abc采購管理制度

abc采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動(dòng)的合規(guī)、高效、透明，保障公司物資供應(yīng)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和質(zhì)量穩(wěn)定性，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等各類物資和服務(wù)的采購。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)、公司內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計(jì)。4.及時(shí)性原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，及時(shí)安排采購，確保物資供應(yīng)的及時(shí)性。5.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購物資和服務(wù)符合公司要求。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目、采購政策和采購管理制度，對(duì)采購工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部，作為采購活動(dòng)的執(zhí)行部門。采購部負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的操作，包括供應(yīng)商開發(fā)與管理、采購計(jì)劃制定、采購訂單下達(dá)、采購合同簽訂與執(zhí)行、采購物資驗(yàn)收等工作。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物資采購需求，明確采購物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等，并對(duì)采購物資的使用效果負(fù)責(zé)。2.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保所采購物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)，并對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。4.法務(wù)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購合同進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性和有效性，維護(hù)公司合法權(quán)益。三、采購流程（一）采購需求提出1.需求部門根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、庫存情況等，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購需求的合理性、必要性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交采購部。（二）采購計(jì)劃制定1.采購部收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)情況和資金狀況，對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的采購計(jì)劃作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部根據(jù)采購計(jì)劃和物資特點(diǎn)，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對(duì)收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行整理和篩選，建立供應(yīng)商信息庫。采購部組織相關(guān)人員對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評(píng)估供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價(jià)格水平、售后服務(wù)能力、信譽(yù)等方面情況。根據(jù)考察結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，報(bào)采購部負(fù)責(zé)人審核后，納入公司供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商評(píng)估與考核采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。采購部根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商采取警告、暫停合作、淘汰等措施。3.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購部與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。采購部定期組織供應(yīng)商會(huì)議，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與交流，共同探討如何提高采購效率和降低成本。（四）采購方式選擇1.招標(biāo)采購：對(duì)于金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競(jìng)爭(zhēng)充分的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)采購方式。采購部制定招標(biāo)方案，明確招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，發(fā)布招標(biāo)公告，組織供應(yīng)商投標(biāo)，開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。2.詢價(jià)采購：對(duì)于金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場(chǎng)貨源充足的采購項(xiàng)目，采用詢價(jià)采購方式。采購部向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況進(jìn)行比較和選擇，確定成交供應(yīng)商。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判采購：對(duì)于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的，技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的，采用競(jìng)爭(zhēng)性談判采購方式。采購部與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部與單一供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交價(jià)格和合同條款。（五）采購合同簽訂1.采購部根據(jù)采購決策結(jié)果，與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性和有效性。法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見，采購部根據(jù)審核意見進(jìn)行修改和完善后，簽訂采購合同。3.采購合同簽訂后，采購部應(yīng)及時(shí)將合同副本分送需求部門、質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。（六）采購訂單下達(dá)1.采購部根據(jù)采購合同，制作采購訂單，明確采購物資的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并發(fā)送給供應(yīng)商。2.供應(yīng)商收到采購訂單后，應(yīng)確認(rèn)訂單內(nèi)容，并按照訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨。（七）采購物資驗(yàn)收1.質(zhì)量部門根據(jù)采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定采購物資驗(yàn)收計(jì)劃，明確驗(yàn)收人員、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收方法等內(nèi)容。2.采購物資到貨后，采購部應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量部門按照驗(yàn)收計(jì)劃對(duì)采購物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《采購物資驗(yàn)收單》。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購物資，質(zhì)量部門在《采購物資驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，采購部將采購物資辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購物資，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，采購部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（八）采購付款1.采購物資驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購部填寫《付款申請(qǐng)表》，附上采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，審核無誤后，按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購付款情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保采購款項(xiàng)支付的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。四、采購預(yù)算管理（一）采購預(yù)算編制1.采購部根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和采購需求預(yù)測(cè)，編制年度采購預(yù)算草案。年度采購預(yù)算草案應(yīng)包括采購項(xiàng)目、采購數(shù)量、采購金額、采購時(shí)間等內(nèi)容。2.采購部將年度采購預(yù)算草案提交財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算和資金狀況，對(duì)采購預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出調(diào)整意見。3.采購部根據(jù)財(cái)務(wù)部門的審核意見，對(duì)年度采購預(yù)算草案進(jìn)行修改和完善后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)情況和資金狀況，對(duì)年度采購預(yù)算進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后的年度采購預(yù)算作為公司年度采購工作的依據(jù)。（二）采購預(yù)算執(zhí)行與控制1.采購部應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，確保采購預(yù)算的執(zhí)行。在采購過程中，如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購預(yù)算執(zhí)行情況。如發(fā)現(xiàn)采購預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，如供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.采購部根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商合作。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)，能夠及時(shí)采取措施，確保物資供應(yīng)的連續(xù)性。2.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，合理安排采購時(shí)機(jī)，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款，在市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)，能夠及時(shí)調(diào)整采購價(jià)格。建立采購物資儲(chǔ)備制度，合理控制庫存水平，降低市場(chǎng)供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購物資質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購物資符合公司要求。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確質(zhì)量責(zé)任和售后服務(wù)要求，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。定期對(duì)采購物資質(zhì)量進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不受影響。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程簽訂采購合同，確保合同的合法性和有效性。對(duì)采購合同進(jìn)行定期審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。建立合同糾紛處理機(jī)制，在合同糾紛發(fā)生時(shí)，能夠及時(shí)采取措施，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)采購付款管理，嚴(yán)格按照采購合同約定的付款方式和時(shí)間支付采購款項(xiàng)，確保付款的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。對(duì)采購付款情況進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決付款過程中出現(xiàn)的問題。建立供應(yīng)商信用評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)供應(yīng)商的信用狀況進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整付款方式和付款期限。六、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況等。2.采購部應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作情況，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。（二）外部