l綠色圖章管理制度

l綠色圖章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綠色圖章的管理，規(guī)范綠色圖章的使用流程，確保公司文件、合同等各類(lèi)用印事項(xiàng)的合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在涉及綠色圖章使用的相關(guān)工作。（三）定義綠色圖章是公司用于特定文件、合同、協(xié)議等簽署確認(rèn)的專(zhuān)用印章，具有特定的法律效力和用途。二、綠色圖章的保管（一）保管部門(mén)綠色圖章由公司[具體保管部門(mén)]負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管。（二）保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)綠色圖章的日常存放和維護(hù)，確保印章安全、完好。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的使用流程和審批權(quán)限進(jìn)行用印操作，不得擅自使用印章。3.對(duì)每次用印情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括用印日期、文件名稱(chēng)、用印人、審批人等信息。4.定期檢查印章的使用情況，如發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。（三）存放要求綠色圖章應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全的保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人保管制度，鑰匙分別由不同人員持有，確保印章存放安全。三、綠色圖章的使用范圍（一）公司對(duì)外簽訂的涉及環(huán)保相關(guān)的合同、協(xié)議。（二）公司發(fā)布的環(huán)保政策文件、通知等正式文稿。（三）其他經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)的與綠色環(huán)保相關(guān)的重要文件、資料。四、綠色圖章的使用流程（一）用印申請(qǐng)1.用印人需填寫(xiě)《綠色圖章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用印文件名稱(chēng)、編號(hào)、內(nèi)容摘要、用印份數(shù)、用印日期等信息。2.明確用印用途，并附上相關(guān)文件的初稿或?qū)徟?。（二）部門(mén)審批1.用印申請(qǐng)?zhí)峤恢了诓块T(mén)負(fù)責(zé)人處，部門(mén)負(fù)責(zé)人需對(duì)用印事項(xiàng)的必要性、合法性進(jìn)行審核。2.審核通過(guò)后，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。（三）法務(wù)審核1.對(duì)于涉及重大合同、協(xié)議或法律風(fēng)險(xiǎn)較高的用印事項(xiàng)，需提交公司法務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核。2.法務(wù)人員根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，對(duì)用印文件的條款、內(nèi)容進(jìn)行審查，確保無(wú)法律瑕疵。3.審核通過(guò)后，法務(wù)人員在申請(qǐng)表上簽署審核意見(jiàn)并簽字。（四）管理層審批1.根據(jù)用印事項(xiàng)的重要程度和涉及金額，按照公司管理層審批權(quán)限規(guī)定，提交相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.管理層審批同意后，在申請(qǐng)表上簽署審批意見(jiàn)并簽字。（五）用印操作1.經(jīng)各級(jí)審批通過(guò)后，用印人攜帶完整的審批后的《綠色圖章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件，前往綠色圖章保管處。2.保管人員再次核對(duì)申請(qǐng)表上的審批信息與文件內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后，在用印文件規(guī)定位置加蓋綠色圖章。3.加蓋印章應(yīng)清晰、端正，確保印章圖案和文字完整、可辨。（六）用印登記1.用印完成后，保管人員按照規(guī)定的登記格式，對(duì)用印情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括用印日期、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、用印份數(shù)、用印人、審批人、用印事由等信息。3.用印登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。五、特殊情況的處理（一）緊急用印1.如遇緊急情況需要立即用印，但無(wú)法按照正常流程完成審批時(shí)，用印人應(yīng)電話(huà)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)口頭同意后先行用印。2.事后用印人需在[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)審批手續(xù)，并將情況向綠色圖章保管人員說(shuō)明。（二）異地用印1.因工作需要在異地使用綠色圖章時(shí)，用印人應(yīng)提前與綠色圖章保管人員溝通協(xié)調(diào)。2.經(jīng)保管人員確認(rèn)后，采用郵寄或?qū)Ｈ藬y帶印章及相關(guān)審批文件的方式進(jìn)行異地用印。3.異地用印完成后，用印人應(yīng)及時(shí)將用印情況及相關(guān)文件反饋給保管人員，并按照要求進(jìn)行登記備案。六、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查公司[監(jiān)督檢查部門(mén)]定期對(duì)綠色圖章的使用情況進(jìn)行檢查，包括用印登記記錄、審批手續(xù)、印章保管等方面。（二）不定期抽查監(jiān)督檢查部門(mén)不定期對(duì)綠色圖章的使用進(jìn)行抽查，確保用印操作符合規(guī)定流程。（三）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門(mén)或人員限期整改。2.對(duì)違反本制度規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、警告、罰款等；情節(jié)嚴(yán)重的，將追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、印章的更換與廢止（一）印章更換1.當(dāng)綠色圖章出現(xiàn)磨損、損壞或其他原因需要更換時(shí)，由保管部門(mén)提出申請(qǐng)。2.經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序重新刻制印章，并做好新印章的啟用和舊印章的廢止工作。（二）印章廢止1.綠色圖章因使用期滿(mǎn)、機(jī)構(gòu)變動(dòng)、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時(shí)，由保管部門(mén)填寫(xiě)《綠色圖章廢止申請(qǐng)表》。2.經(jīng)公司管理層審批同意后，對(duì)廢止的印章進(jìn)行妥善保管，并按照規(guī)定的