廣西正版化管理制度

廣西正版化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)，規(guī)范公司軟件正版化工作，營造尊重知識(shí)、尊重創(chuàng)新的良好環(huán)境，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和政策要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣西地區(qū)公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、全資子公司、控股子公司等所有下屬單位（以下統(tǒng)稱“公司”）。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家關(guān)于軟件正版化的法律法規(guī)和政策規(guī)定，確保公司軟件使用行為合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則涵蓋公司所有辦公場所、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、員工個(gè)人電腦等涉及軟件使用的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)軟件正版化的全面管理。3.預(yù)防為主原則通過加強(qiáng)宣傳教育、完善管理流程、建立監(jiān)督機(jī)制等措施，預(yù)防和杜絕盜版軟件的使用。4.責(zé)任明確原則明確各部門、各崗位在軟件正版化工作中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。二、管理職責(zé)（一）軟件正版化工作領(lǐng)導(dǎo)小組成立公司軟件正版化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，分管副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，成員包括各部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)協(xié)調(diào)公司軟件正版化工作，審議軟件正版化工作相關(guān)重大事項(xiàng)，監(jiān)督檢查軟件正版化工作落實(shí)情況。（二）信息化管理部門1.負(fù)責(zé)制定公司軟件采購計(jì)劃，優(yōu)先采購正版軟件，并確保采購渠道合法合規(guī)。2.建立公司軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對公司所有軟件資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記、分類管理，實(shí)時(shí)掌握軟件資產(chǎn)的使用情況。3.定期對公司軟件資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)軟件的安裝、使用情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理軟件使用中的問題。4.負(fù)責(zé)對員工進(jìn)行軟件正版化相關(guān)培訓(xùn)，提高員工對軟件正版化的認(rèn)識(shí)和操作技能。（三）各部門1.負(fù)責(zé)本部門軟件正版化工作的具體實(shí)施，確保本部門員工使用正版軟件。2.配合信息化管理部門做好軟件采購、資產(chǎn)清查等工作，及時(shí)反饋本部門軟件使用需求和問題。3.對本部門員工進(jìn)行軟件正版化宣傳教育，督促員工遵守軟件正版化規(guī)定。（四）員工個(gè)人1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司軟件正版化制度，不得使用未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件。2.積極配合公司開展軟件正版化工作，及時(shí)更新個(gè)人電腦上的軟件至正版版本。3.發(fā)現(xiàn)他人使用盜版軟件或存在軟件正版化問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司相關(guān)部門報(bào)告。三、軟件采購管理（一）采購計(jì)劃制定1.信息化管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求、軟件使用現(xiàn)狀及更新計(jì)劃，每年定期制定公司軟件采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確軟件名稱、版本、數(shù)量、預(yù)算等詳細(xì)信息。2.在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)充分考慮軟件的合法性、適用性、性價(jià)比等因素，優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、技術(shù)支持和售后服務(wù)的正版軟件供應(yīng)商。（二）采購流程1.軟件采購申請由使用部門提出，填寫《軟件采購申請表》，詳細(xì)說明采購軟件的名稱、用途、版本要求、預(yù)計(jì)采購數(shù)量等信息，并提交至信息化管理部門。2.信息化管理部門對采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括申請的必要性、軟件選型的合理性、預(yù)算的合規(guī)性等。審核通過后，報(bào)分管副總經(jīng)理審批。3.經(jīng)分管副總經(jīng)理審批同意后，信息化管理部門按照公司采購管理制度的相關(guān)規(guī)定，通過招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等方式確定軟件供應(yīng)商，并簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確軟件的版本、數(shù)量、價(jià)格、授權(quán)方式、售后服務(wù)等條款。4.軟件采購到貨后，信息化管理部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括軟件的數(shù)量、版本、功能、授權(quán)情況等是否與采購合同一致。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并將軟件安裝至相應(yīng)的辦公場所或業(yè)務(wù)系統(tǒng)。（三）采購渠道管理1.公司軟件采購應(yīng)通過正規(guī)渠道進(jìn)行，優(yōu)先選擇軟件供應(yīng)商的官方網(wǎng)站、授權(quán)經(jīng)銷商等進(jìn)行采購。2.嚴(yán)禁通過非正規(guī)渠道，如盜版軟件市場、未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)下載等獲取軟件。對于從非正規(guī)渠道采購軟件的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。四、軟件資產(chǎn)管理（一）資產(chǎn)登記1.信息化管理部門應(yīng)建立公司軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)，對公司所有軟件資產(chǎn)進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括軟件名稱、版本、購買日期、購買價(jià)格、授權(quán)方式、使用部門、安裝位置等信息。2.對于通過采購方式獲得的軟件，應(yīng)在采購合同簽訂后及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)登記；對于通過其他方式獲得的軟件，如捐贈(zèng)、自主開發(fā)等，也應(yīng)在獲取后及時(shí)進(jìn)行登記。（二）分類管理1.根據(jù)軟件的用途、性質(zhì)等因素，對公司軟件資產(chǎn)進(jìn)行分類管理。分類可包括操作系統(tǒng)軟件、辦公軟件、殺毒軟件、行業(yè)應(yīng)用軟件等。2.針對不同類型的軟件資產(chǎn)，制定相應(yīng)的管理措施和維護(hù)計(jì)劃，確保軟件資產(chǎn)的正常使用和安全運(yùn)行。（三）清查盤點(diǎn)1.信息化管理部門應(yīng)定期對公司軟件資產(chǎn)進(jìn)行清查盤點(diǎn)，清查盤點(diǎn)周期一般為每年一次。清查盤點(diǎn)內(nèi)容包括軟件資產(chǎn)的數(shù)量、安裝情況、使用情況、授權(quán)情況等。2.在清查盤點(diǎn)過程中，如發(fā)現(xiàn)軟件資產(chǎn)存在丟失、損壞、未授權(quán)使用等問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。同時(shí)，應(yīng)將清查盤點(diǎn)結(jié)果形成報(bào)告，報(bào)公司軟件正版化工作領(lǐng)導(dǎo)小組。（四）資產(chǎn)變更管理1.公司軟件資產(chǎn)發(fā)生變更時(shí)，如軟件升級(jí)、轉(zhuǎn)讓、報(bào)廢等，信息化管理部門應(yīng)及時(shí)在軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的變更登記。2.軟件升級(jí)應(yīng)按照公司軟件采購管理流程進(jìn)行，確保升級(jí)后的軟件為正版授權(quán)版本。軟件轉(zhuǎn)讓應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，明確轉(zhuǎn)讓雙方的權(quán)利和義務(wù)。軟件報(bào)廢應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門審批后，在軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進(jìn)行注銷處理。五、軟件使用管理（一）安裝使用規(guī)定1.員工個(gè)人電腦及公司辦公場所內(nèi)的計(jì)算機(jī)設(shè)備應(yīng)安裝正版操作系統(tǒng)、辦公軟件、殺毒軟件等基礎(chǔ)軟件。嚴(yán)禁在公司計(jì)算機(jī)設(shè)備上安裝未經(jīng)授權(quán)的盜版軟件。2.對于公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)中使用的軟件，應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求和授權(quán)范圍進(jìn)行使用，不得擅自更改軟件配置或進(jìn)行非法操作。3.員工離職時(shí)，應(yīng)將個(gè)人電腦上安裝的公司授權(quán)軟件卸載或歸還公司，并辦理相關(guān)資產(chǎn)交接手續(xù)。（二）授權(quán)管理1.公司所采購的軟件應(yīng)確保獲得合法有效的授權(quán)許可。信息化管理部門應(yīng)妥善保管軟件授權(quán)文件，并建立授權(quán)文件管理制度，確保授權(quán)文件的安全、完整。2.對于需要授權(quán)使用的軟件，員工應(yīng)在使用前確認(rèn)已獲得相應(yīng)的授權(quán)許可，并按照授權(quán)要求使用軟件。未經(jīng)授權(quán)許可，不得擅自使用軟件。（三）使用監(jiān)督1.信息化管理部門應(yīng)定期對公司軟件使用情況進(jìn)行檢查，檢查方式可包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測、現(xiàn)場抽查、軟件資產(chǎn)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析等。2.各部門應(yīng)配合信息化管理部門的軟件使用檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)軟件使用信息。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改。3.鼓勵(lì)員工對發(fā)現(xiàn)的軟件使用違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，公司將對舉報(bào)屬實(shí)的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，并對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.信息化管理部門應(yīng)制定年度軟件正版化培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對性和實(shí)效性。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家軟件正版化法律法規(guī)、公司軟件正版化制度、軟件正版化操作技能等方面。培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.按照培訓(xùn)計(jì)劃組織開展軟件正版化培訓(xùn)工作，確保培訓(xùn)覆蓋公司所有員工。培訓(xùn)過程中應(yīng)注重與員工的互動(dòng)交流，及時(shí)解答員工提出的問題。2.培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對員工的培訓(xùn)效果進(jìn)行考核評估。考核方式可包括考試、實(shí)際操作、撰寫心得體會(huì)等。對于考核合格的員工，頒發(fā)培訓(xùn)合格證書；對于考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至考核合格。（三）宣傳活動(dòng)1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件、微信群等多種渠道，廣泛宣傳軟件正版化的重要意義、法律法規(guī)和公司相關(guān)制度，提高員工對軟件正版化工作的認(rèn)識(shí)和重視程度。2.定期發(fā)布軟件正版化工作動(dòng)態(tài)和典型案例，引導(dǎo)員工樹立正確的軟件使用觀念，自覺遵守軟件正版化規(guī)定。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司軟件正版化工作領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對公司軟件正版化工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期聽取軟件正版化工作匯報(bào)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決工作中存在的問題。2.信息化管理部門應(yīng)建立日常監(jiān)督檢查機(jī)制，加強(qiáng)對公司軟件采購、資產(chǎn)清查、使用情況等方面的監(jiān)督檢查，確保軟件正版化工作各項(xiàng)措施落實(shí)到位。3.設(shè)立軟件正版化舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工和社會(huì)公眾的監(jiān)督舉報(bào)。對于舉報(bào)信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.將軟件正版化工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的軟件正版化工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己酥笜?biāo)包括軟件采購合規(guī)率、軟件資產(chǎn)登記準(zhǔn)確率、軟件使用合規(guī)率等。2.對于在軟件正版化工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對于軟件正版化工作落實(shí)不到位的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、績效扣分等處罰，并責(zé)令限期整改。整改仍不到位的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)授權(quán)使用盜版軟件。2.擅自更改軟件授權(quán)文件或超出授權(quán)范圍使用軟件。3.通過非正規(guī)渠道采購軟件。4.拒絕配合公司軟件正版化工作檢查或提供虛假軟件使用信息。5.其他違反公司軟件正版化制度的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)使用盜版軟件或存在其他輕微違規(guī)行為的員工，給予警告，并責(zé)令其立即停止違規(guī)行為，限期整改。2.對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的員工，除給予警告外，還將視情節(jié)輕重給予罰款、降職、降薪、解除勞動(dòng)合