定點服務(wù)采購管理辦法

定點服務(wù)采購管理辦法一、前言在公司的日常運營當(dāng)中，采購活動貫穿于各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。定點服務(wù)采購作為一種重要的采購形式，對于提高采購效率、保證服務(wù)質(zhì)量以及有效控制成本起著關(guān)鍵作用。為了規(guī)范公司定點服務(wù)采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、公正透明、經(jīng)濟有效，依照國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實際運營情況，特制定本《定點服務(wù)采購管理辦法》。二、適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類定點服務(wù)采購活動。這里所指的定點服務(wù)，涵蓋但不限于印刷服務(wù)、車輛維修保養(yǎng)服務(wù)、廣告制作服務(wù)、辦公用品配送服務(wù)、信息系統(tǒng)運維服務(wù)等，只要是通過選定特定供應(yīng)商在一定時期內(nèi)提供持續(xù)性服務(wù)的采購項目，均受本辦法約束。三、基本原則（一）合法合規(guī)原則所有定點服務(wù)采購活動必須遵循國家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定，采購流程務(wù)必合法、合規(guī)、透明，堅決杜絕任何違法違規(guī)行為，確保采購活動經(jīng)得起法律與審計的檢驗。（二）公平公正原則在定點服務(wù)采購過程中，對待每一個潛在供應(yīng)商都應(yīng)秉持公平公正的態(tài)度。從供應(yīng)商的選擇、評審到最終的確定，整個流程要公開透明，給予所有符合條件的供應(yīng)商以平等的競爭機會，不偏袒、不歧視任何一方。（三）效益優(yōu)先原則希望大家在進(jìn)行定點服務(wù)采購時，充分考慮成本與效益的關(guān)系。既要保證所采購的服務(wù)滿足公司業(yè)務(wù)需求，具備較高的質(zhì)量，又要合理控制采購成本，爭取以最合理的價格獲取最優(yōu)的服務(wù)，為公司創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益。（四）誠實守信原則無論是公司采購人員還是供應(yīng)商，都應(yīng)秉持誠實守信的原則。采購人員要如實向供應(yīng)商提供采購需求和相關(guān)信息，供應(yīng)商則需如實響應(yīng)采購要求，提供真實有效的證明材料，雙方嚴(yán)格履行合同約定的各項義務(wù)。四、職責(zé)分工（一）采購部門1.制度執(zhí)行與完善：負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行本定點服務(wù)采購管理辦法，并根據(jù)實際執(zhí)行情況和公司發(fā)展需求，適時提出優(yōu)化和完善建議。希望采購部門的同事們密切關(guān)注市場動態(tài)和公司業(yè)務(wù)變化，讓制度更貼合實際工作。2.供應(yīng)商管理：組織開展定點服務(wù)供應(yīng)商的征集、篩選、評價和日常管理工作。我們鼓勵采購人員主動挖掘優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，同時要定期對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評估，確保其服務(wù)質(zhì)量始終符合要求。3.采購流程實施：具體組織實施定點服務(wù)采購項目，包括編制采購文件、發(fā)布采購信息、組織評審、簽訂采購合同等工作。在這個過程中，要確保采購流程嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，每個環(huán)節(jié)都做到有據(jù)可查。4.合同管理：負(fù)責(zé)定點服務(wù)采購合同的起草、談判、簽訂和履行監(jiān)督工作。注意合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性和可操作性，及時跟進(jìn)合同執(zhí)行情況，保障公司權(quán)益。（二）需求部門1.需求提報：根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，及時、準(zhǔn)確地向采購部門提出定點服務(wù)采購申請，詳細(xì)說明采購服務(wù)的內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限等要求。需求部門的同事要提前做好規(guī)劃，避免因需求不明確導(dǎo)致采購工作延誤或出現(xiàn)偏差。2.配合采購：積極配合采購部門開展供應(yīng)商篩選、評審等工作，提供必要的技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。在采購過程中，與采購部門密切溝通，確保采購到的服務(wù)真正滿足業(yè)務(wù)需求。3.服務(wù)驗收：負(fù)責(zé)對所采購的定點服務(wù)進(jìn)行驗收，依據(jù)合同約定的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)效果等進(jìn)行全面檢查和評估。驗收時要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保服務(wù)質(zhì)量達(dá)標(biāo)。（三）財務(wù)部門1.預(yù)算管理：參與定點服務(wù)采購預(yù)算的編制和審核工作，負(fù)責(zé)對采購項目的資金使用進(jìn)行監(jiān)督和控制。希望財務(wù)部門嚴(yán)格把關(guān)預(yù)算，確保采購資金合理使用，避免浪費和超支。2.支付管理：依據(jù)采購合同和驗收報告，辦理定點服務(wù)采購項目的資金支付手續(xù)，確保資金支付準(zhǔn)確、及時。同時，要做好財務(wù)核算工作，為公司決策提供準(zhǔn)確的財務(wù)數(shù)據(jù)。（四）審計監(jiān)察部門1.監(jiān)督檢查：負(fù)責(zé)對定點服務(wù)采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督，包括采購程序的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同執(zhí)行的有效性等方面。審計監(jiān)察部門要以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度開展工作，及時發(fā)現(xiàn)和糾正采購過程中的問題。2.違規(guī)處理：對采購活動中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，追究相關(guān)人員的責(zé)任，維護(hù)公司采購秩序。對于違規(guī)行為，絕不姑息，嚴(yán)肅處理，以起到警示作用。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商征集1.發(fā)布公告：采購部門應(yīng)通過公司官網(wǎng)、行業(yè)網(wǎng)站、專業(yè)媒體等渠道發(fā)布定點服務(wù)供應(yīng)商征集公告，明確征集的服務(wù)類別、供應(yīng)商資格條件、報名方式及截止時間等信息。希望采購部門盡可能擴大征集信息的覆蓋面，吸引更多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與。2.報名受理：按照公告要求，接收供應(yīng)商提交的報名材料，包括企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明、服務(wù)方案、報價等相關(guān)資料。對報名材料進(jìn)行初步審查，確保材料齊全、符合要求。（二）供應(yīng)商篩選1.組建評審小組：由采購部門牽頭，會同需求部門、技術(shù)專家、財務(wù)人員等組成評審小組，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評審。評審小組成員要具備專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗，能夠客觀、公正地開展評審工作。2.評審方法：評審小組根據(jù)供應(yīng)商提交的報名材料，從供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)條件、服務(wù)能力、業(yè)績經(jīng)驗、報價合理性等方面進(jìn)行綜合評價。可以采用打分法、綜合評議法等方式進(jìn)行評審，確定入圍供應(yīng)商名單。在評審過程中，要嚴(yán)格按照既定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保評審結(jié)果的公正性。（三）供應(yīng)商評價1.定期評價：采購部門應(yīng)定期組織對定點服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行評價，評價周期一般為半年或一年。評價內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)響應(yīng)速度、合同履行情況、價格合理性、合作態(tài)度等方面。希望采購部門建立科學(xué)合理的評價指標(biāo)體系，全面、客觀地評價供應(yīng)商。2.動態(tài)評價：在合同履行過程中，需求部門如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在服務(wù)質(zhì)量問題、嚴(yán)重違約等情況，應(yīng)及時向采購部門反饋。采購部門根據(jù)反饋情況，對供應(yīng)商進(jìn)行動態(tài)評價，視情節(jié)輕重采取警告、暫停服務(wù)、取消定點資格等措施。對于供應(yīng)商的問題要及時處理，保障公司利益不受損害。（四）供應(yīng)商激勵與淘汰1.激勵措施：對于服務(wù)質(zhì)量優(yōu)秀、合同履行良好、與公司合作緊密的定點服務(wù)供應(yīng)商，公司將給予一定的激勵措施，如優(yōu)先續(xù)簽合同、增加采購份額、推薦給其他業(yè)務(wù)部門等。我們鼓勵優(yōu)秀供應(yīng)商繼續(xù)保持良好表現(xiàn)，與公司共同發(fā)展。2.淘汰機制：對評價不合格、存在嚴(yán)重違規(guī)行為或不能滿足公司業(yè)務(wù)需求的定點服務(wù)供應(yīng)商，堅決予以淘汰。同時，將淘汰的供應(yīng)商列入公司不良供應(yīng)商名單，限制其參與公司后續(xù)的采購項目。通過淘汰機制，保證供應(yīng)商隊伍的整體質(zhì)量。六、采購流程（一）采購申請1.需求提出：需求部門根據(jù)本部門業(yè)務(wù)計劃和實際需求，填寫《定點服務(wù)采購申請表》，詳細(xì)說明采購服務(wù)的名稱、內(nèi)容、用途、服務(wù)期限、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交采購部門。需求部門在提出申請時，要充分考慮業(yè)務(wù)的緊迫性和必要性，確保申請合理。2.需求審核：采購部門收到需求部門提交的采購申請表后，對采購需求的合理性、合規(guī)性進(jìn)行審核。如發(fā)現(xiàn)需求不明確或不合理的地方，及時與需求部門溝通協(xié)調(diào)，明確采購需求。采購部門審核時要嚴(yán)格把關(guān)，避免不必要的采購。（二）采購文件編制1.文件內(nèi)容：采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，編制定點服務(wù)采購文件。采購文件應(yīng)包括采購邀請函、供應(yīng)商須知、采購項目要求、服務(wù)合同條款、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購文件要清晰、準(zhǔn)確地表述采購要求，避免出現(xiàn)歧義。2.審核發(fā)布：采購文件編制完成后，提交相關(guān)部門進(jìn)行審核，重點審核文件的合規(guī)性、完整性和可操作性。審核通過后，在規(guī)定的渠道發(fā)布采購文件，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標(biāo)或報價。（三）供應(yīng)商響應(yīng)1.獲取文件：供應(yīng)商根據(jù)采購文件發(fā)布的信息，在規(guī)定時間內(nèi)獲取采購文件，并按照文件要求準(zhǔn)備響應(yīng)文件。希望供應(yīng)商認(rèn)真研讀采購文件，準(zhǔn)確響應(yīng)采購要求。2.提交文件：供應(yīng)商在規(guī)定的截止時間前，將響應(yīng)文件密封送達(dá)指定地點。采購部門負(fù)責(zé)接收供應(yīng)商的響應(yīng)文件，并做好登記工作。對于逾期送達(dá)或未按要求密封的響應(yīng)文件，采購部門將不予受理。（四）評審與定標(biāo)1.評審組織：采購部門在響應(yīng)文件提交截止時間后，組織評審小組對供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行評審。評審小組按照采購文件規(guī)定的評審標(biāo)準(zhǔn)和方法，對供應(yīng)商的技術(shù)方案、服務(wù)承諾、報價等進(jìn)行綜合評價，推薦中標(biāo)或成交候選人。評審過程要嚴(yán)格保密，確保評審結(jié)果的公正性。2.定標(biāo)決策：采購部門根據(jù)評審小組的推薦意見，結(jié)合公司實際情況，確定中標(biāo)或成交供應(yīng)商，并將定標(biāo)結(jié)果在公司內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期一般不少于3個工作日。如公示期間無異議，采購部門向中標(biāo)或成交供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)（成交）通知書。希望大家對定標(biāo)結(jié)果進(jìn)行監(jiān)督，如有異議及時反饋。（五）合同簽訂與履行1.合同簽訂：中標(biāo)（成交）供應(yīng)商收到中標(biāo)（成交）通知書后，在規(guī)定時間內(nèi)與公司簽訂定點服務(wù)采購合同。采購部門負(fù)責(zé)合同條款的談判和起草工作，合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、價格結(jié)算方式、違約責(zé)任等事項。合同簽訂要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，保障雙方權(quán)益。2.合同履行：合同簽訂后，供應(yīng)商按照合同約定提供服務(wù)，需求部門負(fù)責(zé)對服務(wù)過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，確保供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同義務(wù)。采購部門定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。雙方要密切配合，共同完成合同約定的服務(wù)內(nèi)容。（六）驗收與結(jié)算1.服務(wù)驗收：服務(wù)期滿或達(dá)到合同約定的驗收節(jié)點后，需求部門按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和方法，對供應(yīng)商提供的服務(wù)進(jìn)行驗收。驗收可以采用現(xiàn)場檢查、用戶評價、專家評審等方式進(jìn)行。驗收合格后，需求部門出具《定點服務(wù)驗收報告》。驗收工作要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保服務(wù)質(zhì)量符合要求。2.結(jié)算付款：采購部門根據(jù)驗收報告和合同約定，辦理結(jié)算手續(xù)。財務(wù)部門對結(jié)算資料進(jìn)行審核，審核通過后按照公司財務(wù)制度辦理付款事宜。結(jié)算付款要嚴(yán)格按照規(guī)定流程進(jìn)行，確保資金安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計審計監(jiān)察部門定期對定點服務(wù)采購活動進(jìn)行內(nèi)部審計，審計內(nèi)容包括采購流程的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、合同執(zhí)行的有效性、資金使用的合理性等方面。通過內(nèi)部審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。希望審計監(jiān)察部門以專業(yè)的態(tài)度開展工作，為公司采購活動保駕護(hù)航。（二）日常監(jiān)督采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門在各自職責(zé)范圍內(nèi)，對定點服務(wù)采購活動進(jìn)行日常監(jiān)督。發(fā)現(xiàn)問題及時溝通協(xié)調(diào)解決，重大問題及時向公司領(lǐng)導(dǎo)報告。各部門要相互協(xié)作，形成監(jiān)督合力，保障采購活動順利進(jìn)行。（三）投訴處理公司設(shè)立專門的投訴渠道，接受供應(yīng)商和公司內(nèi)部員工對定點服務(wù)采購活動的投訴。審計監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對投