esh文件管理制度

esh文件管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司esh文件的管理，規(guī)范esh文件的形成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)和使用，確保esh文件的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，提高公司的環(huán)境、安全和健康管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有與esh文件相關(guān)的部門、崗位和人員，包括但不限于文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、修訂、廢止、保管和使用等環(huán)節(jié)。（三）定義1.esh文件：是指與公司環(huán)境、安全和健康管理相關(guān)的各類文件，包括但不限于管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、記錄表單等。2.受控文件：是指文件的發(fā)放、使用、保管等受到嚴(yán)格控制的文件，以確保其最新有效版本的唯一性。3.非受控文件：是指不需要嚴(yán)格控制版本，僅供參考或一般性使用的文件。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：公司esh文件管理工作由公司管理層統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，指定專門部門或人員負(fù)責(zé)具體實(shí)施。2.分級管理：根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和適用范圍，實(shí)行分級管理，確保文件管理的有效性和效率。3.規(guī)范運(yùn)作：文件的形成、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)和使用應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.持續(xù)改進(jìn)：定期對esh文件進(jìn)行評審和修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和法律法規(guī)要求的變化，持續(xù)改進(jìn)公司的環(huán)境、安全和健康管理工作。二、文件分類與編號（一）文件分類1.管理手冊：闡述公司esh方針、目標(biāo)、管理體系的總體要求和框架，是公司esh管理的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：對esh管理活動(dòng)的職責(zé)、流程、方法和要求進(jìn)行詳細(xì)規(guī)定，確保各項(xiàng)活動(dòng)有序開展。3.作業(yè)指導(dǎo)書：針對具體的作業(yè)活動(dòng)，提供詳細(xì)的操作步驟和方法，指導(dǎo)員工正確操作。4.操作規(guī)程：規(guī)定設(shè)備、設(shè)施的操作流程和注意事項(xiàng)，確保設(shè)備安全運(yùn)行。5.記錄表單：用于記錄esh管理活動(dòng)的過程和結(jié)果，作為追溯和驗(yàn)證的依據(jù)。（二）文件編號1.文件編號由公司代碼、文件類別代碼、年份代碼、順序號組成，具體格式如下：[公司代碼][文件類別代碼][年份代碼][順序號]例如：[ABC][GM][2023]001其中，公司代碼由公司自行設(shè)定；文件類別代碼按照上述文件分類依次為GM（管理手冊）、QP（程序文件）、WI（作業(yè)指導(dǎo)書）、OP（操作規(guī)程）、RL（記錄表單）；年份代碼為文件編制或修訂的年份；順序號為該類別文件的流水號。2.對于修訂后的文件，在原文件編號后加“修訂版次”，例如：[ABC][GM][2023]001修訂版1三、文件的形成與審批（一）文件起草1.文件起草部門應(yīng)根據(jù)公司esh管理的實(shí)際需要，結(jié)合法律法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，明確文件的目的、適用范圍、職責(zé)、工作流程和要求等內(nèi)容。2.起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、完整，語言通俗易懂，并符合公司公文格式要求。3.在起草文件過程中，應(yīng)廣泛征求相關(guān)部門和人員的意見，對涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，確保文件的可操作性和協(xié)調(diào)性。（二）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交至文件起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核人應(yīng)從文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性、可操作性等方面進(jìn)行全面審查，提出審核意見。2.對于重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，審核人應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行會(huì)審，確保文件內(nèi)容與其他相關(guān)文件相互銜接，避免出現(xiàn)矛盾和沖突。3.審核人應(yīng)在文件審核表上簽署審核意見和姓名、日期，如審核通過，文件進(jìn)入批準(zhǔn)環(huán)節(jié)；如審核不通過，文件應(yīng)返回起草人進(jìn)行修改，修改后重新提交審核。（三）文件批準(zhǔn)1.文件審核通過后，應(yīng)提交至公司管理層進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)根據(jù)公司的整體戰(zhàn)略和esh管理要求，對文件的必要性、可行性和有效性進(jìn)行最終審定。2.批準(zhǔn)人應(yīng)在文件審批表上簽署批準(zhǔn)意見和姓名、日期。如批準(zhǔn)通過，文件方可發(fā)布實(shí)施；如批準(zhǔn)不通過，文件應(yīng)返回起草人進(jìn)行修改，直至批準(zhǔn)通過。四、文件的發(fā)放與受控（一）文件發(fā)放1.文件批準(zhǔn)發(fā)布后，由文件管理部門按照規(guī)定的分發(fā)范圍進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放時(shí)，應(yīng)填寫《文件發(fā)放登記表》，注明文件名稱、編號、發(fā)放部門、發(fā)放日期、領(lǐng)取人等信息，并由領(lǐng)取人簽字確認(rèn)。2.對于受控文件，文件管理部門應(yīng)確保發(fā)放的文件為最新有效版本，并在文件上加蓋“受控”印章。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的接收和保管，建立本部門的文件臺(tái)賬，記錄文件的收發(fā)、借閱、使用、歸還等情況。（二）文件受控1.受控文件應(yīng)嚴(yán)格控制其發(fā)放范圍，未經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、傳播或泄露文件內(nèi)容。2.文件管理部門應(yīng)定期對受控文件的發(fā)放情況進(jìn)行核對，及時(shí)收回過期或作廢文件，并進(jìn)行標(biāo)識和銷毀處理，確保受控文件的有效性和唯一性。3.對于因工作需要需臨時(shí)借閱受控文件的人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限不得超過規(guī)定時(shí)間，借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、涂改文件內(nèi)容。五、文件的使用與保管（一）文件使用1.各部門和人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求使用文件，確保文件的有效執(zhí)行。使用過程中如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)反饋給文件管理部門。2.在文件使用過程中，應(yīng)做好文件的日常維護(hù)和保養(yǎng)工作，保持文件的整潔、完好，不得在文件上隨意涂畫、批注或撕毀。3.對于需要長期保存的文件，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，如電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并確保備份文件的安全性和可恢復(fù)性。（二）文件保管1.各部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場所，配備必要的文件保管設(shè)施和設(shè)備，如文件柜、書架、防潮防蟲用品等，確保文件的安全存儲(chǔ)。2.文件應(yīng)分類存放，并按照文件編號順序進(jìn)行排列，便于查找和使用。對于電子文件，應(yīng)建立科學(xué)合理的文件夾結(jié)構(gòu)，并定期進(jìn)行整理和歸檔。3.文件保管人員應(yīng)定期對文件進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保文件的齊全、完整。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告文件管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、文件的修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司發(fā)展、法律法規(guī)變化或?qū)嶋H工作需要，文件管理部門應(yīng)定期組織對esh文件進(jìn)行評審，確定是否需要修訂文件。2.文件修訂申請應(yīng)由使用部門或個(gè)人提出，填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和要求等。申請經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至文件管理部門。3.文件管理部門收到修訂申請后，應(yīng)組織相關(guān)人員對修訂內(nèi)容進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。修訂后的文件應(yīng)重新編號、發(fā)布，并按照文件發(fā)放與受控的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行發(fā)放和管理。（二）文件廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新文件替代時(shí)，文件管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)布文件廢止通知，明確廢止的文件名稱、編號和廢止日期。2.各部門應(yīng)在收到文件廢止通知后，及時(shí)清理本部門的廢止文件，并將其交回文件管理部門進(jìn)行統(tǒng)一銷毀處理。3.文件廢止后，應(yīng)在相關(guān)的文件引用處進(jìn)行標(biāo)注，避免在工作中誤用廢止文件。七、文件的歸檔與銷毀（一）文件歸檔1.文件在完成其使用周期后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號順序進(jìn)行整理，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。2.歸檔文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)。3.文件管理部門應(yīng)建立完善的文件歸檔管理制度，明確歸檔的范圍、時(shí)間、流程和要求等，確保文件歸檔工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。（二）文件銷毀1.對于已廢止或不再使用的文件，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀處理，以防止文件信息泄露。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保文件內(nèi)容無法恢復(fù)。對于電子文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行數(shù)據(jù)覆蓋處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.在文件銷毀過程中，應(yīng)填寫《文件銷毀登記表》，注明文件名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。文件銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。八、文件管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.文件管理部門應(yīng)定期對公司各部門的esh文件管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、受控、使用、保管、修訂、廢止、歸檔和銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用查閱文件、實(shí)地查看、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。3.各部門應(yīng)積極配合文件管理部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)文件和資料，不得隱瞞或拒絕檢查。（二）考核評價(jià)1.公司將esh文件管理工作納入部門和個(gè)人的績效考核體系，對文件管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對工作不力的部門和個(gè)人進(jìn)行批評和處罰。2.考核評價(jià)指標(biāo)包括文件的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性、及時(shí)性、有效性等方面。文件管理