pmp采購管理制度

pmp采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購管理工作，確保采購活動的高效、透明、合規(guī)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，特制定本制度。本制度依據(jù)項目管理專業(yè)人士資格認證（PMP）的相關理念和方法，結(jié)合公司實際情況，旨在優(yōu)化采購流程，提高采購績效，降低采購成本，保證采購物資和服務的質(zhì)量。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。涉及工程項目的采購活動，除遵循本制度外，還應符合公司工程項目管理的相關規(guī)定。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購物資和服務質(zhì)量的前提下，通過科學的采購策略和流程，降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會，不得偏袒任何一方。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的物資和服務符合公司要求和相關標準。5.風險管理原則：對采購過程中的風險進行識別、評估和控制，采取有效的風險應對措施，降低采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議和決策重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況。其主要職責包括：1.審批年度采購預算和采購計劃。2.審定采購項目的采購方式、采購文件和評標標準。3.決策重大采購項目的供應商選擇和合同簽訂。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題和爭議。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部，作為采購活動的執(zhí)行部門。采購部負責具體采購項目的實施，包括采購需求的收集、采購計劃的制定、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購款項的支付等。其主要職責包括：1.根據(jù)公司各部門的采購需求，編制采購計劃，并報采購決策委員會審批。2.開展供應商調(diào)查與評估，建立供應商數(shù)據(jù)庫，選擇合格的供應商，并與之建立長期穩(wěn)定的合作關系。3.組織采購項目的招標、談判、詢價等采購活動，按照采購決策委員會審定的采購方式和評標標準，確定中標供應商或成交供應商。4.起草和簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求，并跟蹤合同的執(zhí)行情況，及時處理合同變更和違約事宜。5.負責采購款項的申請、支付和結(jié)算工作，確保采購資金的安全和合理使用。6.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷提高采購工作的效率和質(zhì)量。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資和服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等，并對采購需求的合理性和準確性負責。在采購過程中，需求部門應積極配合采購部，提供必要的技術支持和信息，參與采購項目的評標和驗收工作。2.質(zhì)量部門：負責對采購物資和服務的質(zhì)量進行檢驗和監(jiān)督，確保所采購的物資和服務符合公司質(zhì)量標準和相關要求。在采購合同簽訂前，質(zhì)量部門應對采購物資的質(zhì)量條款進行審核；在采購物資到貨后，質(zhì)量部門應及時進行檢驗，并出具檢驗報告。3.財務部門：負責審核采購預算和采購合同，提供采購資金支持，監(jiān)督采購款項的支付和結(jié)算工作，確保采購資金的安全和合理使用。財務部門應根據(jù)采購合同和驗收報告，及時辦理采購款項的支付手續(xù)，并對采購成本進行核算和分析。4.法務部門：負責對采購合同進行合法性審查，提供法律咨詢和服務，防范采購法律風險。在采購合同簽訂前，法務部門應對合同條款的合法性、完整性和有效性進行審核，確保合同符合法律法規(guī)要求；在采購過程中，法務部門應及時處理涉及采購的法律糾紛和爭議。三、采購流程（一）采購需求提出1.公司各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和工作需要，定期或不定期向采購部提交采購需求申請表。采購需求申請表應詳細說明采購物資和服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間、用途等信息，并由部門負責人簽字確認。2.采購部收到采購需求申請表后，應及時進行匯總和整理，并對采購需求的合理性和必要性進行初步審核。對于不符合公司規(guī)定或不合理的采購需求，采購部應與需求部門溝通協(xié)商，提出修改意見或建議，直至采購需求明確、合理。（二）采購計劃制定1.采購部根據(jù)審核后的采購需求申請表，結(jié)合公司庫存情況、采購周期、市場供應情況等因素，編制采購計劃。采購計劃應明確采購物資和服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購時間、采購方式、預算金額等內(nèi)容，并報采購決策委員會審批。2.采購計劃經(jīng)采購決策委員會審批通過后，采購部應嚴格按照采購計劃組織實施采購活動。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，采購部應及時向采購決策委員會報告，并說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)批準后方可進行調(diào)整。（三）供應商選擇與管理1.供應商調(diào)查與評估采購部根據(jù)采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，包括供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等。采購部組織相關人員對收集到的供應商信息進行調(diào)查和評估，建立供應商評估檔案。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、質(zhì)量管理、價格水平、交貨期、售后服務等方面。根據(jù)供應商評估結(jié)果，采購部將供應商分為合格供應商、優(yōu)秀供應商和不合格供應商三類。合格供應商可作為公司采購項目的候選供應商；優(yōu)秀供應商在同等條件下享有優(yōu)先采購權；不合格供應商不得參與公司采購項目。2.供應商選擇采購部根據(jù)采購項目的需求和特點，從合格供應商名單中選擇若干家供應商參與采購項目的競爭。選擇供應商的方式包括招標、談判、詢價等，具體采購方式應根據(jù)采購項目的金額、性質(zhì)、復雜程度等因素確定，并報采購決策委員會審批。對于采用招標方式選擇供應商的采購項目，采購部應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，編制招標文件，發(fā)布招標公告，組織開標、評標、定標等活動。評標過程中，應按照預先確定的評標標準進行評審，確保評標結(jié)果公平、公正、公開。對于采用談判或詢價方式選擇供應商的采購項目，采購部應與供應商進行充分溝通和協(xié)商，比較供應商的報價、質(zhì)量、交貨期、售后服務等條件，選擇最優(yōu)供應商。談判或詢價過程中，應做好記錄，確保談判或詢價過程的合法性和規(guī)范性。3.供應商管理采購部與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物資和服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。采購部應定期對供應商進行跟蹤和評估，了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期執(zhí)行情況、售后服務情況等，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，采購部應給予適當?shù)莫剟詈捅碚茫粚τ诒憩F(xiàn)不佳的供應商，采購部應及時提出整改意見，如整改后仍不符合要求，應取消其合格供應商資格。采購部應建立供應商信息管理系統(tǒng)，及時更新供應商的基本信息、評估結(jié)果、合作記錄等內(nèi)容，為公司采購決策提供準確、全面的供應商信息支持。（四）采購合同簽訂1.采購部根據(jù)評標結(jié)果或談判、詢價結(jié)果，起草采購合同初稿，并提交法務部門進行合法性審查。法務部門應重點審查合同條款的合法性、完整性和有效性，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免合同風險。2.采購部根據(jù)法務部門的審查意見，對采購合同初稿進行修改和完善，形成正式的采購合同文本。采購合同文本經(jīng)采購部負責人、需求部門負責人、財務部門負責人等簽字確認后，報公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。3.采購合同簽訂后，采購部應及時將合同副本分發(fā)給需求部門、質(zhì)量部門、財務部門等相關部門，各部門應按照合同約定履行各自的職責。（五）采購項目實施1.采購訂單下達：采購部根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資和服務的規(guī)格、數(shù)量、交貨時間、交貨地點等要求。采購訂單應經(jīng)采購部負責人審核簽字后發(fā)送給供應商。2.供應商備貨與發(fā)貨：供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求組織備貨，并在規(guī)定的交貨時間內(nèi)將貨物發(fā)送至指定的交貨地點。供應商發(fā)貨后，應及時將發(fā)貨信息通知采購部，包括發(fā)貨時間、運輸方式、運單號等。3.采購物資驗收質(zhì)量部門在采購物資到貨前，應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。采購物資到貨后，質(zhì)量部門應按照合同約定和相關標準對采購物資的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進行檢驗。對于驗收合格的采購物資，質(zhì)量部門應出具驗收報告；對于驗收不合格的采購物資，質(zhì)量部門應及時通知采購部，并按照合同約定處理。需求部門應參與采購物資的驗收工作，對采購物資的適用性和滿足需求情況進行確認。如發(fā)現(xiàn)采購物資存在問題，需求部門應及時向采購部反饋，并協(xié)助采購部與供應商協(xié)商解決。4.采購款項支付采購物資驗收合格后，采購部應根據(jù)采購合同和驗收報告，及時向財務部門提交付款申請。付款申請應包括采購合同編號、供應商名稱、采購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并經(jīng)采購部負責人審核簽字。財務部門收到付款申請后，應按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核通過后，財務部門應及時辦理采購款項的支付手續(xù)，并將付款情況反饋給采購部。（六）采購項目結(jié)算與審計1.采購項目結(jié)算：采購項目完成后，采購部應及時與供應商進行結(jié)算。結(jié)算內(nèi)容包括采購物資和服務的實際數(shù)量、金額、質(zhì)量情況、付款情況等。采購部應根據(jù)結(jié)算結(jié)果，編制采購項目結(jié)算報告，并報財務部門審核。2.采購項目審計：公司內(nèi)部審計部門應定期對采購項目進行審計，審查采購項目的合法性、合規(guī)性、效益性等情況。審計內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購方式的選擇、供應商的選擇與管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行、采購款項的支付等方面。對于審計中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。四、采購風險管理（一）風險識別1.市場風險：市場價格波動、供應短缺、供應商壟斷等因素可能導致采購成本上升、采購物資供應不及時等風險。2.質(zhì)量風險：供應商提供的物資和服務質(zhì)量不符合合同要求，可能導致公司生產(chǎn)經(jīng)營受到影響，甚至引發(fā)質(zhì)量事故。3.合同風險：采購合同條款不明確、不合理，或供應商違約，可能導致公司面臨法律糾紛和經(jīng)濟損失。4.人員風險：采購人員的職業(yè)道德問題、業(yè)務能力不足等因素可能導致采購活動出現(xiàn)失誤或違規(guī)行為。（二）風險評估1.采購部應定期對采購風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度。風險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如采用風險矩陣、風險評分等工具進行評估。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，采購部應確定風險等級，將風險分為高風險、中風險和低風險三類。對于高風險采購項目，應采取重點監(jiān)控和風險應對措施；對于中風險采購項目，應采取適當?shù)娘L險控制措施；對于低風險采購項目，可進行常規(guī)管理。（三）風險應對1.市場風險應對建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機，避免因價格波動導致采購成本上升。與供應商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定采購價格，降低價格風險。拓展采購渠道，增加供應商選擇范圍，避免因供應商壟斷或供應短缺導致采購困難。2.質(zhì)量風險應對加強對供應商的質(zhì)量管理，要求供應商提供質(zhì)量保證文件，定期對供應商進行質(zhì)量審核和評估。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購物資的檢驗和驗收工作，確保采購物資質(zhì)量符合要求。建立質(zhì)量追溯機制，對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的采購物資，及時追溯供應商責任，采取相應的處理措施。3.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格按照法律法規(guī)和公司規(guī)定簽訂采購合同，確保合同條款明確、合理、合法。在合同簽訂前，組織相關部門對合同條款進行會審，充分征求意見，避免合同漏洞和風險。加強對采購合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題，如供應商違約等情況，應按照合同約定追究供應商責任。4.人員風險應對加強對采購人員的職業(yè)道德教育和培訓，提高采購人員的法律意識和廉潔自律意識，防止采購人員出現(xiàn)違規(guī)行為。建立采購人員績效考核制度，將采購績效與采購人員的薪酬、晉升等掛鉤，激勵采購人員提高工作質(zhì)量和效率。定期對采購人員進行業(yè)務培訓，不斷提高采購人員的業(yè)務能力和綜合素質(zhì)，確保采購工作的順利開展。五、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購物資和服務的價格、運輸費用、稅費等，評估采購成本是否控制在預算范圍內(nèi)，以及與歷史采購成本相比是否有所降低。2.采購質(zhì)量：評估采購物資和服務的質(zhì)量是否符合合同要求，是否滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需要，以及因采購質(zhì)量問題導致的損失情況。3.采購交貨期：評估供應商是否按照合同約定的交貨時間及時交貨，采購物資的交貨準時率。4.采購效率：評估采購項目從需求提出到合同簽訂、物資到貨等各個環(huán)節(jié)的時間周期，以及采購流程的簡化和優(yōu)化程度。5.供應商管理：評估供應商的選擇、評估、合作等方面的管理情況，包括供應商的數(shù)量、質(zhì)量、合作穩(wěn)定性等。（二）評估方法1.定期評估：采購部每月或每季度對采購績效進行一次定期評估，根據(jù)評估指標收集相關數(shù)據(jù)，進行分析和總結(jié)。定期評估可采用自評和上級評估相結(jié)合的方式，采購部先進行自評，然后由采購決策委員會或上級主管部門進行審核和評估。2.項目評估：對于重大采購項目，在項目完成后，采購部應及時進行項目評估，總結(jié)項目采購過程中的