市場局檔案管理制度

市場局檔案管理制度一、總則（一）目的為加強市場局檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為市場局各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市場局機關(guān)各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。市場局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等工作。2.真實性原則。確保檔案內(nèi)容真實、準確地反映市場局各項工作的實際情況。3.完整性原則。全面收集市場局在工作中形成的各種門類、各種載體的檔案資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則。建立科學(xué)合理的檔案管理體系，方便檔案的查閱和利用，提高檔案服務(wù)效能。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門市場局設(shè)立檔案管理科，負責(zé)全局檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、銷毀市場局的各類檔案資料，確保檔案的完整和安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案的查閱和利用提供便利。4.開展檔案的開發(fā)利用工作，為市場局各項工作提供檔案信息服務(wù)，積極參與編研工作。5.監(jiān)督、指導(dǎo)市場局各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及下屬事業(yè)單位的檔案管理工作，定期進行檢查和考核。6.負責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護，保障檔案管理工作的正常開展。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。（三）各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及下屬事業(yè)單位職責(zé)1.負責(zé)本科室、本單位檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.建立健全本科室、本單位的檔案管理制度，指定專人負責(zé)檔案管理工作，并接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照檔案管理部門的要求，及時提供檔案利用所需的相關(guān)資料，配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。4.對已超過保管期限的檔案，提出鑒定意見，協(xié)同檔案管理部門做好檔案的鑒定和銷毀工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.上級機關(guān)下發(fā)的與市場局工作相關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.市場局形成的各類公文，包括請示、報告、批復(fù)、函、決定、命令、公告、通告、意見、通知等。3.市場局召開的各類會議文件、記錄、紀要等。4.市場局在行政管理、執(zhí)法監(jiān)督、行政審批、市場監(jiān)管等業(yè)務(wù)工作中形成的文件、資料、報表、記錄等。5.市場局人事管理工作中形成的文件、檔案，如人員任免、考核、獎懲、培訓(xùn)等資料。6.市場局財務(wù)管理工作中形成的文件、賬冊、報表等。7.市場局的工作計劃、總結(jié)、匯報材料等。8.市場局開展各類專項工作形成的文件、資料、成果等。9.市場局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。10.反映市場局歷史沿革、重大活動、榮譽表彰等方面的文件、照片、音像資料等。（二）檔案收集要求1.各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確專人負責(zé)檔案收集工作，及時將工作中形成的檔案資料收集齊全，定期移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、抽換或損毀。3.對電子文件，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案形成的時間、來源、內(nèi)容等要素，對收集的檔案資料進行分類整理。2.檔案分類一般采用年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法，即先將檔案按年度分開，再按保管期限分為永久、長期、短期，最后按機構(gòu)（問題）進行排列。3.對每份檔案進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表等，確保檔案目錄清晰、準確。4.按照檔案整理的要求，將檔案裝訂成冊，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案的類別、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.市場局應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防高溫等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標識。3.對電子檔案，應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：凡是反映市場局主要職能活動和歷史面貌的，對市場局工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括在一定時期內(nèi)對市場局工作有查考利用價值的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。主要包括在較短時間內(nèi)對市場局工作有參考價值的檔案。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保管情況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放狀況、安全防護設(shè)施運行情況、檔案有無損壞、霉變等。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時報告并進行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負責(zé)人及檔案管理人員組成。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對到期檔案進行鑒定。2.對已無保存價值的檔案，可提出銷毀意見；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。3.鑒定工作應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標準進行，確保鑒定結(jié)果的準確性。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.將需要鑒定的檔案清單提交檔案鑒定工作小組，鑒定工作小組對檔案進行逐一審查鑒定。3.鑒定工作小組根據(jù)鑒定標準，提出檔案的存毀意見，并形成鑒定報告。4.鑒定報告經(jīng)市場局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后生效。（四）檔案銷毀1.對經(jīng)批準銷毀的檔案，由檔案管理部門負責(zé)組織實施銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。4.銷毀記錄應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，銷毀記錄應(yīng)長期保存。六、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案的，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.外單位因工作需要查閱檔案的，需持有單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱相關(guān)檔案。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，查閱時應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準，不得查閱和傳播。（二）查閱手續(xù)1.本局工作人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在科室負責(zé)人簽字后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，詳細說明查閱的目的、范圍、內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人和市場局分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。3.查閱檔案時，查閱人應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件、復(fù)印件、電子文檔等利用方式。2.對查閱量大或需要長時間查閱的情況，檔案管理部門可提供檔案復(fù)制服務(wù)，收取一定的復(fù)制成本費用。3.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案編研工作，為市場局各項工作提供有針對性的檔案信息服務(wù)，如編寫大事記、組織沿革、專題資料等。（四）利用反饋1.查閱人利用檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上填寫利用反饋意見，對檔案管理和服務(wù)工作提出意見和建議。2.檔案管理部門應(yīng)認真收集查閱人的反饋意見，對存在的問題及時進行整改，不斷提高檔案管理和服務(wù)水平。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標逐步建立市場局檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化處理1.對存量檔案進行數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合檔案數(shù)字化的相關(guān)標準。2.建立檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，將掃描后的檔案圖像進行掛接，并錄入檔案目錄信息，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能。實現(xiàn)檔案目錄信息的快速錄入和修改，確保檔案信息的準確。2.檢索查詢功能。提供多種檢索方式，如按年度、保管期限、文號、題名等檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能。實現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，記錄借閱時間、歸還時間等信息，便于跟蹤管理。4.統(tǒng)計分析功能。對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持