廣州臨時接待管理辦法

廣州臨時接待管理辦法總則目的與依據(jù)為規(guī)范廣州地區(qū)臨時接待工作，提升接待服務質量和效率，確保接待活動符合相關法律法規(guī)和政策要求，根據(jù)國家及地方有關規(guī)定，結合廣州實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于在廣州行政區(qū)域內各類企事業(yè)單位、社會團體及其他組織（以下簡稱“接待單位”）開展的臨時接待活動。臨時接待活動是指因業(yè)務往來、參觀交流、考察調研等臨時性事務，接待外來人員的活動?；驹瓌t1.合規(guī)合法原則：接待活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、黨風廉政建設等相關規(guī)定，嚴禁違規(guī)違紀行為。2.務實節(jié)儉原則：接待工作應注重實際效果，合理安排接待標準和規(guī)模，杜絕鋪張浪費。3.對等接待原則：根據(jù)來訪人員的身份、職務、來訪目的等因素，安排相應規(guī)格的接待，做到對等、適度。4.安全有序原則：確保接待活動的安全、順暢進行，保障來訪人員的人身和財產(chǎn)安全。接待管理職責接待管理部門各接待單位應明確專門的接待管理部門或指定專人負責臨時接待工作的統(tǒng)籌協(xié)調和管理。接待管理部門的主要職責包括：1.制定和完善本單位的臨時接待管理制度和工作流程。2.負責接待任務的受理、安排和組織實施。3.審核接待方案和費用預算，控制接待成本。4.協(xié)調與其他部門的工作關系，確保接待活動的順利進行。5.對接待工作進行總結和評估，不斷改進工作質量。其他部門職責1.業(yè)務部門：負責與來訪單位或人員進行溝通聯(lián)系，了解來訪目的、人數(shù)、行程等信息，并向接待管理部門提出接待申請。2.財務部門：負責審核接待費用的報銷憑證，確保費用支出符合相關規(guī)定。3.安全保衛(wèi)部門：負責接待活動期間的安全保衛(wèi)工作，保障來訪人員的人身和財產(chǎn)安全。接待審批流程接待申請業(yè)務部門在接到來訪信息后，應及時填寫《臨時接待申請表》，詳細說明來訪單位、人員信息、來訪目的、預計時間、接待方式等內容，并附來訪單位的公函或邀請函，經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給接待管理部門。方案制定接待管理部門收到《臨時接待申請表》后，應根據(jù)來訪人員的情況和接待要求，制定詳細的接待方案。接待方案應包括接待人員安排、活動日程、住宿餐飲安排、交通工具等內容，并明確各項費用預算。審批程序接待方案制定完成后，應報接待單位分管領導審批。對于重要的接待活動，還需報單位主要領導審批。審批通過后，接待管理部門應按照方案組織實施接待工作。緊急接待處理對于因突發(fā)情況需要緊急接待的，業(yè)務部門應及時向接待管理部門報告，并在事后及時補辦相關審批手續(xù)。接待標準與規(guī)范住宿安排1.接待單位應根據(jù)來訪人員的身份和實際情況，合理安排住宿地點。原則上應選擇符合安全、衛(wèi)生、環(huán)保要求的酒店或賓館。2.住宿標準應嚴格按照國家和地方有關規(guī)定執(zhí)行，不得超標準安排。對于省部級及以上領導干部，可安排套間；司局級干部可安排單間；其他人員安排標準間。3.接待單位不得承擔來訪人員的住宿費，確因工作需要為來訪人員安排住宿的，應按照協(xié)議價格結算。餐飲安排1.接待用餐應遵循節(jié)儉原則，合理安排菜品和用餐形式。一般情況下，以自助餐或工作餐為主，確需安排桌餐的，應嚴格控制陪餐人數(shù)和菜品數(shù)量。2.接待用餐標準應根據(jù)當?shù)亟?jīng)濟發(fā)展水平和物價水平合理確定，不得超過規(guī)定標準。工作餐標準一般不超過每人每餐[X]元，桌餐標準根據(jù)實際情況確定，但不得超過每人每餐[X]元。3.接待單位不得提供高檔菜肴和用野生保護動物制作的菜肴，不得提供香煙和高檔酒水。交通安排1.接待單位應根據(jù)來訪人員的人數(shù)和行程安排，合理選擇交通工具。一般情況下，應優(yōu)先選擇公共交通工具或單位自有車輛。2.如需租用車輛，應選擇具有合法運營資質的運輸企業(yè)，并簽訂租車合同。租車費用應按照合同約定結算。3.接待單位不得使用豪華車輛接送來訪人員，不得安排與接待活動無關的旅游和參觀活動。陪同人員安排1.接待單位應根據(jù)來訪人員的身份和來訪目的，合理安排陪同人員。陪同人員應與來訪人員的職務、人數(shù)相匹配，一般情況下，陪餐人數(shù)不得超過來訪人數(shù)的[X]%。2.陪同人員應嚴格遵守接待工作紀律，不得擅自離崗、脫崗，不得參與與接待活動無關的事務。接待費用管理費用范圍接待費用包括住宿費、餐飲費、交通費、會議室租賃費、禮品費等與接待活動相關的費用。費用預算接待管理部門應根據(jù)接待方案和實際情況，編制詳細的接待費用預算，并報分管領導審批。費用預算應包括各項費用的明細和總額，不得隨意突破預算。費用報銷1.接待活動結束后，接待人員應及時整理報銷憑證，填寫《接待費用報銷單》，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報財務部門審核報銷。2.報銷憑證應包括發(fā)票、消費清單、審批文件等相關資料，確保費用支出真實、合規(guī)。3.財務部門應嚴格按照相關規(guī)定審核報銷憑證，對于不符合規(guī)定的費用，不予報銷。費用監(jiān)督接待單位應加強對接待費用的監(jiān)督管理，定期對接待費用的支出情況進行審計和檢查。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀行為，應嚴肅追究相關人員的責任。接待檔案管理檔案內容接待檔案應包括《臨時接待申請表》、接待方案、費用報銷憑證、來訪人員的相關資料等與接待活動有關的所有文件和資料。檔案整理與保管接待管理部門應在接待活動結束后及時對檔案資料進行整理和歸檔，按照時間順序和類別進行分類存放，并建立檔案目錄。檔案保管期限按照國家有關規(guī)定執(zhí)行。檔案查閱與利用接待單位內部人員因工作需要查閱接待檔案的，應經(jīng)接待管理部門負責人批準。外部單位或人員因特殊原因需要查閱接待檔案的，應經(jīng)接待單位主要領導批準。監(jiān)督與責任追究監(jiān)督檢查接待單位應建立健全接待工作監(jiān)督檢查機制，定期對接待工作進行自查自糾。上級主管部門應加強對下級單位接待工作的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。責任追究對