××美容院合同管理辦法

院合同管理辦法

一、總則1.目的：為加強(qiáng)本美容院合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)美容院合法權(quán)益，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本美容院實(shí)際情況，特制定本辦法。2.適用范圍：本辦法適用于美容院全體員工在經(jīng)營活動(dòng)中簽訂的各類合同，包括但不限于美容服務(wù)合同、產(chǎn)品采購合同、場(chǎng)地租賃合同、廣告宣傳合同等，同時(shí)也適用于與美容院簽訂合同的顧客。3.基本原則：合同管理遵循依法合規(guī)、平等自愿、誠實(shí)信用、維護(hù)權(quán)益、注重效益的原則。體現(xiàn)美容院“以顧客為中心，提供優(yōu)質(zhì)美容服務(wù)，追求卓越運(yùn)營效益”的經(jīng)營理念，在合同管理中充分保障各方合法權(quán)益，同時(shí)確保合同的履行能夠?yàn)槊廊菰簬砹己玫慕?jīng)濟(jì)效益。4.企業(yè)文化融入：在合同管理過程中，要充分體現(xiàn)美容院積極向上、團(tuán)結(jié)協(xié)作的企業(yè)文化。鼓勵(lì)員工在合同簽訂與履行過程中展現(xiàn)專業(yè)、熱情、負(fù)責(zé)的態(tài)度，如同對(duì)待顧客般用心對(duì)待每一份合同，以維護(hù)美容院的良好形象和聲譽(yù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組-組成：由美容院總經(jīng)理擔(dān)任組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和調(diào)整合同管理戰(zhàn)略與政策；審議重大合同；協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題；對(duì)合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)小組的設(shè)立體現(xiàn)了扁平化管理理念，減少?zèng)Q策層級(jí)，提高決策效率。2.合同管理部門-設(shè)置：在行政部門內(nèi)設(shè)立專門的合同管理崗位，配備專業(yè)人員負(fù)責(zé)合同管理工作。-職責(zé)：負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度及流程；組織合同的評(píng)審、簽訂、履行、變更、解除等工作；建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔和保管；監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況；負(fù)責(zé)合同糾紛的處理等。3.業(yè)務(wù)部門-職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的起草、發(fā)起評(píng)審流程；提供合同涉及業(yè)務(wù)的相關(guān)信息和資料；參與合同談判；跟蹤合同履行情況，及時(shí)反饋問題；協(xié)助合同管理部門處理合同糾紛等。業(yè)務(wù)部門在合同管理中發(fā)揮著基礎(chǔ)和關(guān)鍵作用，直接與顧客和合作方對(duì)接，確保合同符合業(yè)務(wù)實(shí)際需求。4.法務(wù)顧問-聘請(qǐng)：根據(jù)需要，聘請(qǐng)外部專業(yè)法務(wù)顧問或由具備法律專業(yè)知識(shí)的人員擔(dān)任內(nèi)部法務(wù)顧問。-職責(zé)：為合同管理提供法律咨詢和法律支持；審核合同條款，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；參與重大合同的談判和糾紛處理；開展法律培訓(xùn)和宣傳工作等。法務(wù)顧問的介入確保合同的合法性和有效性，保障美容院的合法權(quán)益。三、管理流程1.合同起草-業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和洽談情況，起草合同文本。在起草過程中，要明確合同雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、付款方式、履行期限、違約責(zé)任等核心條款。-規(guī)范要求：合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言和格式，避免模糊不清或歧義性表述。對(duì)于涉及美容院核心利益和關(guān)鍵業(yè)務(wù)的條款，要進(jìn)行重點(diǎn)審核和明確約定。同時(shí)，要參考以往類似合同的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，確保合同條款完整、合理、可行。2.合同評(píng)審-內(nèi)部評(píng)審流程：合同起草完成后，業(yè)務(wù)部門發(fā)起評(píng)審流程，將合同文本提交給合同管理部門、法務(wù)顧問（如有）以及其他相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審。合同管理部門重點(diǎn)審查合同的格式、編號(hào)、歸檔等管理要求是否符合規(guī)定；法務(wù)顧問主要從法律角度審查合同條款的合法性、有效性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；其他相關(guān)部門根據(jù)各自職責(zé)對(duì)合同涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容、技術(shù)要求等進(jìn)行審核，并提出意見和建議。-評(píng)審反饋與修改：各評(píng)審部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成評(píng)審，并將評(píng)審意見反饋給業(yè)務(wù)部門。業(yè)務(wù)部門根據(jù)反饋意見對(duì)合同進(jìn)行修改完善，如有爭(zhēng)議，由合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)解決。評(píng)審環(huán)節(jié)確保合同在簽訂前經(jīng)過充分審查，避免潛在風(fēng)險(xiǎn)。3.合同簽訂-權(quán)限管理：根據(jù)合同金額、重要程度等因素，設(shè)定不同的合同簽訂權(quán)限。一般合同由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表簽訂；重大合同需經(jīng)總經(jīng)理審批后，由總經(jīng)理或其授權(quán)代表簽訂。-簽訂要求：合同簽訂前，要對(duì)合同對(duì)方的主體資格、經(jīng)營范圍、資信狀況等進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，確保其具備履行合同的能力和資格。簽訂合同時(shí)，要確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，雙方各執(zhí)一份，同時(shí)美容院內(nèi)部相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.合同履行-跟蹤與監(jiān)督：合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行情況，定期向合同管理部門匯報(bào)。合同管理部門要對(duì)合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。如發(fā)現(xiàn)對(duì)方有違約行為或可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，要及時(shí)采取措施，維護(hù)美容院的合法權(quán)益。-履行記錄：在合同履行過程中，要做好相關(guān)記錄，包括貨物交接單、服務(wù)確認(rèn)書、付款憑證等，這些記錄將作為合同結(jié)算和糾紛處理的重要依據(jù)。5.合同變更與解除-申請(qǐng)與審批：合同履行過程中，如需要變更或解除合同，由業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，說明變更或解除的原因、內(nèi)容等，按照合同簽訂的審批流程進(jìn)行審批。-協(xié)商與處理：經(jīng)審批同意后，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂變更或解除協(xié)議。變更或解除協(xié)議應(yīng)明確變更或解除的條款、時(shí)間、責(zé)任等內(nèi)容。同時(shí)，要對(duì)變更或解除合同可能產(chǎn)生的影響進(jìn)行評(píng)估，采取相應(yīng)的措施減少損失。6.合同結(jié)算-結(jié)算流程：合同履行完畢后，業(yè)務(wù)部門按照合同約定的結(jié)算方式和時(shí)間，向合同對(duì)方提交結(jié)算申請(qǐng)和相關(guān)結(jié)算資料。合同管理部門對(duì)結(jié)算資料進(jìn)行審核，審核無誤后，財(cái)務(wù)部門辦理付款或收款手續(xù)。-結(jié)算監(jiān)督：財(cái)務(wù)部門要對(duì)合同結(jié)算情況進(jìn)行監(jiān)督，確保結(jié)算金額準(zhǔn)確無誤，付款或收款及時(shí)。對(duì)于逾期未結(jié)算的合同，要及時(shí)查明原因并采取措施催辦。四、權(quán)利與義務(wù)1.美容院的權(quán)利-要求對(duì)方履行合同義務(wù)：在合同簽訂后，美容院有權(quán)要求合同對(duì)方按照合同約定履行義務(wù)，包括提供合格的產(chǎn)品或服務(wù)、按時(shí)付款等。-監(jiān)督合同履行：美容院有權(quán)對(duì)合同對(duì)方的履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，要求對(duì)方提供相關(guān)資料和信息，以確保合同的順利履行。-追究違約責(zé)任：如合同對(duì)方出現(xiàn)違約行為，美容院有權(quán)按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，追究對(duì)方的違約責(zé)任，要求對(duì)方承擔(dān)賠償損失、支付違約金等責(zé)任。2.美容院的義務(wù)-履行合同義務(wù)：美容院應(yīng)按照合同約定履行自己的義務(wù)，包括提供優(yōu)質(zhì)的美容服務(wù)、交付合格的產(chǎn)品、按時(shí)付款等，樹立良好的商業(yè)信譽(yù)。-保密義務(wù)：對(duì)于在合同履行過程中知悉的合同對(duì)方的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等信息，美容院負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露給第三方。-通知與協(xié)助義務(wù)：在合同履行過程中，如發(fā)生可能影響合同履行的重大事項(xiàng)，美容院應(yīng)及時(shí)通知合同對(duì)方，并提供必要的協(xié)助，共同解決問題。3.合同對(duì)方的權(quán)利-要求美容院履行合同義務(wù)：合同對(duì)方有權(quán)要求美容院按照合同約定履行義務(wù)，享受相應(yīng)的服務(wù)或獲取合格的產(chǎn)品。-獲取相關(guān)信息：合同對(duì)方有權(quán)在合理范圍內(nèi)獲取與合同履行相關(guān)的信息，如服務(wù)安排、產(chǎn)品質(zhì)量報(bào)告等。4.合同對(duì)方的義務(wù)-履行合同義務(wù)：合同對(duì)方應(yīng)按照合同約定履行自己的義務(wù)，包括支付費(fèi)用、提供必要的協(xié)助等。-遵守法律法規(guī)和合同約定：合同對(duì)方應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和合同約定，不得從事違法違規(guī)或損害美容院利益的行為。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-內(nèi)部審計(jì)：定期開展內(nèi)部審計(jì)工作，對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查合同的簽訂、履行、結(jié)算等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在風(fēng)險(xiǎn)隱患。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)獨(dú)立客觀地開展工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改建議。-日常檢查：合同管理部門要加強(qiáng)對(duì)合同管理工作的日常檢查，對(duì)合同臺(tái)賬的登記、合同文本的保管等情況進(jìn)行定期檢查，確保合同管理工作規(guī)范有序。-投訴處理：建立投訴處理機(jī)制，接受顧客和合作方對(duì)合同管理方面的投訴。對(duì)于投訴事項(xiàng)，要及時(shí)調(diào)查核實(shí)，依法依規(guī)處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-優(yōu)秀合同管理獎(jiǎng)：對(duì)在合同管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個(gè)人，如嚴(yán)格執(zhí)行合同管理制度、有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)、為美容院挽回重大經(jīng)濟(jì)損失等，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，包括獎(jiǎng)金、榮譽(yù)證書等。-創(chuàng)新貢獻(xiàn)獎(jiǎng)：對(duì)于在合同管理模式、方法等方面提出創(chuàng)新性建議并取得良好效果的部門或個(gè)人，給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)員工積極參與合同管理創(chuàng)新。3.懲罰機(jī)制-違規(guī)責(zé)任追究：對(duì)于違反合同管理制度的行為，如未經(jīng)授權(quán)簽訂合同、擅自變更或解除合同、泄露合同機(jī)密等，視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予批評(píng)教育、扣發(fā)績效獎(jiǎng)金、降職降薪等處罰；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。-損失賠償：因個(gè)人原因?qū)е潞贤m紛或給美容院造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。通過懲罰機(jī)制，強(qiáng)化員工的責(zé)任意識(shí)，規(guī)范合同管理行為。六、附則1.制度解釋：本辦法由美容院行政部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過程中，如遇問題或需要進(jìn)一步明確相關(guān)規(guī)定，由行政部門進(jìn)行解釋和說明。2.制度更新：隨著法律法規(guī)的變化和美容院經(jīng)營管理的需要，行政部門應(yīng)及時(shí)對(duì)本辦法進(jìn)行修訂和完善，確保制度的有效性和適應(yīng)性