××中學(xué)檔案利用登記制度

××中學(xué)檔案利用登記制度?

一、總則（一）目的為規(guī)范我校各類(lèi)教育教學(xué)及行政檔案的利用行為，確保檔案信息合理、安全地使用，提高檔案資源的利用效率，更好地服務(wù)于學(xué)校的教學(xué)、管理和發(fā)展，特制定本制度。本制度旨在通過(guò)明確檔案利用的流程、要求和責(zé)任，在保障檔案信息安全的前提下，充分發(fā)揮檔案在學(xué)校各項(xiàng)工作中的參考和憑證作用，促進(jìn)學(xué)校整體運(yùn)作的規(guī)范化和高效化，同時(shí)體現(xiàn)我?！耙匀藶楸?、追求卓越”的學(xué)校文化，讓檔案利用服務(wù)于師生的成長(zhǎng)與學(xué)校的發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校全體從業(yè)人員，包括但不限于教師、行政管理人員、后勤工作人員等。涵蓋學(xué)校各級(jí)各類(lèi)檔案的利用行為，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案。（三）遵循原則1.合法性原則：檔案利用必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及學(xué)校相關(guān)規(guī)定，不得利用檔案從事違法違規(guī)活動(dòng)。確保檔案信息的獲取、使用和傳播在合法的框架內(nèi)進(jìn)行，維護(hù)學(xué)校和師生的合法權(quán)益。2.真實(shí)性原則：利用檔案時(shí)應(yīng)確保所獲取信息的真實(shí)性，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。檔案管理人員有責(zé)任對(duì)檔案的真實(shí)性進(jìn)行維護(hù)和監(jiān)督，利用者也需對(duì)所引用信息的真實(shí)性負(fù)責(zé)。3.安全性原則：高度重視檔案信息的安全，嚴(yán)格遵守?cái)?shù)據(jù)安全相關(guān)規(guī)定。采取必要的技術(shù)和管理措施，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。在利用過(guò)程中，遵循安全操作流程，保障檔案實(shí)體和信息的安全。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、管理和師生需求為宗旨，積極提供檔案利用服務(wù)。簡(jiǎn)化利用流程，提高服務(wù)效率，確保檔案資源能夠及時(shí)、有效地滿足學(xué)校各項(xiàng)工作的需要。5.規(guī)范性原則：檔案利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，明確利用流程、審批程序和登記要求。通過(guò)規(guī)范化管理，保證檔案利用工作的有序進(jìn)行，提高工作質(zhì)量和效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組1.組成：由學(xué)校校長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，主管教學(xué)和行政的副校長(zhǎng)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。2.職責(zé)：全面領(lǐng)導(dǎo)學(xué)校檔案利用工作，制定檔案利用的總體政策和戰(zhàn)略方向；協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在檔案利用過(guò)程中的關(guān)系，解決檔案利用工作中的重大問(wèn)題；監(jiān)督檔案利用制度的執(zhí)行情況，確保檔案利用工作符合學(xué)校整體發(fā)展需求和相關(guān)規(guī)定。3.運(yùn)作方式：定期召開(kāi)會(huì)議，討論檔案利用工作的進(jìn)展和問(wèn)題，做出決策并下達(dá)工作任務(wù)。在涉及重大檔案利用事項(xiàng)時(shí)，組織專(zhuān)項(xiàng)研討和論證，確保決策的科學(xué)性和合理性。（二）檔案管理部門(mén)1.人員構(gòu)成：由專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員組成，具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉學(xué)校各類(lèi)檔案情況。2.職責(zé)：具體負(fù)責(zé)檔案利用的日常管理工作，包括檔案的整理、分類(lèi)、編目、存儲(chǔ)和保管；制定檔案利用的具體操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)利用者正確利用檔案；對(duì)檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行審核和登記，提供檔案查閱、借閱等服務(wù)；定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為學(xué)校檔案資源的優(yōu)化配置和管理提供依據(jù)；負(fù)責(zé)檔案信息的安全管理，采取技術(shù)和管理措施保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。3.工作流程：接收利用者的檔案利用申請(qǐng)，審核申請(qǐng)內(nèi)容的合理性和合法性；根據(jù)申請(qǐng)，查找并提供相應(yīng)檔案；對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和正確使用；利用結(jié)束后，及時(shí)收回檔案并檢查檔案的完整性；做好檔案利用登記工作，記錄利用者信息、利用目的、利用時(shí)間等詳細(xì)情況。（三）各部門(mén)及利用者1.職責(zé)：各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步保管，并按照規(guī)定向檔案管理部門(mén)移交檔案。在需要利用檔案時(shí)，按照制度要求提交申請(qǐng)并配合檔案管理部門(mén)的工作。利用者應(yīng)遵守檔案利用制度，如實(shí)填寫(xiě)利用申請(qǐng)，合理使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)制、傳播檔案信息，不得對(duì)檔案造成損壞或丟失。在利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)報(bào)告。2.工作要求：各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，與檔案管理部門(mén)保持密切溝通。利用者在利用檔案前，應(yīng)充分了解檔案利用制度和相關(guān)流程，按照要求準(zhǔn)備申請(qǐng)材料，確保申請(qǐng)內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰。在利用檔案時(shí)，要愛(ài)護(hù)檔案，遵守檔案管理部門(mén)的現(xiàn)場(chǎng)管理規(guī)定。三、管理流程（一）檔案利用申請(qǐng)1.申請(qǐng)方式：利用者可通過(guò)線上或線下兩種方式提交檔案利用申請(qǐng)。線上申請(qǐng)通過(guò)學(xué)校專(zhuān)門(mén)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行，利用者需登錄系統(tǒng)，填寫(xiě)申請(qǐng)表格并上傳相關(guān)證明材料。線下申請(qǐng)可到檔案管理部門(mén)領(lǐng)取紙質(zhì)申請(qǐng)表格，填寫(xiě)完整后提交給檔案管理人員。2.申請(qǐng)內(nèi)容：申請(qǐng)表格應(yīng)包括利用者的基本信息（姓名、部門(mén)、聯(lián)系方式等）、利用目的（教學(xué)研究、行政管理、個(gè)人證明等）、所需檔案的名稱(chēng)、日期范圍、檔號(hào)等信息。對(duì)于涉及個(gè)人隱私或機(jī)密信息的檔案利用申請(qǐng)，利用者需提供充分的證明材料，說(shuō)明利用的必要性和合法性。3.審核流程：檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，首先對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行初審。如申請(qǐng)信息不完整或不符合要求，通知利用者補(bǔ)充或修改。初審?fù)ㄟ^(guò)后，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用權(quán)限，提交相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。對(duì)于普通檔案的利用申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；對(duì)于涉及重要或機(jī)密檔案的利用申請(qǐng)，需經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。審批結(jié)果將通過(guò)系統(tǒng)反饋或書(shū)面通知的方式告知利用者。（二）檔案提供利用1.查閱服務(wù)：經(jīng)審批同意后，利用者可到檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行檔案查閱。檔案管理人員根據(jù)利用者的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并指導(dǎo)利用者正確查閱。在查閱過(guò)程中，利用者需遵守查閱場(chǎng)所的規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、折疊等。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，需另行申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。2.借閱服務(wù)：對(duì)于確因工作需要借閱檔案的情況，利用者在申請(qǐng)時(shí)應(yīng)明確借閱期限。經(jīng)審批同意后，檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，填寫(xiě)借閱登記表，記錄借閱者信息、借閱檔案名稱(chēng)、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等。借閱者需妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因特殊情況需要延期借閱，需提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并經(jīng)批準(zhǔn)。3.檔案復(fù)制與摘錄：利用者如需復(fù)制或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)在申請(qǐng)中明確說(shuō)明復(fù)制或摘錄的范圍和用途。經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行復(fù)制或協(xié)助利用者進(jìn)行摘錄。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制來(lái)源和使用限制。摘錄內(nèi)容需經(jīng)檔案管理人員審核確認(rèn)，確保與原文一致。（三）檔案利用反饋1.利用效果反饋：鼓勵(lì)利用者在檔案利用結(jié)束后，對(duì)檔案利用的效果進(jìn)行反饋。反饋內(nèi)容可以包括檔案對(duì)工作或研究的幫助程度、檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性、檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題等。利用者可通過(guò)填寫(xiě)反饋表格、發(fā)送電子郵件或參加座談會(huì)等方式進(jìn)行反饋。2.問(wèn)題處理與改進(jìn)：檔案管理部門(mén)對(duì)利用者的反饋進(jìn)行收集、整理和分析。對(duì)于反饋中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。如屬于檔案管理工作中的問(wèn)題，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷完善檔案管理和利用服務(wù)。對(duì)于涉及檔案內(nèi)容的問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門(mén)或人員溝通核實(shí)，并進(jìn)行必要的修正。四、權(quán)利與義務(wù)（一）利用者權(quán)利1.獲取信息權(quán)：學(xué)校從業(yè)人員有權(quán)根據(jù)工作需要，按照規(guī)定的程序申請(qǐng)利用學(xué)校檔案，獲取與工作相關(guān)的信息資源，以支持教學(xué)、管理、科研等各項(xiàng)工作的開(kāi)展。2.咨詢(xún)與指導(dǎo)權(quán)：利用者在檔案利用過(guò)程中，有權(quán)向檔案管理部門(mén)咨詢(xún)檔案利用的相關(guān)問(wèn)題，包括檔案的查找方法、利用流程、審批要求等。檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的指導(dǎo)和幫助，確保利用者能夠順利利用檔案。3.建議權(quán)：利用者有權(quán)對(duì)檔案管理和利用工作提出意見(jiàn)和建議，促進(jìn)檔案工作的改進(jìn)和完善。檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真對(duì)待利用者的建議，積極采納合理意見(jiàn)，不斷提高檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）利用者義務(wù)1.遵守制度義務(wù)：利用者必須嚴(yán)格遵守本檔案利用登記制度以及學(xué)校其他相關(guān)檔案管理規(guī)定，按照規(guī)定的流程和要求申請(qǐng)、利用檔案，不得擅自違反制度規(guī)定進(jìn)行操作。2.保護(hù)檔案義務(wù)：在檔案利用過(guò)程中，利用者有責(zé)任保護(hù)檔案的安全和完整，不得對(duì)檔案進(jìn)行損壞、篡改、丟失等行為。對(duì)于借閱的檔案，要妥善保管，按時(shí)歸還。3.保密義務(wù)：對(duì)于在檔案利用過(guò)程中獲取的涉及學(xué)校機(jī)密、師生個(gè)人隱私等敏感信息，利用者必須嚴(yán)格保密，不得擅自向第三方泄露。未經(jīng)授權(quán)，不得將檔案信息用于與申請(qǐng)目的無(wú)關(guān)的其他用途。（三）檔案管理部門(mén)權(quán)利1.審核與監(jiān)督權(quán)：檔案管理部門(mén)有權(quán)對(duì)利用者的檔案利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，判斷申請(qǐng)的合理性和合法性。在檔案利用過(guò)程中，有權(quán)對(duì)利用者的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和正確使用。2.拒絕權(quán)：對(duì)于不符合檔案利用規(guī)定的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)有權(quán)拒絕受理。對(duì)于在利用過(guò)程中違反規(guī)定的利用者，有權(quán)責(zé)令其停止違規(guī)行為，并根據(jù)情節(jié)輕重采取相應(yīng)的措施。3.資源調(diào)配權(quán)：檔案管理部門(mén)有權(quán)根據(jù)學(xué)校工作的整體需要和檔案利用的實(shí)際情況，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理調(diào)配，確保檔案資源能夠得到有效利用。（四）檔案管理部門(mén)義務(wù)1.服務(wù)義務(wù)：檔案管理部門(mén)應(yīng)積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案利用服務(wù)，簡(jiǎn)化利用流程，提高工作效率，及時(shí)滿足利用者的合理需求。2.培訓(xùn)與宣傳義務(wù)：有義務(wù)對(duì)學(xué)校從業(yè)人員進(jìn)行檔案利用知識(shí)的培訓(xùn)和宣傳，提高全體人員的檔案意識(shí)和利用能力。定期開(kāi)展檔案利用培訓(xùn)活動(dòng)，介紹檔案資源情況和利用方法，發(fā)布檔案利用制度和相關(guān)信息。3.維護(hù)與更新義務(wù)：負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)和管理工作，確保檔案的安全存儲(chǔ)和信息的完整性。定期對(duì)檔案進(jìn)行整理、編目和數(shù)字化處理，不斷更新檔案資源，提高檔案的利用價(jià)值。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門(mén)建立內(nèi)部監(jiān)督制度，對(duì)檔案利用的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行定期檢查和抽查。檢查內(nèi)容包括申請(qǐng)審批流程的合規(guī)性、檔案提供利用的準(zhǔn)確性和安全性、利用登記記錄的完整性等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并記錄在案。2.審計(jì)監(jiān)督：學(xué)校審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查檔案利用過(guò)程中的經(jīng)費(fèi)使用、資源調(diào)配等方面是否合規(guī)。審計(jì)結(jié)果作為檔案管理工作績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)。3.投訴處理：設(shè)立專(zhuān)門(mén)的投訴渠道，接受學(xué)校從業(yè)人員對(duì)檔案利用過(guò)程中違規(guī)行為的投訴。檔案管理部門(mén)或相關(guān)監(jiān)督部門(mén)對(duì)投訴進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，如情況屬實(shí)，依法依規(guī)進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。（二）獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制1.利用貢獻(xiàn)獎(jiǎng)：對(duì)于在檔案利用過(guò)程中，能夠充分發(fā)揮檔案作用，為學(xué)校教學(xué)、管理、科研等工作做出突出貢獻(xiàn)的個(gè)人或部門(mén)，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。獎(jiǎng)勵(lì)形式包括榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)金、晉升優(yōu)先考慮等。2.創(chuàng)新利用獎(jiǎng)：鼓勵(lì)利用者在檔案利用方法、技術(shù)等方面進(jìn)行創(chuàng)新。對(duì)于提出創(chuàng)新性檔案利用思路和方法，并取得良好效果的個(gè)人或部門(mén)，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.制度執(zhí)行獎(jiǎng)：對(duì)嚴(yán)格遵守檔案利用登記制度，在檔案利用過(guò)程中表現(xiàn)良好的個(gè)人或部門(mén)，進(jìn)行公開(kāi)表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，樹(shù)立遵守制度的榜樣。（三）懲罰機(jī)制1.警告與批評(píng)：對(duì)于初次違反檔案利用制度，情節(jié)較輕的利用者，給予警告或全校通報(bào)批評(píng)。責(zé)令其立即改正違規(guī)行為，并提交書(shū)面檢討。2.限制利用權(quán)限：對(duì)于多次違反制度或違規(guī)情節(jié)較為嚴(yán)重的利用者，暫停其檔案利用權(quán)限一段時(shí)間，期限根據(jù)違規(guī)情節(jié)確定。在此期間，利用者不得申請(qǐng)查閱、借閱檔案。3.紀(jì)律處分：對(duì)于嚴(yán)重違反檔案利用制度，造成檔案信息泄露、丟失、損壞等重大后果的利用者，根據(jù)學(xué)校相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括但不限于警告、記過(guò)、降職、辭退等。構(gòu)成違法犯罪的，依法移交司法機(jī)關(guān)處理。檔案管理部門(mén)工作人員在檔案利用管理過(guò)程中存在違規(guī)行為的，按照上述懲罰機(jī)制加重處理。六、附則（一）制度解釋權(quán)本制度的解釋權(quán)歸學(xué)校檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組所有。在制度執(zhí)行過(guò)程中，如遇有不明確的條款或問(wèn)題，由檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)解釋和說(shuō)明。（二）制度修訂本制度將根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)的變化、學(xué)校發(fā)展的需要以及檔案利用工作的實(shí)際情況，適時(shí)進(jìn)行修訂。修訂工作由檔案管理部門(mén)提出建議，經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)