。定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在需要時(shí)能夠快速、有效地恢復(fù)會(huì)議數(shù)據(jù)。五、騰訊會(huì)議設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)管理（一）設(shè)備管理1.公司為員工配備必要的參會(huì)設(shè)備，如電腦、手機(jī)、麥克風(fēng)、攝像頭等。員工應(yīng)妥善保管和使用這些設(shè)備，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備能夠正常運(yùn)行。2.在使用設(shè)備參加騰訊會(huì)議前，應(yīng)檢查設(shè)備的電量、網(wǎng)絡(luò)連接等情況，確保設(shè)備處于良好的工作狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在故障或問題，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系信息技術(shù)部門進(jìn)行維修或更換。3.禁止在會(huì)議過程中使用未經(jīng)公司允許的外接設(shè)備，以免影響會(huì)議的正常進(jìn)行或帶來安全風(fēng)險(xiǎn)。（二）網(wǎng)絡(luò)管理1.參會(huì)人員應(yīng)確保使用穩(wěn)定、高速的網(wǎng)絡(luò)連接參加騰訊會(huì)議。如網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定，可能會(huì)導(dǎo)致視頻卡頓、音頻不清晰等問題，影響會(huì)議效果。2.在會(huì)議前，應(yīng)提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)速度和穩(wěn)定性，選擇信號(hào)強(qiáng)、帶寬充足的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。如使用無線網(wǎng)絡(luò)，應(yīng)注意避免信號(hào)干擾和網(wǎng)絡(luò)擁堵。3.信息技術(shù)部門應(yīng)定期對(duì)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檢查和優(yōu)化，確保網(wǎng)絡(luò)能夠滿足騰訊會(huì)議等各類業(yè)務(wù)的需求。如遇網(wǎng)絡(luò)故障，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和修復(fù)，并向員工發(fā)布網(wǎng)絡(luò)故障通知。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息技術(shù)部門應(yīng)制定騰訊會(huì)議系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織公司員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括騰訊會(huì)議的基本功能使用、高級(jí)功能應(yīng)用、安全注意事項(xiàng)、常見問題解決等方面。2.根據(jù)員工的崗位需求和使用頻率，合理安排培訓(xùn)課程的時(shí)間和形式。培訓(xùn)形式可以包括線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)、操作演示等多種方式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。3.在新員工入職時(shí)，應(yīng)將騰訊會(huì)議系統(tǒng)的培訓(xùn)納入入職培訓(xùn)內(nèi)容，確保新員工能夠盡快熟悉和掌握系統(tǒng)的使用方法。（二）技術(shù)支持1.信息技術(shù)部門應(yīng)建立完善的技術(shù)支持渠道，為員工提供及時(shí)、有效的技術(shù)支持。員工在使用騰訊會(huì)議過程中遇到技術(shù)問題，可以通過以下方式尋求幫助：在公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)中提交技術(shù)支持工單，詳細(xì)描述問題現(xiàn)象和相關(guān)操作步驟。撥打信息技術(shù)部門的技術(shù)支持電話，與技術(shù)人員進(jìn)行溝通。通過即時(shí)通訊工具聯(lián)系信息技術(shù)部門的技術(shù)人員，獲取實(shí)時(shí)幫助。2.技術(shù)支持人員應(yīng)及時(shí)響應(yīng)員工的技術(shù)支持請(qǐng)求，對(duì)于能夠立即解決的問題，應(yīng)在最短時(shí)間內(nèi)給予答復(fù)和解決；對(duì)于較為復(fù)雜的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和處理，并向員工反饋處理進(jìn)度和預(yù)計(jì)解決時(shí)間。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對(duì)騰訊會(huì)議的使用情況進(jìn)行定期監(jiān)督和檢查。監(jiān)督小組由信息技術(shù)部門、行政部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組通過查看會(huì)議記錄、抽查會(huì)議視頻、收集員工反饋等方式，對(duì)會(huì)議組織者和參會(huì)人員的使用行為進(jìn)行監(jiān)督，檢查是否遵守本管理制度的各項(xiàng)規(guī)定。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求其限期整改。（二）考核辦法1.將騰訊會(huì)議的使用情況納入員工績效考核體系，作為員工工作表現(xiàn)評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)之一?？己藘?nèi)容包括會(huì)議組織能力、參會(huì)紀(jì)律遵守情況、技術(shù)操作水平等方面。2.對(duì)于在騰訊會(huì)議使用過程中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工，如能夠高效組織會(huì)議、積極參與討論、遵守會(huì)議紀(jì)律等，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，如績效加分、表