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文檔簡介

公司文件檔案管理制度1.目的為提高公司文件處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結(jié)合公司實際工作情況,特制定本制度。2.范圍公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。3.內(nèi)容3.1公司下列主要安全生產(chǎn)資料應(yīng)進行檔案管理:主要安全生產(chǎn)文件、風險評價信息;培訓記錄;標準化系統(tǒng)評價報告;事故調(diào)查報告;檢查、整改記錄;職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄;安全生產(chǎn)會議記錄;安全活動記錄;法定檢測記錄;關(guān)鍵設(shè)備設(shè)施檔案;應(yīng)急演習信息;承包商和供應(yīng)商信息;維護和校驗記錄;技術(shù)圖紙;人員資格證;安全評價報告等。3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。3.5歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。3.6歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。3.7歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。3.9非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。3.10外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無譯文的要譯出標題后歸檔。3.11為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書寫文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。3.12歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)3.13歸檔時間:(1)管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。(2)凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領(lǐng)導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。(3)外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。(4)工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。(5)每年形成的會計檔案,由財務(wù)部及有關(guān)部門保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。(6)電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。(7)榮譽檔案由辦公室收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。(8)聲像檔案在每次活動結(jié)束后整理歸檔。(9)相關(guān)會議(技術(shù)會議、專題會議、年度工作會議),在會議結(jié)束后歸檔。(10)外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。(11)變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。(12)公司內(nèi)部機構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。(13)公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。3.14檔案查(借)閱制度檔案借閱是檔案室的日常業(yè)務(wù)工作,是檔案更好地為生產(chǎn)提供利用服務(wù)的基本形式,為做好檔案管理工作,特制訂如下制度:(1)凡本公司有關(guān)人員,因工作需要借閱檔案者,一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內(nèi)容根據(jù)檔案密級程度,取得相關(guān)領(lǐng)導簽字,同時做登記。(2)本公司有關(guān)人員如有實際情況必須借出者,須辦理相關(guān)手續(xù),超過兩天以上歸還者,須經(jīng)領(lǐng)導批準簽字。但要如期歸還。(3)借閱檔案者應(yīng)愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時反映給主管領(lǐng)導。(4)外單位借閱檔案者,須持單位介紹信,且經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱,只限在本室查閱,一律不外借,且抄摘內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意審核后方能帶出。(5)凡屬不成熟的現(xiàn)行技術(shù)資料及保密文件一律不外借。3.15檔案的保密制度(1)凡屬密級檔案,必須正確地標明密級,并妥善存放。(2)非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案室,檔案室門窗及箱柜應(yīng)及時關(guān)鎖。(3)全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執(zhí)行企業(yè)保密規(guī)定,不失密。否則應(yīng)追究責任。(4)凡查閱密級檔案,均須辦理審批和借閱手續(xù),一般只允許在閱檔室查閱,不得帶出或復制,確屬需要者須辦理相關(guān)手續(xù)。(5)查閱人員對檔案內(nèi)容承擔保密義務(wù),違反規(guī)定造成后果者必須追究責任。(6)檔案人員要忠于職守,認真執(zhí)行各項保密制度。(7)定期對保密檔案保管情況進行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.16檔案室管理制度(1)檔案存入檢查:1)檔案出入檔案室要清點、登記。2)定期對檔案保管狀況進行全面檢查,做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題要采取積極有效措施,保證檔案的安全。(2)檔案室管理:1)檔案室未經(jīng)許可,外來人員不得擅自進入。2)檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀,便于調(diào)卷。3)檔案室門窗須安裝窗簾,檔案室內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。4)避免光線直射檔案,更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。5)檔案室嚴禁堆放食品和易燃易爆物,必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙,定期檢查,杜絕一切發(fā)生火災的可能。6)檔案室須與辦公室、閱檔室分開,并要做到八防:防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。7)做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的統(tǒng)計工作。8)建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。3.17檔案鑒定、銷毀制度(1)根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定,編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。(2)保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限,保管期限從長。(3)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。(4)檔案通過鑒定,要求保管期準確,案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確,不完整,應(yīng)及時責成有關(guān)部門修改、補充。(5)銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷,防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,并在清冊上簽字。3.18檔案工作人員崗位職責(1)認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策,堅持以法治檔,忠于職守,全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。(2)負責管理本部門的檔案,做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。(3)積極做好檔案的服務(wù)利用工作,編制必要的檢索工具和參考資料,及時準確地提供利用。(4)做好檔案的“八防”工作,確保檔案的完整與安全。(5)嚴格遵守“保密制度”工作,未經(jīng)批準,不得擅自擴大檔案的借閱范圍,不得泄露檔案的保密內(nèi)容。(6)負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。附表1:企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表序號保管類型保管時間(年)1行政管理類1.1本企業(yè)行政工作計劃、總結(jié)、匯報、請示、行政會議記錄永久1.2本企業(yè)的大事記、反映企業(yè)重要活動的剪報永久1.3企業(yè)的機構(gòu)建立(含內(nèi)設(shè)結(jié)構(gòu))、合并、撤銷、更名、遷址、隸屬關(guān)系變更、印章啟用、人員編制等文件材料永久1.7文秘、保密、信訪工作形成的文件材料301.8本企業(yè)的收發(fā)文簿、電話記錄簿101.9本企業(yè)關(guān)于社會治安、保安保衛(wèi)工作、刑事案件審理、消防、車輛管理方面的文件材料301.10本企業(yè)有關(guān)法律事務(wù)、違紀審理的文件材料永久1.11本企業(yè)干部任免、職工花名冊永久1.12本企業(yè)有關(guān)職工招聘、錄用、調(diào)配、退休、退職、復員軍人安置、富余人員安置、職稱評定、勞務(wù)出口、死亡憮恤的文件材料永久1.13本企業(yè)干部職工獎勵表彰的材料永久1.14企業(yè)的勞動定額、定員材料301.15企業(yè)人員的工資調(diào)整、補貼、獎金發(fā)放301.16企業(yè)勞動工資報表、年報永久1.17企業(yè)季、月報101.18企業(yè)職工的養(yǎng)老保險單、花名冊永久1.19職工教育的計劃、總結(jié)、規(guī)章制度301.20本企業(yè)各類專題培訓班材料101.21本企業(yè)關(guān)于衛(wèi)生管理監(jiān)督、職工保健、職業(yè)病防治方面的文件材料永久1.22本企業(yè)計劃生育工作的計劃、總結(jié)、年報、獨生子女花名冊、照顧生育二胎審批表、計劃生育處罰決定等301.23本企業(yè)關(guān)于后勤福利、綠化管理、用電用水工作方面的文件材料101.24企業(yè)外事工作、活動中形成的材料永久1.25上級機關(guān)下發(fā)的需要貫徹執(zhí)行和工作查考的文件材料102經(jīng)營管理類2.1本企業(yè)的改革(如轉(zhuǎn)制)、重大經(jīng)營決策、企業(yè)聯(lián)營、兼并、破產(chǎn)等文件材料永久2.2本企業(yè)的企業(yè)登記、企業(yè)法人、營業(yè)執(zhí)照、證書永久2.3本企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃(包括中、長期發(fā)展規(guī)劃)、方針目標管理,年度計劃及企業(yè)的全面計劃管理工作方面的文件材料永久2.4本企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃(包括中、長期發(fā)展規(guī)劃)、方針目標管理,季度、月度計劃及企業(yè)的全面計劃管理工作方面的文件材料102.5本企業(yè)各種統(tǒng)計年度報表、統(tǒng)計分析等永久2.6本企業(yè)各種統(tǒng)計季度、月度報表、統(tǒng)計分析等102.7本企業(yè)物質(zhì)、倉庫管理方面的文件材料如管理制度、規(guī)定、計劃、總結(jié)等302.8本企業(yè)產(chǎn)品銷售工作的計劃、總結(jié)、辦法、規(guī)定永久2.9本企業(yè)銷售合同、協(xié)議、往來電報、信件、售后服務(wù)等材料302.10本企業(yè)產(chǎn)品銷售的調(diào)查、分析、統(tǒng)計、廣告宣傳等材料永久2.11本企業(yè)對外經(jīng)貿(mào)方面的文件材料永久2.12本企業(yè)財務(wù)管理方面的文件材料如財務(wù)工作計劃、總結(jié)、制度價格、會計、計算、匯報等302.13本企業(yè)審計工作的文件材料永久或長期2.14企業(yè)的崗位考核責任制302.15企業(yè)現(xiàn)代化管理、現(xiàn)場管理形成的文件材料302.16企業(yè)整頓、以及各種評優(yōu)升級達標、評獎活動的材料永久2.17工業(yè)普查形成的文件材料302.18經(jīng)濟合同糾紛材料永久3生產(chǎn)技術(shù)管理類3.1企業(yè)產(chǎn)品年度生產(chǎn)的組織、調(diào)度計劃永久3.2企業(yè)產(chǎn)品其他生產(chǎn)的組織、調(diào)度計劃103.3產(chǎn)品生產(chǎn)的日報、班組日記等103.4有關(guān)科技成果、科技進步獎、專利成果申報批復、新產(chǎn)品開發(fā)等方面的計劃、總結(jié)、匯報永久3.5有關(guān)技術(shù)改造、引進、協(xié)作,采用新技術(shù)的合同、協(xié)議書、批復、申報材料永久3.6本企業(yè)群眾性科技活動、合理化建議103.7本企業(yè)關(guān)于全面質(zhì)量管理、產(chǎn)品質(zhì)量管理工作的計劃、總結(jié)、辦法、規(guī)定、制度等永久3.8本企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量檢測,原材料、半成品檢測與控制材料303.9本企業(yè)關(guān)于標準化管理工作的計劃、總結(jié),組織機構(gòu)、制度以及綜合性的標準(技術(shù)標準、管理標準、工作標準),如各類質(zhì)量管理認證材料永久3.10本企業(yè)關(guān)于基建工作的管理性材料(計劃、規(guī)劃、總結(jié)等)永久3.12本企業(yè)房屋普查登記、土地糾紛處理、基建統(tǒng)計報表永久3.13本企業(yè)關(guān)于設(shè)備儀器管理、更新、保養(yǎng)、改造的計劃、總結(jié)、規(guī)章制度303.14本企業(yè)關(guān)于計量工作的計劃、總結(jié)、制度、計量合格證書永久3.15本企業(yè)關(guān)于能源管理方面的計劃、總結(jié)、規(guī)章制度永久3.16本企業(yè)能源消耗、節(jié)能降耗的統(tǒng)計表永久3.17本企業(yè)有關(guān)安全生產(chǎn)方面的計劃、總結(jié)、辦法、規(guī)定、安全教育方面的總結(jié)、教材、名冊等永久3.18本企業(yè)的事故處理材料永久3.19本企業(yè)環(huán)保工作的計劃、總結(jié)、規(guī)定、會議紀要永久3.20本企業(yè)治理污染方面的決定、方案、記錄、合同、協(xié)議永久3.21本企業(yè)有關(guān)環(huán)保檢測、控制,污染事故調(diào)查、整頓處理的文件材料303.22本企業(yè)檔案與信息管理形成的文件材料304產(chǎn)品類4.1產(chǎn)品開發(fā)決策文件材料永久4.2產(chǎn)品設(shè)計和工藝準備文件材料永久4.3產(chǎn)品試制、試驗和鑒定文件材料永久4.4產(chǎn)品正式生產(chǎn)文件材料永久4.5市場開發(fā)和產(chǎn)品銷售文件材料永久5科學技術(shù)研究類5.1科研準備文件材料永久5.2試驗研究文件材料永久5.3科研總結(jié)、鑒定文件材料永久5.4科研成果和獎勵申報文件材料永久5.5科研成果推廣應(yīng)用文件材料永久6基本建設(shè)類6.1工程準備階段文件(決策立項文件,建設(shè)用地、征地、拆遷文件,勘察、測繪、設(shè)計文件,招投標文件,開工審批文件,建設(shè)、施工、監(jiān)理機構(gòu)及負責人等)永久6.2工程施工階段文件(土建工程,電氣、給排水、消防、取暖、通風、空調(diào)、燃氣、建筑智能化、電梯工程,室外工程等)永久6.3竣工圖(綜合竣工圖,專業(yè)竣工圖)永久6.4監(jiān)理文件(監(jiān)理會議紀要,控制文件,合同與其他事項管理,監(jiān)理工作總結(jié)等)永久6.5驗收文件(工程竣工總結(jié),竣工驗收記錄,財務(wù)決算、審計材料,工程聲像材料及電子文件等)永久7設(shè)備儀器類7.1準備購置階段:設(shè)備購置的申請批復、可行性研究報告、市場調(diào)研材料、訂貨合同、協(xié)議等長期7.2開箱驗收階段:說明書、合格證、保修卡、裝相單、備品備件圖冊等隨機文件材料和開箱驗收記錄等長期7.3安裝調(diào)試階段:安裝情況記錄、安裝圖(基礎(chǔ)圖、平面圖)、調(diào)試驗收報告、設(shè)備操作規(guī)程、安全技術(shù)、維護保養(yǎng)規(guī)程長期7.4使用維修階段:設(shè)備履歷表、歷次維修保養(yǎng)記錄、事故及故障處理情況、改造情況記錄、轉(zhuǎn)移情況記錄、報廢材料長期7.5圖樣:自制設(shè)備圖樣、外購設(shè)備圖樣長期8會計檔案類8.1記帳憑證、原始憑證、匯總憑證158.2銷毀憑證中抽出憑證永久8.3各種收款收據(jù)及發(fā)票存根58.4日記帳158.5現(xiàn)金日記帳、銀行日記帳258.6總帳158.7明細帳158.8輔助帳158.9固定資產(chǎn)帳、卡片長期8.10年度財務(wù)報告(決算)永久8.11綜合性、年度性財務(wù)分析文字材料永久8.12階段性財務(wù)分析文

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