租賃場館管理辦法規(guī)定

租賃場館管理辦法規(guī)定一、前言親愛的各位同事、合作伙伴以及所有與我們租賃場館業(yè)務(wù)相關(guān)的朋友們：大家好！隨著公司業(yè)務(wù)的不斷拓展，租賃場館在我們的活動舉辦、業(yè)務(wù)開展等方面發(fā)揮著越來越重要的作用。為了確保租賃場館能夠安全、有序、高效地運行，為大家提供優(yōu)質(zhì)的使用體驗，同時也保障公司的合法權(quán)益，我們制定了這份《租賃場館管理辦法規(guī)定》。希望大家認真閱讀并遵守這些規(guī)定，共同營造一個良好的場館使用環(huán)境。二、適用范圍本辦法規(guī)定適用于公司因各類業(yè)務(wù)活動需要，從外部租賃的各類場館，包括但不限于會議中心、展覽場館、體育場館、演出場地等。無論是公司內(nèi)部部門組織活動，還是與外部合作伙伴共同舉辦活動，只要涉及租賃場館的情況，均需遵循本辦法規(guī)定。三、場館租賃前期籌備（一）需求評估1.各部門在計劃租賃場館開展活動前，應(yīng)先對活動的規(guī)模、性質(zhì)、時間等進行詳細的需求評估。希望大家在評估時盡可能全面地考慮各種因素，例如活動預(yù)計參與人數(shù)、活動所需的特殊設(shè)施設(shè)備等，以便選擇合適的場館。2.填寫《場館租賃需求評估表》，內(nèi)容應(yīng)包括活動主題、預(yù)計日期、預(yù)計參與人數(shù)、所需場地面積、特殊設(shè)施要求（如舞臺、燈光、音響等）以及預(yù)算范圍等信息。我們鼓勵大家認真填寫此表，準確的信息將有助于后續(xù)場館選擇及租賃工作的順利進行。（二）場館選擇1.根據(jù)需求評估結(jié)果，負責場館租賃的團隊（以下簡稱“租賃團隊”）開始篩選合適的場館。在選擇場館時，要綜合考慮場館的地理位置、設(shè)施條件、租賃價格、周邊配套等因素。盡量選擇交通便利、設(shè)施完備且價格合理的場館，以滿足活動的實際需求。2.租賃團隊應(yīng)至少實地考察三家不同的場館，并形成《場館考察報告》。報告內(nèi)容應(yīng)包括場館的基本信息、實地考察情況（如場館外觀、內(nèi)部設(shè)施、衛(wèi)生狀況等）、租賃價格及優(yōu)惠條件、與活動需求的匹配度等方面的分析。希望租賃團隊在考察過程中仔細觀察，為公司提供詳細、準確的報告，以便做出最優(yōu)決策。（三）合同洽談與簽訂1.選定意向場館后，租賃團隊與場館方進行合同條款的洽談。洽談內(nèi)容應(yīng)包括租賃價格、租賃時間、場地使用范圍、設(shè)施設(shè)備提供及維護責任、安全保障、違約責任等關(guān)鍵條款。在洽談過程中，要充分溝通雙方的需求和期望，爭取達成公平合理的合同條款。2.合同文本應(yīng)嚴格遵循相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保合同的合法性和有效性。租賃團隊應(yīng)仔細審核合同條款，對于存在疑問或不合理的條款，及時與場館方協(xié)商修改。同時，建議咨詢公司內(nèi)部的法務(wù)人員，確保合同不存在法律風險。3.合同簽訂前，需將合同草案提交至公司相關(guān)領(lǐng)導審批。領(lǐng)導審批通過后，由授權(quán)代表與場館方正式簽訂租賃合同。希望大家在合同簽訂過程中保持嚴謹?shù)膽B(tài)度，確保合同條款清晰明確，避免后續(xù)出現(xiàn)糾紛。四、場館使用管理（一）入場前準備1.活動舉辦部門應(yīng)在活動入場前[X]個工作日，向租賃團隊提供詳細的活動布置方案，包括場地布局、設(shè)備擺放、裝飾要求等內(nèi)容。租賃團隊負責將活動布置方案與場館方進行溝通協(xié)調(diào)，確保方案符合場館的相關(guān)規(guī)定和安全要求。2.根據(jù)活動需要，如需在場館內(nèi)搭建舞臺、安裝燈光音響等設(shè)備，活動舉辦部門應(yīng)提前聯(lián)系具備專業(yè)資質(zhì)的施工單位，并將施工單位的相關(guān)資質(zhì)證明提交給租賃團隊審核。租賃團隊審核通過后，協(xié)助活動舉辦部門與場館方辦理施工許可手續(xù)。希望活動舉辦部門在選擇施工單位時嚴格把關(guān)，確保施工過程安全、規(guī)范。3.活動舉辦部門應(yīng)組織相關(guān)人員對活動所需的設(shè)備、物資進行清點和檢查，確保設(shè)備物資齊全、完好，并提前運輸至場館指定地點存放。同時，安排專人負責與場館方對接，熟悉場館的各項設(shè)施設(shè)備及使用規(guī)定。（二）活動期間管理1.活動舉辦期間，活動舉辦部門應(yīng)安排專人負責現(xiàn)場秩序維護，確?；顒訁⑴c者遵守場館的各項規(guī)定，不得隨意破壞場館設(shè)施設(shè)備。希望大家在活動過程中愛護場館環(huán)境，共同維護良好的活動秩序。2.活動舉辦部門應(yīng)按照活動布置方案進行場地布置和設(shè)備安裝調(diào)試，確?；顒影磿r順利進行。如在活動過程中需要對場地布置或設(shè)備進行調(diào)整，應(yīng)提前與租賃團隊及場館方溝通協(xié)調(diào)，經(jīng)同意后方可進行。3.租賃團隊應(yīng)安排專人在場館現(xiàn)場進行協(xié)調(diào)和監(jiān)督，及時解決活動過程中出現(xiàn)的問題。如遇突發(fā)情況，如設(shè)備故障、安全事故等，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保活動能夠繼續(xù)進行或人員安全得到保障。同時，及時與場館方溝通，共同處理相關(guān)問題。（三）退場管理1.活動結(jié)束后，活動舉辦部門應(yīng)按照場館方的要求，及時組織人員清理場地，拆除活動布置的設(shè)備、裝飾等物品，并將場館恢復(fù)至租賃前的狀態(tài)。希望大家積極配合，盡快完成退場工作，避免影響場館的正常使用。2.租賃團隊與場館方共同對場館設(shè)施設(shè)備進行檢查驗收，如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備有損壞或丟失的情況，應(yīng)及時查明原因，并按照租賃合同的約定進行處理。如因我方原因造成場館設(shè)施設(shè)備損壞或丟失的，活動舉辦部門應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。3.活動舉辦部門應(yīng)在退場后[X]個工作日內(nèi)，向租賃團隊提交活動總結(jié)報告，內(nèi)容包括活動的基本情況、場地使用情況、出現(xiàn)的問題及解決措施等。租賃團隊對活動總結(jié)報告進行審核，并將相關(guān)信息整理歸檔，以便為今后的場館租賃工作提供參考。五、安全與衛(wèi)生管理（一）安全管理1.公司始終將安全放在首位，活動舉辦部門和租賃團隊應(yīng)嚴格遵守場館方的安全規(guī)定，積極配合場館方做好安全管理工作。希望大家樹立強烈的安全意識，共同營造安全的活動環(huán)境。2.活動舉辦部門應(yīng)在活動前對活動參與者進行安全教育，告知其場館內(nèi)的安全注意事項，如消防通道位置、緊急疏散路線等。同時，安排專人負責活動現(xiàn)場的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.租賃團隊應(yīng)協(xié)助活動舉辦部門制定活動安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、地震、人員擁擠踩踏等突發(fā)事件時的應(yīng)急處置措施。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進行演練，確保相關(guān)人員熟悉應(yīng)急處置流程，能夠在突發(fā)事件發(fā)生時迅速、有效地進行應(yīng)對。4.場館內(nèi)的電氣設(shè)備、消防設(shè)施等應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其正常運行?；顒优e辦部門和租賃團隊在使用場館設(shè)施設(shè)備過程中，如發(fā)現(xiàn)安全隱患，應(yīng)及時通知場館方進行處理。（二）衛(wèi)生管理1.活動舉辦部門應(yīng)負責活動現(xiàn)場的衛(wèi)生保潔工作，在活動期間及時清理垃圾，保持場地整潔。希望大家養(yǎng)成良好的衛(wèi)生習慣，共同維護場館的環(huán)境衛(wèi)生。2.活動結(jié)束后，活動舉辦部門應(yīng)按照場館方的要求，對活動場地進行全面清掃，確保場館內(nèi)無垃圾、無雜物。同時，將垃圾運至場館指定的垃圾堆放點，由場館方統(tǒng)一處理。3.租賃團隊應(yīng)定期對場館的衛(wèi)生狀況進行檢查，如發(fā)現(xiàn)衛(wèi)生問題，及時督促活動舉辦部門進行整改。對于衛(wèi)生不達標的情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。六、費用管理（一）租賃費用1.場館租賃費用應(yīng)按照租賃合同的約定按時支付。租賃團隊應(yīng)在合同約定的付款日期前，將付款申請?zhí)峤恢凉矩攧?wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，按照公司的財務(wù)流程進行付款。希望大家嚴格遵守付款時間，避免因逾期付款產(chǎn)生不必要的費用或糾紛。2.如因特殊情況需要調(diào)整租賃費用，租賃團隊應(yīng)及時與場館方進行溝通協(xié)商，并將協(xié)商結(jié)果報公司相關(guān)領(lǐng)導審批。經(jīng)領(lǐng)導審批同意后，簽訂補充協(xié)議，明確費用調(diào)整的具體金額和支付方式。（二）其他費用1.活動期間因使用場館設(shè)施設(shè)備、消耗水電等產(chǎn)生的費用，由活動舉辦部門按照實際發(fā)生額承擔?；顒优e辦部門應(yīng)在活動結(jié)束后，及時與場館方核對費用明細，并按照場館方的要求進行支付。2.如因我方原因造成場館設(shè)施設(shè)備損壞或丟失，需要支付的賠償費用，由活動舉辦部門承擔?；顒优e辦部門應(yīng)在接到場館方的賠償通知后，及時將賠償費用支付給場館方。（三）費用報銷1.活動舉辦部門和租賃團隊應(yīng)按照公司的財務(wù)報銷制度，及時整理和提交與場館租賃及活動相關(guān)的費用報銷憑證。報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，且符合公司的財務(wù)要求。2.財務(wù)部門對費用報銷憑證進行審核，對于不符合要求的報銷憑證，應(yīng)及時通知相關(guān)人員進行補充或更正。審核通過的報銷憑證，按照公司的財務(wù)流程進行報銷。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負責對場館租賃及使用過程進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組由公司內(nèi)部相關(guān)部門的人員組成，定期或不定期對場館租賃工作進行檢查，包括合同簽訂、場館使用、安全衛(wèi)生、費用管理等方面。2.監(jiān)督小組在檢查過程中，如發(fā)現(xiàn)存在違反本辦法規(guī)定的行為，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于嚴重違反規(guī)定的行為，應(yīng)按照公司的相關(guān)制度進行處理。（二）考核評價1.建立場館租賃工作考核評價機制，對活動舉辦部門和租賃團隊在場館租賃及使用過程中的工作表現(xiàn)進行考核評價?？己嗽u價內(nèi)容包括需求評估的準確性、場館選擇的合理性、合同簽訂的規(guī)范性、活動組織的有序性、安全衛(wèi)生管理的有效性、費用控制的合理性等方面。2.考核評價結(jié)果將作為部門和個人績效評估的重要依據(jù)之一。對于在場館租