設(shè)計(jì)外包管理暫行辦法

設(shè)計(jì)外包管理暫行辦法一、引言在當(dāng)今競(jìng)爭(zhēng)激烈的商業(yè)環(huán)境中，企業(yè)為了專(zhuān)注核心業(yè)務(wù)、降低成本、提高效率，常常會(huì)選擇將部分設(shè)計(jì)工作外包給專(zhuān)業(yè)的外部機(jī)構(gòu)。我們公司也不例外，隨著業(yè)務(wù)的不斷拓展，設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目日益增多。為了規(guī)范設(shè)計(jì)外包管理流程，確保外包工作的質(zhì)量和效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本《設(shè)計(jì)外包管理暫行辦法》。希望大家認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹執(zhí)行，共同推動(dòng)公司設(shè)計(jì)外包業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。二、適用范圍本辦法適用于公司所有涉及設(shè)計(jì)外包的項(xiàng)目，包括但不限于平面設(shè)計(jì)、產(chǎn)品外觀設(shè)計(jì)、室內(nèi)設(shè)計(jì)、UI設(shè)計(jì)等各類(lèi)設(shè)計(jì)工作。無(wú)論是長(zhǎng)期合作的外包商，還是因特定項(xiàng)目臨時(shí)引入的外包團(tuán)隊(duì)，均需遵循本辦法進(jìn)行管理。三、職責(zé)分工1.需求部門(mén)負(fù)責(zé)明確設(shè)計(jì)項(xiàng)目的具體需求，包括設(shè)計(jì)目標(biāo)、風(fēng)格要求、功能指標(biāo)、交付時(shí)間等關(guān)鍵要素。在提出需求時(shí)，盡量提供詳細(xì)的背景資料和參考案例，以便外包商更好地理解項(xiàng)目意圖。例如，若為產(chǎn)品包裝設(shè)計(jì)，需提供產(chǎn)品特點(diǎn)、目標(biāo)受眾、銷(xiāo)售渠道等信息。參與外包商的選擇過(guò)程，從專(zhuān)業(yè)角度對(duì)候選外包商的設(shè)計(jì)能力、過(guò)往作品風(fēng)格與項(xiàng)目需求的匹配度等方面提出意見(jiàn)和建議。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，與外包商保持密切溝通，及時(shí)解答外包商提出的疑問(wèn)，對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行階段性審核，提出修改意見(jiàn)，確保設(shè)計(jì)方向符合公司預(yù)期。負(fù)責(zé)組織對(duì)設(shè)計(jì)成果的最終驗(yàn)收，依據(jù)事先確定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)設(shè)計(jì)作品的質(zhì)量、完整性、是否滿足業(yè)務(wù)需求等進(jìn)行全面評(píng)估。2.采購(gòu)部門(mén)主導(dǎo)外包商的篩選、評(píng)估和選擇工作。通過(guò)多種渠道收集潛在外包商信息，建立外包商資源庫(kù)。對(duì)入庫(kù)的外包商進(jìn)行定期評(píng)估和更新，確保資源庫(kù)的有效性和及時(shí)性。負(fù)責(zé)與選定的外包商進(jìn)行商務(wù)談判，包括合同條款、價(jià)格、付款方式、保密協(xié)議等內(nèi)容，確保公司利益得到充分保障。在談判過(guò)程中，既要爭(zhēng)取合理的價(jià)格和有利的合作條件，又要注重與外包商建立良好的合作關(guān)系。簽訂設(shè)計(jì)外包合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如付款進(jìn)度、交付延遲等。3.質(zhì)量管理部門(mén)制定設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，確保質(zhì)量要求明確、可衡量。這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范應(yīng)與行業(yè)通行做法以及公司內(nèi)部質(zhì)量要求相契合。對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控，定期檢查項(xiàng)目執(zhí)行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)提出整改要求，并跟蹤整改落實(shí)情況。協(xié)助需求部門(mén)進(jìn)行設(shè)計(jì)成果的驗(yàn)收，從質(zhì)量專(zhuān)業(yè)角度提供技術(shù)支持和評(píng)估意見(jiàn)，確保驗(yàn)收工作的科學(xué)性和公正性。4.法務(wù)部門(mén)審核設(shè)計(jì)外包合同條款，確保合同符合法律法規(guī)要求，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。重點(diǎn)關(guān)注知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，避免因合同漏洞給公司帶來(lái)?yè)p失。為設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目提供法律咨詢(xún)服務(wù)，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如遇法律糾紛或疑問(wèn)，及時(shí)提供專(zhuān)業(yè)的法律建議和解決方案。四、外包商選擇1.外包商信息收集采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種途徑廣泛收集外包商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、參加設(shè)計(jì)展會(huì)、同行交流等。收集的信息包括外包商的基本情況（成立時(shí)間、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍等）、設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)構(gòu)成（專(zhuān)業(yè)背景、工作經(jīng)驗(yàn)等）、過(guò)往成功案例、客戶(hù)評(píng)價(jià)、報(bào)價(jià)水平等。我們鼓勵(lì)各部門(mén)員工積極提供優(yōu)質(zhì)外包商線索，共同豐富公司的外包商資源庫(kù)。2.初步篩選采購(gòu)部門(mén)根據(jù)收集到的信息，對(duì)潛在外包商進(jìn)行初步篩選。篩選的主要標(biāo)準(zhǔn)包括外包商的業(yè)務(wù)范圍是否與公司需求匹配、是否具備相關(guān)設(shè)計(jì)領(lǐng)域的成功經(jīng)驗(yàn)、團(tuán)隊(duì)專(zhuān)業(yè)能力是否滿足項(xiàng)目要求、報(bào)價(jià)是否在公司預(yù)算范圍內(nèi)等。經(jīng)過(guò)初步篩選，確定進(jìn)入評(píng)估環(huán)節(jié)的外包商名單。3.評(píng)估考察設(shè)計(jì)能力評(píng)估：需求部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)共同參與，要求候選外包商提供與擬外包項(xiàng)目類(lèi)似的過(guò)往作品，并對(duì)作品進(jìn)行詳細(xì)分析和評(píng)價(jià)。重點(diǎn)考察其設(shè)計(jì)風(fēng)格、創(chuàng)意水平、技術(shù)實(shí)現(xiàn)能力、對(duì)客戶(hù)需求的理解和把握能力等?？梢砸笸獍提槍?duì)公司項(xiàng)目進(jìn)行簡(jiǎn)單的創(chuàng)意闡述或設(shè)計(jì)草案提交，以便更直觀地了解其設(shè)計(jì)思路和能力。企業(yè)實(shí)力考察：采購(gòu)部門(mén)可組織實(shí)地考察或通過(guò)電話、郵件等方式，對(duì)候選外包商的企業(yè)規(guī)模、辦公環(huán)境、管理制度、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行了解。了解其是否具備穩(wěn)定的運(yùn)營(yíng)能力和良好的信譽(yù)，以確保能夠按時(shí)、高質(zhì)量地完成項(xiàng)目?？蛻?hù)評(píng)價(jià)調(diào)查：向候選外包商提供的過(guò)往客戶(hù)進(jìn)行調(diào)查，了解其在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的服務(wù)態(tài)度、溝通協(xié)作能力、項(xiàng)目交付情況、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)?？蛻?hù)評(píng)價(jià)是衡量外包商綜合實(shí)力的重要依據(jù)之一，應(yīng)予以充分重視。4.綜合評(píng)審與選擇采購(gòu)部門(mén)組織需求部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等相關(guān)人員，對(duì)經(jīng)過(guò)評(píng)估考察的候選外包商進(jìn)行綜合評(píng)審。各部門(mén)從自身專(zhuān)業(yè)角度發(fā)表意見(jiàn)，共同權(quán)衡各候選外包商的優(yōu)勢(shì)和不足。綜合考慮設(shè)計(jì)能力、企業(yè)實(shí)力、報(bào)價(jià)、客戶(hù)評(píng)價(jià)等因素，選擇最合適的外包商作為合作伙伴。希望大家在評(píng)審過(guò)程中，秉持客觀、公正的態(tài)度，為公司選擇到最優(yōu)質(zhì)的外包商。五、合同簽訂1.合同條款擬定采購(gòu)部門(mén)在與選定的外包商達(dá)成合作意向后，負(fù)責(zé)起草設(shè)計(jì)外包合同。合同條款應(yīng)包括但不限于項(xiàng)目名稱(chēng)、服務(wù)內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目進(jìn)度安排、交付成果形式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、合同金額及付款方式、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等內(nèi)容。合同條款應(yīng)清晰明確，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。2.合同審核合同起草完成后，依次提交給法務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。法務(wù)部門(mén)重點(diǎn)審核合同的合法性和合規(guī)性，防范法律風(fēng)險(xiǎn)；需求部門(mén)審核服務(wù)內(nèi)容、交付成果、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等條款是否與項(xiàng)目需求一致；質(zhì)量管理部門(mén)審核質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制條款等是否符合公司質(zhì)量要求。各部門(mén)應(yīng)認(rèn)真審核合同條款，提出修改意見(jiàn)，確保合同的完整性和有效性。3.合同簽訂經(jīng)各部門(mén)審核通過(guò)后的合同，由采購(gòu)部門(mén)與外包商進(jìn)行最終確認(rèn)和簽訂。合同簽訂應(yīng)由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章，確保合同具有法律效力。合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，以便各部門(mén)了解合同內(nèi)容，做好項(xiàng)目執(zhí)行和管理工作。六、項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控1.項(xiàng)目啟動(dòng)合同簽訂后，需求部門(mén)應(yīng)組織召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，邀請(qǐng)外包商項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員、公司內(nèi)部相關(guān)部門(mén)人員參加。在啟動(dòng)會(huì)上，需求部門(mén)詳細(xì)介紹項(xiàng)目背景、目標(biāo)、需求、進(jìn)度計(jì)劃等內(nèi)容，明確各方的職責(zé)和溝通機(jī)制。希望通過(guò)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，使各方對(duì)項(xiàng)目有清晰的認(rèn)識(shí)，為項(xiàng)目的順利開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)。2.項(xiàng)目進(jìn)度管理外包商應(yīng)根據(jù)合同約定的項(xiàng)目進(jìn)度要求，制定詳細(xì)的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，并提交給需求部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)審核。進(jìn)度計(jì)劃應(yīng)明確各個(gè)階段的工作內(nèi)容、交付成果、時(shí)間節(jié)點(diǎn)以及責(zé)任人。需求部門(mén)和采購(gòu)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)外包項(xiàng)目的進(jìn)度進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)比實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的差異。如發(fā)現(xiàn)進(jìn)度滯后，應(yīng)及時(shí)與外包商溝通，了解原因，并共同制定解決方案，確保項(xiàng)目按時(shí)交付。我們鼓勵(lì)外包商在遇到可能影響項(xiàng)目進(jìn)度的問(wèn)題時(shí)，及時(shí)主動(dòng)與公司溝通，以便共同協(xié)商解決。3.項(xiàng)目質(zhì)量管理質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)依據(jù)事先制定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，對(duì)設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目進(jìn)行全程質(zhì)量監(jiān)控。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，定期對(duì)外包商提交的階段性成果進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況，確保問(wèn)題得到有效解決。需求部門(mén)在審核外包商提交的設(shè)計(jì)方案時(shí)，應(yīng)從業(yè)務(wù)需求和專(zhuān)業(yè)角度對(duì)設(shè)計(jì)質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，提出具體的修改意見(jiàn)和建議。外包商應(yīng)根據(jù)需求部門(mén)的反饋意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)設(shè)計(jì)方案進(jìn)行優(yōu)化和完善，確保設(shè)計(jì)成果符合公司要求。4.溝通協(xié)調(diào)建立有效的溝通機(jī)制是確保項(xiàng)目順利執(zhí)行的關(guān)鍵。需求部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人作為項(xiàng)目對(duì)接人，與外包商項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保持密切溝通，及時(shí)傳達(dá)公司的需求和意見(jiàn)，了解項(xiàng)目進(jìn)展情況和遇到的問(wèn)題。溝通方式可以包括定期的項(xiàng)目例會(huì)、電話溝通、郵件溝通、即時(shí)通訊工具溝通等，確保信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確和暢通。在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，如遇到重大問(wèn)題或需要對(duì)項(xiàng)目需求進(jìn)行變更，需求部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)部門(mén)和外包商進(jìn)行協(xié)商討論，形成一致的解決方案。變更需求應(yīng)通過(guò)書(shū)面形式進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)合同條款、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃等進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。七、驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收申請(qǐng)外包商完成設(shè)計(jì)項(xiàng)目并自檢合格后，應(yīng)向需求部門(mén)提交驗(yàn)收申請(qǐng)，并附上完整的交付成果。交付成果應(yīng)符合合同約定的形式和內(nèi)容要求，如設(shè)計(jì)文件、文檔資料、樣品等。2.驗(yàn)收組織需求部門(mén)收到驗(yàn)收申請(qǐng)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織質(zhì)量管理部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組，按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)設(shè)計(jì)成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收方式可以包括資料審查、現(xiàn)場(chǎng)演示、功能測(cè)試、用戶(hù)體驗(yàn)評(píng)估等多種形式，確保驗(yàn)收工作全面、客觀、公正。3.驗(yàn)收結(jié)果處理若驗(yàn)收合格，驗(yàn)收小組應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，由各驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。需求部門(mén)將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告提交給采購(gòu)部門(mén)，作為付款依據(jù)。若驗(yàn)收不合格，驗(yàn)收小組應(yīng)明確指出存在的問(wèn)題和整改要求，要求外包商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改。整改完成后，外包商應(yīng)再次提交驗(yàn)收申請(qǐng)，由驗(yàn)收小組進(jìn)行二次驗(yàn)收。如二次驗(yàn)收仍不合格，公司有權(quán)按照合同約定追究外包商的違約責(zé)任。4.付款管理財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)合同約定的付款方式和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，辦理付款手續(xù)。付款前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)確保外包商已提供合法有效的發(fā)票等付款憑證。在付款過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)外包商存在違反合同約定的行為，如交付延遲、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)暫停付款，并及時(shí)與采購(gòu)部門(mén)、需求部門(mén)溝通，按照合同約定處理相關(guān)事宜后再行付款。八、知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保密管理1.知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目所產(chǎn)生的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬應(yīng)在合同中明確約定。一般情況下，公司支付設(shè)計(jì)費(fèi)用后，設(shè)計(jì)成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸公司所有。但在某些特殊情況下，如外包商提供的是通用設(shè)計(jì)模板或基于其自有知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)的設(shè)計(jì)成果，雙方可協(xié)商確定知識(shí)產(chǎn)權(quán)的歸屬方式，但應(yīng)確保公司在項(xiàng)目使用過(guò)程中擁有合法的使用權(quán)。外包商應(yīng)保證所交付的設(shè)計(jì)成果不存在侵犯第三方知識(shí)產(chǎn)權(quán)的情況。如因設(shè)計(jì)成果的知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題給公司帶來(lái)法律糾紛，外包商應(yīng)承擔(dān)全部法律責(zé)任，并賠償公司因此遭受的損失。2.保密管理公司與外包商應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中的保密義務(wù)。外包商應(yīng)對(duì)在項(xiàng)目中知悉的公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶(hù)信息等予以保密，不得向任何第三方披露或使用。保密期限應(yīng)自保密信息披露之日起至項(xiàng)目結(jié)束后一定期限內(nèi)（一般不少于[X]年）。公司內(nèi)部參與設(shè)計(jì)外包項(xiàng)目的人員也應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得擅自對(duì)外泄露項(xiàng)目相關(guān)信息。希望大家充分認(rèn)識(shí)到保密工作的重要性，共同維護(hù)公司的商業(yè)利益和信息安全。九、外包商評(píng)價(jià)與管理1.定期評(píng)價(jià)項(xiàng)目結(jié)束后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織需求部門(mén)、質(zhì)量管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)對(duì)外包商進(jìn)行評(píng)價(jià)。評(píng)價(jià)內(nèi)容包括設(shè)計(jì)質(zhì)量、項(xiàng)目進(jìn)度、服務(wù)態(tài)度、溝通協(xié)作、成本控制等方面。評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。通過(guò)定期評(píng)價(jià)，全面了解外包商的表現(xiàn)，為后續(xù)合作提供參考依據(jù)。2.動(dòng)態(tài)管理根據(jù)外包商的評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。對(duì)于評(píng)價(jià)為優(yōu)秀的外包商，在后續(xù)項(xiàng)目中可優(yōu)先考慮合作，并給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)措施，如增加合作項(xiàng)目份額