物業(yè)采購(gòu)流程管理規(guī)范

物業(yè)采購(gòu)流程管理規(guī)范演講人：日期:CATALOGUE目錄01采購(gòu)需求確認(rèn)02供應(yīng)商管理機(jī)制03采購(gòu)執(zhí)行流程04合同履行監(jiān)管05質(zhì)量與成本控制06結(jié)算與歸檔管理01采購(gòu)需求確認(rèn)需求交流流程規(guī)范采購(gòu)項(xiàng)目啟動(dòng)需求溝通需求調(diào)查與分析需求確認(rèn)明確采購(gòu)目標(biāo)、范圍和需求，組建采購(gòu)團(tuán)隊(duì)。收集和分析業(yè)主、使用方及相關(guān)部門(mén)的需求和建議，確保采購(gòu)需求的準(zhǔn)確性和合理性。與需求方進(jìn)行充分溝通，確保采購(gòu)需求清晰、明確、無(wú)誤。形成需求確認(rèn)文件，并經(jīng)雙方簽字確認(rèn)。預(yù)算審核標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)采購(gòu)需求和市場(chǎng)情況，編制合理的采購(gòu)預(yù)算。預(yù)算編制由財(cái)務(wù)或?qū)徲?jì)部門(mén)對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行審核，確保預(yù)算的合理性和有效性。預(yù)算審核如有必要，根據(jù)實(shí)際情況對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，并重新審核。預(yù)算調(diào)整審批權(quán)限層級(jí)劃分審批人員明確各級(jí)審批人員及其職責(zé)，確保審批流程順暢。01審批流程按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批，不得越權(quán)審批或漏審。02審批記錄審批過(guò)程中應(yīng)詳細(xì)記錄審批意見(jiàn)和結(jié)果，以備查閱和追溯。0302供應(yīng)商管理機(jī)制供應(yīng)商篩選準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求供貨能力價(jià)格合理售后服務(wù)符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范及法律法規(guī)要求，確保產(chǎn)品質(zhì)量可靠。供應(yīng)商應(yīng)具備穩(wěn)定的生產(chǎn)能力、供貨渠道及庫(kù)存，確保及時(shí)供貨。在保證質(zhì)量的前提下，價(jià)格應(yīng)合理、透明，避免價(jià)格欺詐行為。供應(yīng)商應(yīng)提供完善的售后服務(wù)，包括退換貨、維修等，以保障采購(gòu)方利益。供應(yīng)商評(píng)估與分級(jí)方法評(píng)估指標(biāo)分級(jí)管理評(píng)估頻率激勵(lì)與淘汰根據(jù)供貨質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等多個(gè)維度設(shè)立評(píng)估指標(biāo)。定期（如每季度）對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)調(diào)整合作策略。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，將供應(yīng)商分為不同等級(jí)，如戰(zhàn)略供應(yīng)商、優(yōu)先供應(yīng)商、普通供應(yīng)商等，實(shí)施差異化管理。對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)及優(yōu)惠政策，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行淘汰或整改。協(xié)議簽訂與供應(yīng)商簽訂正式合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利、義務(wù)及合作細(xì)節(jié)。保密條款協(xié)議中應(yīng)包含保密條款，確保雙方商業(yè)秘密不被泄露。違約責(zé)任明確雙方在合作過(guò)程中的違約責(zé)任及解決方式，避免糾紛。變更與終止如需變更或終止合作，應(yīng)按照協(xié)議約定的程序進(jìn)行，確保雙方權(quán)益得到保障。合作協(xié)議管理規(guī)范03采購(gòu)執(zhí)行流程招標(biāo)/比價(jià)操作流程招標(biāo)/比價(jià)申請(qǐng)明確采購(gòu)需求，制定招標(biāo)/比價(jià)文件，提出潛在供應(yīng)商要求等。供應(yīng)商資質(zhì)審核對(duì)參與招標(biāo)/比價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，確保其具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和良好信譽(yù)。招標(biāo)/比價(jià)過(guò)程按照既定流程進(jìn)行開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)或比價(jià)，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，并記錄過(guò)程。中標(biāo)/成交供應(yīng)商確認(rèn)確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商，并與其簽訂合同或協(xié)議，明確雙方權(quán)利與義務(wù)。采購(gòu)訂單管理要求采購(gòu)訂單生成采購(gòu)訂單跟蹤采購(gòu)訂單變更采購(gòu)訂單結(jié)算根據(jù)中標(biāo)/成交結(jié)果或合同規(guī)定，及時(shí)生成采購(gòu)訂單，并發(fā)送給供應(yīng)商。對(duì)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交付貨物。如需變更采購(gòu)訂單，需及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商并簽訂變更協(xié)議，確保采購(gòu)順利進(jìn)行。根據(jù)采購(gòu)訂單和供應(yīng)商提供的貨物驗(yàn)收合格證明等相關(guān)文件，進(jìn)行貨款結(jié)算。貨物交接驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)交貨時(shí)間驗(yàn)收檢查供應(yīng)商是否按照合同約定的時(shí)間交付貨物，確保交貨時(shí)間符合需求。貨物數(shù)量驗(yàn)收對(duì)貨物進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)，確保實(shí)際交貨數(shù)量與采購(gòu)訂單或合同規(guī)定相符。貨物質(zhì)量驗(yàn)收對(duì)貨物的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，包括外觀、性能、規(guī)格等，確保貨物符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收合格證明在驗(yàn)收過(guò)程中，需記錄驗(yàn)收情況并出具驗(yàn)收合格證明，作為結(jié)算貨款的依據(jù)。如有質(zhì)量問(wèn)題，需及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商處理。04合同履行監(jiān)管合同條款執(zhí)行跟蹤設(shè)立履約專(zhuān)員設(shè)立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)合同條款執(zhí)行的履約專(zhuān)員，對(duì)各項(xiàng)條款的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控。01定期核對(duì)執(zhí)行記錄履約專(zhuān)員定期與采購(gòu)部門(mén)、供應(yīng)商核對(duì)合同執(zhí)行記錄，確保各項(xiàng)條款得到準(zhǔn)確執(zhí)行。02履約風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警在合同條款執(zhí)行過(guò)程中，對(duì)可能出現(xiàn)的履約風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警，及時(shí)采取措施進(jìn)行防范。03履約異常處理流程在合同履行過(guò)程中，及時(shí)識(shí)別異?，F(xiàn)象，并向上級(jí)或相關(guān)部門(mén)報(bào)告。異常識(shí)別與報(bào)告針對(duì)異?，F(xiàn)象，制定具體處理方案，包括暫停執(zhí)行、協(xié)商調(diào)整、終止合同等措施。異常處理方案制定對(duì)異常處理結(jié)果進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，確保異常得到妥善解決，不影響合同的整體履行。異常處理結(jié)果跟蹤合同變更備案機(jī)制合同執(zhí)行過(guò)程中，如需變更合同內(nèi)容，需由采購(gòu)部門(mén)或供應(yīng)商提出變更申請(qǐng)，經(jīng)雙方協(xié)商一致后，報(bào)相關(guān)部門(mén)審批。變更申請(qǐng)與審批變更備案與通知變更執(zhí)行與監(jiān)督審批通過(guò)后，將變更內(nèi)容備案并通知相關(guān)部門(mén)和人員，確保合同變更得到及時(shí)執(zhí)行。對(duì)變更后的合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保變更內(nèi)容得到全面履行。05質(zhì)量與成本控制物資質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)物品規(guī)格驗(yàn)收程序品質(zhì)檢驗(yàn)不合格品處理采購(gòu)物品需符合采購(gòu)單上的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行品質(zhì)檢驗(yàn)，確保其符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或合同約定的要求。制定完善的驗(yàn)收程序，包括抽樣檢驗(yàn)、全數(shù)檢驗(yàn)等，確保物品質(zhì)量。對(duì)驗(yàn)收不合格的物品，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，確保不影響正常使用。成本超支預(yù)警規(guī)則預(yù)算控制制定采購(gòu)預(yù)算，并在采購(gòu)過(guò)程中嚴(yán)格控制，確保不超過(guò)預(yù)算。01成本核算對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行成本核算，包括直接成本和間接成本，確保成本準(zhǔn)確。02預(yù)警機(jī)制建立成本超支預(yù)警機(jī)制，當(dāng)采購(gòu)成本達(dá)到或超過(guò)預(yù)警線時(shí)，及時(shí)采取措施。03超支審批對(duì)超出預(yù)算的采購(gòu)，需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保采購(gòu)必要性。04供應(yīng)商績(jī)效扣罰條款交貨延誤供應(yīng)商未按時(shí)交貨，導(dǎo)致采購(gòu)方損失，可依據(jù)合同條款扣罰供應(yīng)商績(jī)效。02040301服務(wù)不佳供應(yīng)商在采購(gòu)過(guò)程中服務(wù)不佳，如溝通不暢、響應(yīng)不及時(shí)等，可依據(jù)合同條款扣罰供應(yīng)商績(jī)效。質(zhì)量問(wèn)題供應(yīng)商提供的物品存在質(zhì)量問(wèn)題，導(dǎo)致采購(gòu)方損失，可依據(jù)合同條款扣罰供應(yīng)商績(jī)效。績(jī)效評(píng)估定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行績(jī)效評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整合作策略，對(duì)績(jī)效差的供應(yīng)商進(jìn)行扣罰或終止合作。06結(jié)算與歸檔管理付款申請(qǐng)審批流程采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)合同和供應(yīng)商提供的發(fā)票等相關(guān)證明材料，填寫(xiě)付款申請(qǐng)表格并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。提交付款申請(qǐng)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同和付款申請(qǐng)表格上的信息，安排付款操作，并及時(shí)通知采購(gòu)人員。付款操作發(fā)票與單據(jù)核銷(xiāo)規(guī)范采購(gòu)人員收到供應(yīng)商提供的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，包括發(fā)票的真?zhèn)?、開(kāi)票日期、金額、稅率等信息，并與采購(gòu)合同、入庫(kù)單等相關(guān)單據(jù)進(jìn)行核對(duì)。發(fā)票接收與審核單據(jù)核銷(xiāo)票據(jù)管理審核無(wú)誤后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)票與入庫(kù)單等相關(guān)單據(jù)進(jìn)行核銷(xiāo)，并在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行賬務(wù)處理，確保采購(gòu)成本的準(zhǔn)確核算。對(duì)于已核銷(xiāo)的發(fā)票和單據(jù)，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)進(jìn)行妥善保管，以便日后查閱和審計(jì)。采購(gòu)檔案保存標(biāo)準(zhǔn)檔案內(nèi)容檔案保管存檔格式采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、入庫(kù)單、發(fā)票等相關(guān)